Справка 2-НДФЛ с признаком 2

Налоговый агент обязан исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с доходов, выплаченных физлицам (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Ежегодно о суммах таких доходов, а также о суммах налога, удержанного и уплаченного в бюджет с них, в ИФНС надо представлять справку 2-НДФЛ. Срок ее сдачи – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. В 2017 году ее нужно представить в налоговую не позднее 3 апреля, т.к. 1 апреля выпадает на субботу (ст. 6.1 НК РФ). Такая справка сдается по всем физлицам, в пользу которых в отчетном году выплачивались доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Но бывают случаи, когда налоговый агент не может удержать НДФЛ с выплаченного дохода. Тогда его обязанностью становится сообщить как в ИФНС, так и получателю дохода:

• о сумме дохода;
• о сумме неудержанного налога.

Для этого в их адрес нужно направить ту же справку 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485), но заполненную в ином порядке. В частности, в поле «Признак» такой справки проставляется цифра 2. В обычной справке, представляемой по итогам года, в этом поле ставится цифра 1.

Сдать справку 2-НДФЛ с признаком 2 нужно не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, с которого не был удержан НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ, письма Минфина от 14.01.2016 № 03-04-06/636, ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).

Но обратите внимание, что речь в данном случае идет именно о ситуациях, когда налог не удержан, поскольку у налогового агента просто не было возможности его удержать.

Читайте также «Заполнение новой справки 2-НДФЛ за 2016 год»

Когда НДФЛ удержать невозможно

Перечня конкретных обстоятельств, при которых нет возможности удержать НДФЛ, Налоговый кодекс не содержит. На практике такая ситуация возникает, когда налог не может быть удержан непосредственно при выплате дохода, например, потому что это неденежный доход, и деньги этому физлицу налоговый агент до конца года больше не выплачивает.

До 2016 года НДФЛ еще можно было удержать и перечислить в бюджет при выплате физлицу любых денег, пусть и после окончания года, но до сдачи справки 2-НДФЛ с признаком 2 или крайнего срока для ее сдачи. И показать его в справке 2-НДФЛ за истекший год как удержанный и уплаченный (письмо Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337). Однако теперь возможность удержать НДФЛ ограничена строго выплатами в рамках налогового периода (п. 5 ст. 226 НК РФ, п. 2 ст. 2 Закона от 02.05.2015 № 113-ФЗ, Письмо Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337). И иной поход чреват расхождениями между расчетом 6-НДФЛ за год и справками 2-НДФЛ с признаком 1 за этот год.

В расчете 6-НДФЛ отражаются только удержания, сделанные до конца отчетного года. Так что сумма НДФЛ, пусть и относящаяся к тому году, но удержанная с выплат после его окончания, в расчет не попадет. Но, как мы уже сказали, будет значиться в справке 2-НДФЛ с признаком 1, и данные в этих формах отчетности не сойдутся.

Более того, НДФЛ, удержанный с дохода 2016 года в 2017 году, невозможно отразить и в 6-НДФЛ за 2017 год (его отчетные периоды). В нем указываются только суммы налога, исчисленные за 2017 год или его отчетные периоды (п. 2 ст. 230 НК РФ). А НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода, которая в нашем случае приходится на 2016 год (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Читайте также «Заполнение формы 6-НДФЛ за 2016 год»

Как определить сумму неудержанного налога

Если налог не был удержан с полной суммы дохода, то все просто. Достаточно рассчитать НДФЛ с суммы этого дохода в обычном порядке.

Если же налог не удалось удержать с части дохода, неудержанный НДФЛ надо определить расчетным путем. Например, это необходимо, если в конце года работник получил дорогостоящий подарок и выплат в его пользу до конца года не хватает, чтобы удержать налог полностью.

ПРИМЕР ОПРЕДЕЛЕНИЯ НЕУДЕРЖАННОГО НДФЛ
В декабре 2016 года организация вручила работнику ценный подарок стоимостью 40 000 руб. При этом с 1 по 21 декабря работник находился в отпуске. Его заработная плата за дни, отработанные в декабре, составила 9450 руб. Других подарков в 2016 году работник от организации не получал.
Налоговая база по НДФЛ за декабрь составит 45 450 руб. (9450 руб. + 40 000 руб. – 4000 руб.)*.
Сумма НДФЛ равна 5909 руб. (45 450 руб. × 13%).
При выплате зарплаты за декабрь организация удержала 4725 руб. (9450 руб. × 50%)**, из них:
— 1229 руб. (9450 руб. × 13%) – с зарплаты;
— 3496 руб. (4725 руб. – 1229 руб.) – со стоимости подарка.
Сумма неудержанного со стоимости подарка НДФЛ равна 1184 руб. (5909 руб. – 4725 руб.).
Эту сумму организация укажет в справке 2-НДФЛ с признаком 1. При этом ей необходимо также указать сумму дохода, с которого не удержан НДФЛ, ее также нужно определить расчетным путем – 9107,69 руб. (1184 руб. × 100% : 13%).

^* Стоимость подарка не облагается НДФЛ в пределах 4000 руб. за календарный год (абз. 2 и 4 п. 28 ст. 217 НК РФ).

^** Величина удерживаемого налога не может превышать 50% от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Как заполнить справку 2-НДФЛ с признаком 2

В справке 2-НДФЛ с признаком 2 данные о налоговом агенте и физическом лице заполняйте так же, как и в справке 2-НДФЛ с признаком 1.

В разделе 3 укажите:

1. Сумму дохода, с которого не удержан НДФЛ. Суммы доходов указывайте в месяце их фактического получения физлицом.

Например, организация оплатила в сентябре бывшему работнику время вынужденного прогула по решению суда.

При этом, поскольку сумма НДФЛ в решении не выделена, присужденную сумму компания перечислила в полном объеме, без удержания НДФЛ.

По итогам года в справке 2-НДФЛ с признаком 2 она должна указать ее в месяце перечисления, то есть в сентябре (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если по итогам инвентаризации компания списала на прочие расходы не возвращенную уволившимся работником под­отчетную сумму, ее следует отразить в справке 2-НДФЛ в месяце, когда был подписан приказ о списании задолженности (подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).

2. Сумму налогового вычета, если доход облагается НДФЛ не в полном размере. При этом стандартные, социальный, имущественный и инвестиционный вычеты в справке 2-НДФЛ с признаком 2 не отражаются.

В разделе 5 укажите:

• общую сумму дохода, то есть общую сумму всех доходов, отраженных в разделе 3 без учета налоговых вычетов;
• налоговую базу, то есть общую сумму дохода, уменьшенную на налоговые вычеты;
• сумму исчисленного НДФЛ;
• сумму неудержанного НДФЛ.

В остальных полях раздела 5 поставьте нули.

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ РАЗДЕЛА 3 И 5
Организация в октябре 2016 года вручила своему бывшему работнику подарок стоимостью 10 000 руб. (код дохода 2720, код вычета 501). Других выплат до конца года организация этому работнику не производила.
Налоговая база составила 6000 руб. (10 000 руб. – 4000 руб.) Сумма исчисленного НДФЛ – 780 руб. (6000 руб. × 13%).
По итогам года 2016 года организация представит в свою ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком 2 по работнику. 

Пример заполнения раздела 3

Доходы, облагаемые по ставке 13%

Пример заполнения раздела 5

Общие суммы дохода и налога

Как представить справку 2-НДФЛ в ИФНС

Представить справки 2-НДФЛ в ИФНС в бумажном виде вы можете только в том, случае, если подаете сведения не более чем на 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Сделать это можно, посетив налоговую лично (через представителя) или направив справки по почте (п. 3 Порядка, утв. приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@; далее – Порядок представления).

Если же вам нужно сдать более 25 справок, делать это нужно в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 6 Порядка представления):

• либо по телекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной электронной подписи;
• либо на электронных носителях (флеш-картах, дискетах, дисках CD или DVD), представленных лично (через представителя) или почтовым отправлением.

При этом сведения, которые вы сдаете на бумаге или электронных носителях, нужно сопроводить реестром на бумаге в двух экземплярах (п. 6, 15 Порядка представления). Форма реестра приведена в Приложении № 1 к Порядку представления.

Как передать работнику

Установленных способов, как можно передать справку 2-НДФЛ с признаком 2 работнику, нет. Главное здесь, чтобы у вас осталось свидетельство выполнения такой обязанности. Таким образом, передать ему сведения можно лично под расписку либо по почте заказным письмом с уведомлением.

Чтобы работник понимал, что означает такое сообщение, в сопроводительном письме не лишним будет разъяснить ему, что (письмо Минфина от 12.03.2013 № 03-04-06/7337):

• не позднее 02.05.2017 ему нужно представить в свою ИФНС декларацию по НДФЛ за 2016 год (п. 1 ст. 229, ст. 6.1 НК РФ);
• не позднее 17.07.2017 ему нужно заплатить в бюджет сумму налога, указанную в полученной от вас справке 2-НДФЛ (п. 4 ст. 228, ст. 6.1 НК РФ).

Нужна ли справка 2-НДФЛ с признаком 1?

Тот факт, что вы представили на работника справку 2-НДФЛ с признаком 2, вовсе не означает, что вам теперь не нужно представлять на него справку 2-НДФЛ с признаком 1.

В справке 2-НДФЛ с признаком 1 указываются сведения обо всех доходах физлица за истекший год, так что справка 2-НДФЛ с признаком 2 никак ее не заменяет, и сдавать ее надо (письма Минфина от 01.12.2014 № 03-04-06/61283, от 29.12.2011 № 03-04-06/6-363). Более того, в ней нужно указать в том числе данные, отраженные ранее в справке 2-НДФЛ с признаком 2.

Оксана Доброва, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению