Хранение кадровых документов

02.09.2016

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения – уничтожению.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия.

Экспертная комиссия

Положение о работе комиссии можно разработать на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:

  • разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве;
  • экспертизы ценности документов;
  • розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;
  • упорядочения и оформления документов.

Приведем пример приказа о создании экспертной комиссии:

СиВ сентябрь 2016 Для статей-8.png

Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

Сроки хранения документов

Сроки хранения документов устанавливают по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). В перечне установлены такие сроки хранения: 1 год, 3 года, 4 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, постоянно. Длительность срока зависит от степени значимости документов.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело завершено, личное дело окончено) (п. 4.28 правил организации хранения архивных документов, утв. приказом Минкультуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526).

Архив фирмы комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу (п. 3.3.1 правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В архив передаются документы организаций-предшественников и ликвидированных подчиненных организаций. А дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет, как правило, хранятся в структурных подразделениях.
Их уничтожают по истечении срока хранения.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

  • текущее (временное);
  • архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Хранение кадровых документов

Приказ Минкультуры РФ № 558 кадровые документы по сроку хранения группирует более конкретно. Это документы:

  • с ограниченным сроком хранения (текущего хранения);
  • постоянного хранения (лицевые счета, карточки работников);
  • хранения до минования надобности (например, исполнительные листы работников);
  • хранения до замены новыми;
  • хранения до востребования (подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений и др.).

Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).

Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

Приказы о дисциплинарных взысканиях, отпусках, дежурствах и командировках хранят не менее пяти лет.

Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, организация-страхователь должна хранить шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.

Электронная версия журнала
«НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА»

Самое популярное издание бухгалтерских нормативных документов с комментариями к ним от экспертов и разработчиков.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (2)

  1. Семиан
    04.09.2016Ответить

    Наше руководство тоже планирует воспользоваться услугой кадрового администрирования, но пока не нашли партнера.

    Наше руководство тоже планирует воспользоваться услугой кадрового администрирования, но пока не нашли партнера.
    Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0


  2. Влад
    03.09.2016Ответить

    Мы все кадровые вопросы сейчас вывели в аутсорс.

    Мы все кадровые вопросы сейчас вывели в аутсорс.
    Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0Вам нужно авторизоваться, чтобы голосовать0



Оставить комментарий


Введите код с картинки:

CAPTCHA