Использование электронной подписи

24.10.2016

Организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (письмо ФНС России от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904).

На текущий момент этот закон различает три вида электронной подписи, которые в целом различаются степенью защищенности и сложности получения:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись;
  • усиленная квалифицированная электронная подпись.

В налоговом учете информация, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ). Форма первичного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете». В числе обязательных реквизитов первичного учетного документа – личные подписи лиц, ответственных за оформление сделки. Первичный документ, составленный в электронном виде, подписывается электронной подписью. Значит, «первичка», оформленная в электронном виде и подписанная квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы
по налогу на прибыль.

Электронные документы можно также подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодей­ствия. Но для того, чтобы списать налоговые расходы на основании «первички», подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи.

При осуществлении электронного взаимодействия с налоговыми органами необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная электронная подпись должна:

  • получаться в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволять определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • давать возможность обнаружить факт внесения изменений в электронный документ
    после его подписания;
  • создаваться с использованием средств электронной подписи.

Чтобы использовать неквалифицированную электронную подпись, необходим сертификат ключа ее проверки. Однако если соответствие электронной подписи перечисленным признакам может быть обеспечено без использования этого сертификата, то его можно не создавать (ч. 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Квалифицированная электронная подпись

Для квалифицированной электронной подписи характерны признаки неквалифицированной. Вместе с тем в отношении нее должны соблюдаться два дополнительных требования, которые указаны в статье 12 Закона № 63-ФЗ, а именно:

  • необходимо иметь в наличии квалифицированный сертификат, в котором указан ключ проверки такой электронной подписи;
  • для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, которые установлены Законом № 63-ФЗ.

Электронные подписи, созданные в соответствии с нормами иностранного права или международными соглашениями, на территории России признаются как электронные подписи того вида, под признаки которых они подпадают (ст. 7 Закона № 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью, до даты признания утратившим силу Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ. То есть
до 1 июля 2013 года. Основание – часть 2 статьи 19 Закона № 63-ФЗ.

Значит, электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью после даты признания утратившим силу Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ, не может считаться подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронная подпись не может быть признана электронной цифровой подписью, а является усиленной квалифицированной, если:

  • для ее создания и проверки используются средства, получившие подтверждение требованиям Закона № 63-ФЗ;
  • сертификат ключа ее проверки выдан аккредитованным удостоверяющим центром.

Об этом сообщается в письме Минкомсвязи России от 16 мая 2013 года № П8-1-01-5728.

Когда электронный документ приравнивается к документу на бумаге

Как правило, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Исключением из этого являются случаи, ко­гда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в определенных случаях. Они установлены:

  • федеральными законами;
  • принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;
  • или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Допустим, одним из требований к документу является наличие в нем печати. Тогда электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, если он:

  • подписан усиленной электронной подписью;
  • признан равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью, могут быть предусмотрены:

  • федеральными законами;
  • принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;
  • соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При этом каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов (ч. 4 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Бухгалтерская профессиональная пресса

Для тех бухгалтеров, которые предпочитают работать с первоисточниками. Гарантия профессионализма и личная ответственность эксперта и автора.

Заказать журнал

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA