Заполняем 6-НДФЛ: век живи – век учись

08.07.2016

Вряд ли к какому-то еще документу выходило такое количество разъяснений, как к порядку заполнения 6-НДФЛ. ФНС «штампует» их с продуктивностью консервного завода – авось пригодятся. Недавно к этому делу подключился и Минфин.

В конце прошлого года налоговики утвердили форму расчета 6-НДФЛ, порядок ее заполнения, а также формат, необходимый для представления отчетности в электронном виде (приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, зарегистрирован в Минюсте России 30.10.2015). Этому предшествовали масштабные изменения по НДФЛ, внесенные в Налоговый кодекс Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ, о датах получения доходов и сроках перечисления налога. К сожалению, в Порядке заполнения 6-НДФЛ нет описания того, как отражать в отчете те или иные нестандартные ситуации, связанные с расчетами по НДФЛ.

«А я на строке 80 застопорилась. Позвонила в налоговую, мне посоветовали не торопиться сдавать – они еще сами не знают. Нет разъяснений», – характерное для апреля сообщение пользователя бухгалтерского форума.

Сейчас ситуация вроде бы стабилизировалась. Причем настолько, что неделя, не ознаменованная хотя бы одной «разъяснялкой» по форме 6-НДФЛ, считается чуть ли не прожитой зря. Авторы писем не чужды повторений, которые, как известно, «мать ученья» и способствуют «лучшей усвояемости». А актуальности своей не растеряют даже, казалось бы, «просроченные» комментарии налоговиков, поскольку описываемые в них ситуации, которые у большинства налогоплательщиков уже позади, непременно повторятся в будущем. Итак, расскажем о «последних поступлениях».

Форма 6-НДФЛ у индивидуальных предпринимателей

ФНС России неоднократно разъясняла, что все лица, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ, обязаны ежеквартально представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ). Налоговыми агентами по НДФЛ признаются организации и индивидуальные предприниматели на основании статьи 226 и пункта 2 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ.

Письмо Минфина России от 10.05.16 № 03-04-05/26580 адресовано индивидуальным предпринимателям. Если предприниматель признается налоговым агентом в соответствии со статьей 226 Кодекса и пунктом 2 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ, то он должен представить форму 6-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета (месту жительства).

Обратите внимание

Для дохода в виде зарплаты датой фактического получения является последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). ФНС России в письме от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@ сообщает: это правило применяется независимо от того, выпадает ли последний день месяца на выходной или нерабочий праздничный день.

Ранее ФНС России сообщала: если индивидуальный предприниматель не выплачивает доходы физическим лицам, то он не обязан представлять расчет по форме 6-НДФЛ. В случае представления указанными лицами «нулевого» расчета по форме 6-НДФЛ, он будет принят налоговым органом (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).

Воспользуйтесь онлайн калькулятором для расчета НДФЛ

Как отразить зарплату, если последний день месяца приходится на выходной

Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом), независимо от того, выпадает ли указанная дата на выходной или нерабочий праздничный день.

Такой вывод следует из письма ФНС России от 16.05.2016 № БС-3-11/2169.

Как отразить отпуск с последующим увольнением

ФНС России в письме от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@ разъяснила, как отразить в разделе 2 формы 6-НДФЛ за первый квартал (строки 100–140) операцию по оплате отпуска с последующим увольнением. При этом речь не идет о компенсации за неиспользованный отпуск.

Например, отпускные выплачены увольняющемуся сотруднику 15 марта. В разделе 2 формы 6-НДФЛ за первый квартал будет отражено:

  • по строке 100: дата фактического получения дохода – день выплаты отпускных (15.03.2016);
  • по строке 110: дата удержания НДФЛ – день выплаты отпускных (15.03.2016);
  • по строке 120: срок перечисления НДФЛ – не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные (31.03.2016);
  • по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Аналогично следует отражать отпускные в разделе 2 формы 6-НДФЛ за полугодие.

Расчет за полугодие по общему правилу налоговые агенты сдают в налоговую инспекцию по месту своего учета не позднее 31 июля (п. 2 ст. 230 НК РФ, информация ФНС России от 26.11.2015). Но в этом году 31 июля – выходной день (воскресенье). Если последний день срока сдачи расчета приходится на выходной день, то срок переносится на ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ, письмо ФНС России от 21.12.2015 № БС-4-11/22387@). Поэтому представить расчет за полугодие в текущем году нужно будет не позднее 1 августа.

Расчет по форме 6-НДФЛ следует сдавать в электронной форме, но при численности получателей дохода в календарном году 24 человека и менее его можно представить на бумаге.

Как отразить «переходящую» зарплату

В письме от 16.05.2016 № БС-4-11/8609 налоговое ведомство сообщило, как заполнять раздел 1 формы 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года по «переходящей» зарплате, начисленной в марте и выплаченной в апреле. Эти разъяснения будут полезны при заполнении формы 6-НДФЛ за полугодие – например, в отношении июньской зарплаты, выплаченной в июле.

Раздел 1 за первый квартал

Раздел 1 заполняется нарастающим итогом за каждый отчетный период (первый квартал, полугодие, девять месяцев и год). В нем для каждой налоговой ставки нужно заполнить блок строк с 010 по 050 по доходам физических лиц в целом по организации, в том числе по их зарплате. К зарплате сотрудников могут применяться ставки НДФЛ в размере 13 процентов или 30 процентов (п.п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

Блок «Итого по всем ставкам», включающий строки с 060 по 090, следует заполнить один раз.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ за первый квартал данные о зарплате формируют следующие показатели:

  • по строке 010 – ставка налога (13 процентов или 30 процентов);
  • по строке 020 – общая сумма зарплаты (включая НДФЛ), полученная всеми сотрудниками;
  • по строке 030 – общая сумма налоговых вычетов по НДФЛ, предоставленных по зарплате, отраженной в строке 020;
  • по строке 040 – общая сумма исчисленного НДФЛ с дохода в виде зарплаты;
  • по строке 060 – численность всех получателей зарплаты в периоде, за который представляется расчет;
  • по строке 070 – общая сумма НДФЛ, удержанного на отчетную дату (31.03.2016) из зарплаты сотрудников, нарастающим итогом с начала года;
  • по строке 080 – общая сумма исчисленного, но не удержанного НДФЛ, с учетом положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ, в котором говорится о действиях налогового агента при невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ.

Если мартовская зарплата выплачена в апреле, то в форме 6-НДФЛ за первый квартал нужно указать:

  • в строке 040 – сумму исчисленного НДФЛ с зарплаты за март;
  • в строке 070 – ноль, потому что удерживать НДФЛ с мартовской зарплаты нужно в апреле, непосредственно при ее выплате (п. 6 ст. 226 НК РФ);
  • в строке 080 – ноль.

Раздел 2 за первый квартал

В разделе 2 отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца отчетного периода. В нем не надо показывать суммы доходов нарастающим итогом с начала года. Поэтому «переходящая» операция отражается в разделе 2 в том отчетном периоде, в котором она завершена.

Значит, можно не отражать «переходящую» мартовскую зарплату в разделе 2 формы 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. В случае выплаты зарплаты в апреле данная операция будет показана в разделе 2 формы 6-НДФЛ за полугодие 2016 года (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

В то же время за разъяснениями по конкретным ситуациям ФНС России рекомендует обращаться в свою налоговую инспекцию (подп. 1 п. 1 ст. 21, п. 2 ст. 24 НК РФ, письмо ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).

Раздел 2 формы за второй квартал

Раздел 2 включает блоки строк с 100 по 140.

Строку 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» следует заполнять с учетом статьи 223 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 13.11.2015 № БС-4-11/19829). Дата получения дохода в виде для зарплаты – это последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). При выплате зарплаты за март 2016 года в апреле 2016 года датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена, – 31.03.2016.

Строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ. С дохода в виде зарплаты начисленную сумму НДФЛ удерживают при выплате зарплаты (письмо Минфина России от 01.02.2016 № 03-04-06/4321).

Строку 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» нужно заполнить с учетом пункта 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/546@). С дохода в виде зарплаты суммы исчисленного и удержанного НДФЛ полагается перечислять в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.


ПРИМЕР 1

Отражение в форме 6-НДФЛ «переходящей» зарплаты за март

В 2016 году зарплата за март выплачена 5 апреля, НДФЛ перечислен в бюджет 6 апреля. В разделе 2 расчета за полугодие 2016 года будет указано:

– по строке 100 – дата фактического получения дохода (31.03.2016);
– по строке 110 – дата удержания НДФЛ (05.04.2016);
– по строке 120 – срок перечисления НДФЛ (06.04.2016);
– по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Когда сдавать форму 6-НДФЛ за полугодие

Согласно пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, а также информации ФНС России от 26.11.2015, расчет следует представить в налоговую инспекцию по месту учета организации в следующие сроки:

  • за первый квартал – не позднее 30 апреля;
  • за полугодие – не позднее 31 июля;
  • за девять месяцев – не позднее 31 октября;
  • за год – не позднее 1 апреля следующего года.

Но в 2016 году 31 июля – выходной день (воскресенье). По правилам, если последний день срока сдачи расчета приходится на выходной день, то он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ, письмо ФНС России от 21.12.2015 № БС-4-11/22387@). Поэтому представить расчет за полугодие в текущем году нужно не позднее 1 августа.

Обратите внимание

В этом году 31 июля – выходной день (воскресенье). Если последний день срока сдачи расчета приходится на выходной день, то срок переносится на ближайший следующий рабочий день.

Расчет по форме 6-НДФЛ следует сдавать в электронной форме, но при численности получателей дохода в календарном году 24 человека и менее его можно представить на бумаге.

Как заполнить раздел 2 по зарплате и отпускным

ФНС России в письме от 11.05.2016 № БС-4-11/8312 еще раз напомнила: если доходы имеют одну дату фактического получения, но различные сроки перечисления НДФЛ, то раздел 2 формы 6-НДФЛ следует заполнить отдельно по каждой строке перечисления НДФЛ.

Об этом также сказано в Порядке заполнения и представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ, утвержденном приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

В разделе 2 (строки 100–140) отражают те операции, которые произведены за последние три месяца отчетного периода (первого квартала, полугодия, девяти месяцев, года).

Если сроки перечисления НДФЛ различные, то строки 100–140 раздела 2 заполняются отдельно по каждому сроку перечисления налога. Об этом также сказано в Порядке заполнения и представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ, утвержденном приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Поясним, как заполнить форму 6-НДФЛ, на примере доходов в виде отпускных.


ПРИМЕР 2

Заполнение раздела 2 формы 6-НДФЛ по отпускным

Отпускные по январскому отпуску выплачены 14.01.2016. Эта операция будет отражена в разделе 2 так:

– по строке 100 – дата фактического получения дохода (14.01.2016);
– по строке 110 – дата удержания НДФЛ (14.01.2016);
– по строке 120 – срок перечисления НДФЛ (01.02.2016). В данном случае срок уплаты налога переносится на 1 февраля по правилам Налогового кодекса РФ, потому что 31 января – выходной день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ);
– по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Налоговая инспекция примет «нулевой» расчет

Если российская организация или индивидуальный предприниматель не выплачивают доходы физическим лицам, то они не обязаны представлять расчет по форме 6-НДФЛ. В случае представления указанными лицами «нулевого» расчета по форме 6-НДФЛ он будет принят налоговым органом, говорится в письме Федеральной налоговой службы от 04.05.2016№БС-4-11/7928@.

В соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ все лица, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ, обязаны ежеквартально представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета. Налоговыми агентами по НДФЛ признаются организации и индивидуальные предприниматели на основании статьи 226 и пункта 2 статьи 226.1 Налогового кодекса РФ.

Организации с обособленными подразделениями сдают расчет в отношении сотрудников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений. Индивидуальные предприниматели на ЕНВД или ПСН представляют расчет в налоговый орган по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности.

По общему правилу расчет по форме 6-НДФЛ представляют в налоговую инспекцию в электронной форме. Однако при численности физических лиц, получивших доходы в течение календарного года, до 25 человек налоговый агент может сдать расчет на бумажном носителе.

Если российская организация или индивидуальный предприниматель не выплачивают доходы физическим лицам, то они не обязаны представлять расчет по форме 6-НДФЛ. В случае представления указанными лицами «нулевого» расчета по форме 6-НДФЛ он будет принят налоговым органом.

Как заполнять форму 6-НДФЛ на компьютере

В письме от 08.04.2016 № БС-4-11/6142@ ФНС России сообщила об особенностях заполнения расчета по форме 6-НДФЛ при его подготовке с использованием программ­ного обеспечения и распечатке на принтере.

Обязательными к заполнению в форме 6-НДФЛ являются реквизиты и суммовые показатели. Если суммовой показатель отсутствует, в соответствующем поле указывают ноль («0»).

Текстовые и числовые поля заполняют слева направо, начиная с крайней левой ячейки, либо с левого края поля. Если какой-то показатель не занимает все знакоместа поля, то в незаполненных знакоместах в правой части поля ставят прочерк (п. 1.9 Порядка).

При подготовке формы 6-НДФЛ на компьютере и распечатке на принтере разрешено:

  • не обрамлять знакоместа в полях формы;
  • не ставить прочерки для незаполненных знакомест.

При заполнении формы на компьютере расположение и размеры значений реквизитов не должны изменяться. Печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16–18 пунктов. Допускается выравнивание значений числовых показателей по правому (последнему) знакоместу. При этом запрещены (п. 1.3 Порядка):

  • двусторонняя печать формы на бумажном носителе;
  • скрепление листов формы, приводящее к порче бумажного носителя.

При заполнении формы 6-НДФЛ важно следить за соблюдением контрольных соотношений, которые были направлены письмом ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.

Как заполнить раздел 2

Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие оформляют по состоянию на 30 июня. Форма включает два раздела.

Раздел 1 заполняют нарастающим итогом за полугодие. В нем для каждой налоговой ставки нужно заполнить блок строк с 010 по 050 по доходам физических лиц в целом по организации.

В разделе 2 за полугодие отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца полугодия. Показывать суммы доходов нарастающим итогом с начала года здесь не требуется.

Строки 100–140 раздела 2 заполняют без разбивки по налоговым ставкам, но отдельно по каждому сроку перечисления НДФЛ, если эти сроки различные (п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ).

Возможна ситуация, когда данные раздела 2 могут быть размещены на меньшем количестве страниц, чем сформировано в связи с заполнением нескольких разделов 1. Тогда во всех знакоместах раздела 2 страниц, в которых раздел 2 не заполняется, проставляйте прочерки.

Отражать в форме 6-НДФЛ доходы, освобождаемые от НДФЛ по статье 217 Налогового кодекса РФ, не нужно (письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901).

Об этом говорится в письме Федеральной налоговой службы от 27.04.2016№БС-4-11/7663.

По сути, в данном письме ФНС снова объяснила, как заполнять форму 6-НДФЛ по «переходящей» зарплате.

Недочеты в электронной форме 6-НДФЛ обещают устранить

В письме от 25.04.2016 № 11-2-06/0333@ отмечается: на практике возникают ситуации, когда раздел 2 электронной формы 6-НДФЛ не может быть заполнен. Поэтому планируется сделать его необязательным, а также предоставить возможность указывать нули (00.00.0000) по кодам строк: 100 (Дата фактического получения дохода), 110 (Дата удержания налога) и 120 (Срок перечисления налога). Если строки 100 и 110 будут заполнены значениями, отличными от «00.00.0000», то строку 120 придется заполнять также значением, отличным от «00.00.0000».

Доработанную схему включат в справочник СППФД и разместят на официальном сайте ФНС России.

Эксперт по бухучету и налогам Анастасия Дегтяренко

Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное