Применение онлайн-кассы

Тому, как применять онлайн-кассы, посвящен Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ.
Этим законом внесены масштабные изменения в Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

С 15 июля по 31 января 2017 года организации и предприниматели вправе регистрировать и применять онлайн-ККТ в добровольном порядке. А вот с 1 февраля 2017 года регистрировать будут только онлайн-ККТ. Если обычную кассу поставили на учет в ИФНС до 1 февраля 2017 года, ее можно использовать до 1 июля 2017 года. Порядок регистрации старых касс прежний.

ФНС России уже разработала:

• формы заявлений о регистрации (перерегистрации) ККТ и снятии ККТ с регист­рационного учета;
• карточки регистрации ККТ и карточки о снятии ККТ с регистрационного учета;
• порядок заполнения форм указанных документов;
• порядок направления и получения указанных документов на бумажном носителе.

Сейчас соответствующий проект приказа ФНС проходит согласование, ориентировочно он вступит в силу в ноябре 2016 года. Ознакомиться с проектом можно по ссылке.

Регистрация онлайн-кассы

Общее правило гласит: использовать можно только контрольно-кассовую технику, которая поставлена на учет в налоговой инспекции. Это актуально для любых ККТ.

Порядок и условия регистрации, перерегистрации и снятия с учета онлайн-касс регулируются статьей 4.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Зарегистрировать онлайн-ККТ можно в любой налоговой инспекции, а не только в своей. Для этого подайте заявление на бумаге или в электронной форме. В последнем случае датой подачи считают день размещения заявления в кабинете ККТ.

В заявлении указывают все сведения, которые предусмотрены новой формой бланка. В частности, полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя; ИНН; адрес, место установки и применения ККТ. При расчете через Интернет – адрес (адреса) сайта; наименование модели ККТ; заводской номер ККТ; наименование модели фискального накопителя; заводской номер экземпляра модели фискального накопителя; номер автоматического устройства для расчетов.

Не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации, инспекция сообщит вам регистрационный номер ККТ. Сразу запишите в фискальный накопитель: регномер ККТ; полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при наличии) предпринимателя; сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе, и иные сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации.

Далее сформируйте отчет о регистрации и передайте его в налоговую инспекцию на бумаге либо через кабинет ККТ или через оператора фискальных данных. Сделайте это не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от инспекции регистрационного номера. Датой подачи отчета в электронной форме будет дата его размещения в кабинете ККТ либо его передачи оператору фискальных данных.

Налоговая инспекция в свою очередь авторизует пользователя ККТ и используемый фискальный накопитель, проверит достоверность предоставленных данных. После этого данные из заявления она внесет в журнал учета и сформирует карточку регистрации ККТ. Сделать это инспекция обязана в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления.

Сформированную карточку регистрации ККТ инспекция направит вам в элект­ронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. На эту операцию ей отведено пять дней с даты формирования карточки. При этом вы можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.

Сведения, которые содержит заявление о регистрации ККТ, а также сведения из отчета о регистрации вы можете передать в инспекцию в электронной форме через кабинет ККТ
либо оператора фискальных данных. Электронный документ надо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой подачи указанных сведений считается дата размещения сведений в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных.

Налоговая инспекция может отказать в регистрации ККТ, если в реестре нет сведений о регистрируемой кассе и фискальном накопителе либо в заявлении о регистрации указаны недостоверные или неполные сведения.

Работа с онлайн-кассой

Закон подробно прописал порядок работы с онлайн-кассами.

Так, в кассовых чеках онлайн-ККТ больше информации по сравнению с обычными кассами. Например, появились новые реквизиты:

• система налогообложения продавца;
• форма расчета – наличными или элект­ронными деньгами;
• адрес сайта, где можно проверить кассовый чек;
• абонентский номер или электронная почта покупателя.

Если ККТ использует платежный агент, то помимо этих реквизитов в чеке должны быть:

• телефон платежного агента или субагента;
• размер уплаченного ему вознаграждения.

Таковы требования части 2 статьи 5 Закона от 03.06.2009 № 103-ФЗ, пункта 3 статьи 4.7 Закона
от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Перед началом работы кассиру-операционисту выдают ключи от кассовой кабины, от привода кассовой машины и от денежного ящика. Также сотруднику выдают необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т. п.), разменную монету и купюры.

Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии сме­ны. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подт­верждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.

Это следует из пунктов 2 и 3 статьи 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:

• определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой машины и назвать ее покупателю;
• получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
• провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.

Предусмотрено два варианта выдачи чека или бланка строгой отчетности. Во-первых, на бумаге. Тут все традиционно.

Во-вторых, в электронной форме. Документ на ККТ не печатают, а пересылают на абонентский номер или e-mail покупателя. Это возможно, если покупатель предоставил такую информацию
до момента расчета.

Что касается конца смены, то тут тоже все почти как раньше. В конце рабочей смены до прибытия инкассатора формируют отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. Далее готовят выручку и составляют справку-отчет по форме № КМ-6, которую вместе с выручкой сдают старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору.

После сдачи выручки и оформления документов кассир выполняет межремонтное обслуживание кассовой машины, отключает ее от сети и закрывает чехлом. Далее кассир сдает ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации (его заместителю, заведующему секцией) на хранение под расписку.

Новые штрафы за неприменение онлайн-касс

Закон № 290-ФЗ помимо онлайн-касс ввел и новые штрафы за неприменение ККТ. Теперь, а именно с 15 июля 2016 года, организацию могут оштрафовать в размере от 75 до 100 процентов суммы расчета, но не менее 30 000 рублей. Должностным лицам грозит штраф
от 25 до 50 процентов суммы расчета, но не менее 10 000 рублей.

За повторное нарушение работу организации и предпринимателя приостановят на срок до 90 суток, а руководителя дисквалифицируют на срок от года до двух лет. Так налоговики поступят, если сумма расчетов без кассовых чеков составит 1 000 000 рублей и более.

Вдобавок, введены отдельные санкции за непредставление чека (БСО) ККТ покупателю или клиенту. Для организации это чревато предупреждением или штрафом до 10 000 рублей.
Для ИП и должностных лиц – предупреждение или штраф до 2000 рублей.

Это еще не все. С недавних пор срок, в течение которого могут оштрафовать за нарушение порядка применения ККТ, увеличен до одного года. Ранее привлечь к ответственности за такое нарушение могли не позднее двух месяцев со дня совершения нарушения.

Но есть и послабление, адресованное малому и среднему бизнесу. С 4 июля 2016 года вместо штрафов выносят административное предупреждение, даже если такое наказание не предусмотрено соответствующей статьей Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вместо штрафа выносится предупреждение, если нарушение совершено впервые и нет материального ущерба. Такие правила введены Законом от 03.07.2016 № 316-ФЗ.

Снятие с учета онлайн-кассы

Онлайн-кассу снимают с регистрационного учета в случае передачи ККТ другому пользователю, хищения или потери. Если организация или предприниматель прекращают использовать ККТ (в т. ч. при замене на новую), снимать ее с учета не нужно.

Чтобы снять онлайн-ККТ с учета, в любую налоговую инспекцию подайте заявление на бумаге или в электронной форме через кабинет ККТ (датой подачи заявления считают день размещения заявления в кабинете ККТ). Сделайте это не позднее одного рабочего дня, следующего за днем, когда отдали ККТ другому пользователю либо обнаружили хищение или потерю ККТ.

В заявлении укажите: полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при его наличии) предпринимателя; ИНН; наименование модели ККТ; заводской номер ККТ; сведения о хищении или потере ККТ (при наличии таких фактов). Как мы уже отметили, новая форма заявления уже разработана, и скоро ее можно будет применять.

К заявлению приложите отчет о закрытии фискального накопителя. Естественно, если снимаете ККТ с учета не по причине хищения или утраты. После этого налоговая инспекция сформирует карточку о снятии с учета ККТ. Сделать это инспекция обязана в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления. Дата формирования такой карточки будет днем снятия ККТ с учета.

Сформированную карточку она направит вам в электронной форме через кабинет ККТ либо оператора фискальных данных. На эту операцию инспекции отведено пять дней с даты формирования карточки. При этом вы можете обратиться в ИФНС за бумажным экземпляром карточки.

В карточке о снятии ККТ с учета укажут такие сведения: полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при его наличии) предпринимателя; ИНН пользователя; наименование модели ККТ; заводской номер ККТ; дату снятия ККТ с учета.

Сведения, которые содержит заявление о снятии с учета ККТ, а также сведения из отчета о закрытии финансового накопителя вы можете передать в инспекцию в элект­ронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. При этом электронный документ необходимо подписать усиленной квалифицированной элект­ронной подписью. Датой подачи указанных сведений считается дата размещения сведений в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных.

Если налоговая инспекция выявит ККТ, которая не отвечает требованиям Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, то в одностороннем порядке снимет с учета такую технику. Заявление о снятии ККТ подавать не нужно. При этом снятую с учета ККТ можно зарегистрировать повторно, но только после устранения нарушений. В одностороннем порядке инспекция снимет с учета ККТ, у которой истек срок ключа фискального накопителя. Заявление о снятии ККТ с учета также не нужно.

Однако в этом случае представьте в инспекцию все фискальные данные, которые хранятся в фискальном накопителе. Сделайте это в течение одного месяца со дня снятия ККТ с учета.

Перерегистрация онлайн-касс

Заявление о перерегистрации онлайн-касс подайте в случае внесения изменений в журнал учета и карточку регистрации ККТ. Например, в связи с установкой в ККТ нового фискального накопителя. Сделайте это не позднее следующего рабочего дня после изменения сведений.

Чтобы перерегистрировать онлайн-ККТ, в любую налоговую инспекцию подайте заявление на бумаге или электронно через кабинет ККТ (дата подачи – день размещения заявления в кабинете ККТ). В заявлении укажите сведения, которые указывали при регистрации ККТ и в которые вносите изменения.

Если перерегистрируете ККТ при замене фискального накопителя, то вместе с заявлением подайте отчеты: об изменении параметров регистрации ККТ, о закрытии фискального накопителя (при любой замене).

Налоговая инспекция в свою очередь авторизует пользователя и фискальный накопитель, а также проверит достоверность предоставленных данных. После этого данные из заявления она внесет в журнал учета и сформирует новую карточку регистрации ККТ. Инспекция сделает это в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления. Дата формирования такой карточки будет днем перерегистрации ККТ. Сформированную карточку она направит вам в электронной форме через кабинет ККТ либо оператора фискальных данных. На эту операцию ей отведено пять дней с даты формирования карточки. При этом вы можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.

Сведения, которые содержит заявление о перерегистрации ККТ, а также сведения из отчета об изменении параметров регистрации вы можете передать в инспекцию в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Элект­ронный документ по традиции нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Поводов для отказа в перерегистрации ККТ у налоговиков всего два. Во-первых, в реестре нет сведений о перерегистрируемой кассе и фискальном накопителе. Во-вторых, в заявлении о перерегистрации указаны недостоверные или неполные сведения.

Налоговый консультант Тамара Петрухина