Расходы на командировки при УСН

Кого можно направить в командировку

В командировку может быть направлен только штатный сотрудник фирмы, с которым заключен трудовой договор.

Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считается. Если такому работнику возмещают расходы по той или иной поездке, то сумму возмещения считают частью его вознаграждения по договору.

Командировочные расходы

Командированному работнику оплачивают (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ):

• суточные или полевое довольствие;
• расходы на наем жилого помещения;
• расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта;
• расходы за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями;
• иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные

Суточные выплачивают командированному работнику за каждый день нахождения
в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения
в пути (включая день отъезда и день приезда).

Нормы и порядок возмещения работнику командировочных расходов организация устанавливает сама в локальном нормативном акте (п. 11 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

ПРИМЕР
Работник ООО «Актив» Сомов с 9 по 11 сентября текущего года (3 дня) направляется 
в служебную командировку.
По приказу руководителя «Актива» размер суточных для командировок по территории России составляет 500 руб. в сутки.
Бухгалтер «Актива» должен выдать Сомову суточные в размере:
500 руб./дн. × 3 дн. = 1500 руб.

При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачивают.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории РФ выплачивают по нормам, установленным для командировок в пределах России.

При расчете единого налога суточные учитывают в размере фактических затрат и их можно полностью списывать на расходы. Однако для целей НДФЛ суточные нормируются и составляют: не более 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 рублей – за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина от 5 июля 2016 г.
№ 03-04-06/391).

ПРИМЕР
Работник ООО «Актив» Сомов с 9 по 11 ноября текущего года (3 дня) направляется 
в служебную командировку.
По приказу руководителя «Актива» размер суточных для командировок по территории Российской Федерации составляет 500 руб. в сутки.
Бухгалтер «Актива» выдал Сомову суточные в размере: 500 руб./дн. × 3 дн. = 1500 руб.
Эта сумма уменьшаетналогооблагаемую базу фирмы, и эти расходы можно учесть в полном объеме при исчислении «упрощенного» налога.

Расходы по найму жилого помещения

Работнику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых
в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере гостиницы и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.). Такие расходы работнику не оплачивают.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие затраты, то их сумма налогооблагаемую базу фирмы не уменьшает.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту),
  если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

В Минфине полагают, что при сдаче авиабилета по причине переноса даты вылета затраты
на оплату комиссии, удержанной транспортным агентством, не учитываются в «упрощенных» расходах (письма от 18 июля 2016 г. № 03-11-06/2/41888, от 10 мая 2016 г. № 03-11-06/2/26635). Свою позицию финансисты обосновывают так.

Как предписывает подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса «упрощенцы»
с объектом налогообложения «доходы минус расходы» могут уменьшить полученные доходы
на командировочные расходы: cуточные, расходы на наем жилого помещения, расходы
на проезд к месту командировки и обратно и др.

Расходы по оплате комиссии, которую удержало транспортное агентство при сдаче авиабилета командированным работником из-за переноса даты вылета, не поименованы в этом списке.

Отсюда чиновники делают вывод – расходы на оплату комиссии, удержанную транспортным агентством или перевозчиком по причине переноса даты вылета командированного сотрудника, не учитываются при расчете «упрощенного» налога. Это же правило относится и к стоимости авиабилета по перенесенному рейсу, который невозможно было сдать.

Дата признания командировочных расходов

Деньги на командировку выдают работнику под отчет перед поездкой. Однако расходы признаются тогда, когда они фактически понесены и оплачены.

В тот момент, когда деньги выданы работнику на командировку под отчет, расходы еще
не произведены и за работником числится задолженность. Кроме того, у фирмы еще нет документов, подтверждающих расходы. И только после того, как работник представит авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы, а руководитель его утвердит, затраты можно признавать в целях налогообложения (пп. 13 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Отчитаться за выданные под отчет деньги работник должен не позднее трех рабочих дней после того, как вернется из поездки (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если у работника имеется перерасход по сравнению с суммой ранее выданного аванса, то затраты на командировку будут признаваться расходами после возмещения работнику суммы перерасхода.

ПРИМЕР
Работник АО «Актив» Сомов с 1 по 7 февраля текущего года (7 дней) направляется 
в служебную командировку в один из городов России.
Перед командировкой (30 января) ему выдали аванс в размере 3000 руб. Вернувшись 
из командировки, Сомов 9 февраля представил в бухгалтерию авансовый отчет, приложив 
к нему железнодорожные билеты стоимостью 1180 руб. (в том числе НДС – 180 руб.) и счет 
из гостиницы на 3540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.).
Таким образом, перерасход по командировке составил:
1180 руб. + 3540 руб. + (100 руб. × 7 дн.) – 3000 руб. = 2420 руб.
Эту сумму Сомову выплатили из кассы также 9 февраля.
В этот же день АО «Актив» сможет включить в расходы, учитываемые при расчете единого налога:
— командировочные расходы (проезд, проживание и суточные) в размере 4700 руб. 
(1180 – 180 + 3540 – 540 + 700) (на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
— входной НДС по командировочным расходам в размере 720 руб. (180 + 540) 
(на основании пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Бухгалтерский учет командировочных расходов

В бухгалтерском учете командировочные расходы отражают следующими проводками:

ДЕБЕТ 71   КРЕДИТ 50(51)
– работнику выдан аванс на командировку;

ДЕБЕТ 26 (08, 20, 23, 44)   КРЕДИТ 71
– учтены командировочные расходы (включая НДС).

Читайте в бераторе

Об особенностях учета командировочные расходов «упрощенцами» читайте
в бераторе «УСН на практике»