Претензии налоговых инспекторов к услугам связи

Инспекторы рассуждают так. Раз фирма платит за телефонные переговоры, то она обязана доказать, что эти переговоры не носили личного характера.

И если при проверке контролеры не обнаружат необходимых документов, подтвержда­ющих производственный характер переговоров, они исключат эти затраты из расходов в налоговом учете и квалифицируют их как доход сотрудников фирмы. Соответственно, проверяющие потребуют доплаты налога на прибыль и налога на доходы физических лиц.

Иногда инспекторы проявляют еще большую изобретательность. Например, они полагают,
что звонить по служебным делам сотрудники фирмы могут только в рабочее время.

Предположим, что у фирмы есть расшифровка телефонных звонков. Из нее видно, в какое время сотрудники пользовались телефоном. Если проверяющие обнаружат, что часть разговоров сотрудники ведут в выходные дни или в период отпуска, то расходы фирмы на эти разговоры
они включат в доход ее сотрудников. Инспекторы доначислят налог на доходы физических лиц, пени и потребуют заплатить штраф.

В суде же налоговые инспекторы обязаны будут доказать, что фирма оплатила личные разговоры своих сотрудников. Однако время разговоров не может свидетельствовать об их цели и содержании. Так, служебный звонок можно сделать в нерабочее время и наоборот – личный в рабочее время. Подобная позиция судей изложена, например, в постановлении ФАС Московского округа от 19 января 2009 года № КА-А40/12732-08 по делу № А40-21839/08-117-76.

Спорным моментом является необходимость расшифровки телефонных звонков. Специалисты Минфина России считают, что для того, чтобы услуги связи учесть в расходах, нужна расшифровка звонков с указанием телефонных номеров и абонентов, с которыми сотрудники вели переговоры (письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2). Обычно фирмы, предоставляющие услуги телефонной связи, такую расшифровку не выдают.
Но вы можете заказать ее специально. За такую услугу оператор связи может потребовать дополнительную плату. Тем не менее этого можно и не делать. В некоторых случаях суды прямо указывают, что расшифровки звонков для подтверждения производственного характера расходов не требуется (постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г.
№ КА-А40/4697-09-2 по делу № А40-34897/08-117-96, от 29 января 2010 г. № КА-А40/14759-09-2
по делу № А40-571/09-76-3, Центрального округа от 6 марта 2009 г. по делу № А35-4080/07-С8).

Доказать, что расходы на телефонные разговоры не носили производственного характера, инспекторы должны независимо от того, есть у фирмы расшифровка звонков или нет. А вот помочь налоговой инспекции с доказательствами такой документ может вполне. Особенно дотошные налоговые инспекторы могут проверить, принадлежат ли вашим контрагентам телефоны, по которым звонил сотрудник. Конечно, из того, что номер не принадлежит вашему поставщику или заказчику, не следует, что разговор был личным. Сотрудник, например, мог вести переговоры с потенциальным клиентом, которые не увенчались подписанием договора, но такие расходы все равно являются производственными и направленными на получение дохода. Однако лишнюю информацию налоговым инспекторам для исследований можно не представлять вовсе.

Налоговый учет отдельных видов расходов на услуги связи

Если телефонные переговоры командированный сотрудник вел из гостиницы, при расчете налога на прибыль их стоимость нужно включить:

• в общую сумму расходов на проживание, если она указана в гостиничном счете
  (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ);
• в расходы по оплате услуг связи, если на нее выставлен отдельный счет
  (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Подтвердить подобные затраты можно такими документами:

• счет гостиницы (оператора связи) за телефонные переговоры;
• расшифровка счета с указанием номеров вызываемых абонентов;
• заявление о возмещении расходов на телефонные переговоры, подтверждающее их производственный характер (с указанием номеров абонентов и суммы расходов).

Если организация заключает договор на выделение телефонного номера, затраты на это тоже относят к расходам на услуги связи. Ведь фирма платит не за прокладку новой кабельной линии, а за подключение к уже существующей. Таким образом, фирма не приобретает никакого имущества, не финансирует капитальные вложения, а лишь оплачивает услуги связи.

Если в договоре с оператором связи указан срок его действия, расходы на подключение к телефонной сети можно отразить в бухгалтерском учете как аванс, а потом ежемесячно относить их на счета учета затрат. То же самое нужно сделать и в налоговом учете. Если срок
не определен, фирма вправе самостоятельно установить порядок распределения этих расходов (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Учет расходов на Интернет основывается на договоре с оператором (провайдером) связи и ежемесячных счетах или актах. Сложности никакой нет. Опасность может подстерегать арендатора, если договор с провайдером заключен собственником помещения, который перевыставляет счета за услуги арендатору. Но у арендодателя нет лицензии на оказание услуг по предоставлению доступа в Интернет, поэтому в этом случае налоговики могут отказать арендатору в признании расходов. Выход: либо включить плату за Интернет в арендную плату, либо арендатору на период действия договора аренды переоформить договор с провайдером
на себя.

Стоимость проводной телефонной связи также можно включить в переменную часть арендной платы или оформить в отношении таких услуг посреднический договор с арендодателем,
что позволит заявить по затратам вычет по НДС (письмо ФНС РФ от 4 февраля 2010 г.
№ ШС-22-3/86@).