ФСС требует копию «трудовой» бывшего работника. Что делать?

Как известно, основной документ, подтверждающий стаж сотрудника, т. е. суммарное время его работы по договору, – это трудовая книжка. А поскольку именно стаж является одним из основных показателей, используемых при расчете пособий по временной нетрудоспособности или выплат в связи с материнством, то сотрудники ФСС, приходя на предприятие с проверкой, постоянно интересуются подтверждающими его бумагами. Ревизорам необходимо проверить, верно ли были рассчитаны суммы и можно ли возместить компании расходы по ним. И если с подтверждением стажа сотрудников, работающих на предприятии, проблем, как правило, не возникает, то относительно специалистов, уже ушедших  фирмы, могут возникнуть сложности. Ведь трудовую книжку они уже забрали. Здесь-то у чиновников и предпринимателей и возникает вопрос: должен ли был работодатель сохранить копию документа, чтобы впоследствии предъявлять ее по требованию проверяющих?

Ответ на вопрос можно найти в приказе Минздравсоцразвития РФ от 4 декабря 2009 года № 951н, где приведен перечень документов, которыми фирма-страхователь должна подтвердить обоснованность и правильность своих расходов по обязательному страхованию. Ни о каких бумагах, подтверждающих стаж работников, там речи не идет. Согласно изложенному в нем списку документов, чиновникам достаточно показать заявление с просьбой о возмещении, бумаги, свидетельствующие о расчете и уплате страховых взносов и по расходам на выплату страхового обеспечения по форме 4 – ФСС, а также копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию. И сразу после данной формулировки следует пояснение, что для подтверждения расходов на пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам – нужна копия больничного листа; для единовременного пособия при рождении ребенка – справка о рождении и т. д. Но о необходимости предъявлять копии трудовых книжек, повторю, не сказано ни слова.

Тем не менее, проверяющие из Соцстраха время от времени данные копии все-таки требуют. Законность своей просьбы они подтверждают тем, что, во-первых, они «…вправе истребовать у проверяемого лица (работодателя) необходимые для проверки документы…» (ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Во-вторых, они указывают, что в приложении 7 приказа ФСС РФ от 9 марта 2010 года № 37 не приведен четкий список бумаг, с помощью которых они должны проверять правильность расходов. Следовательно, запрос копии трудовой уволенного сотрудника остается на усмотрение ревизоров. Ну и в-третьих, в приказе № 951н, по мнению представителей Соцстраха, указана не окончательная «расшифровка», копии каких же документов необходимы для проверки, а только приведены примеры. Поэтому ревизоры ФСС уверены, что они и тут вправе решать самостоятельно, копии каких бумаг могут в каждой конкретной ситуации подтвердить «…обоснованность и правильность расходов по обязательному социальному страхованию».

Варианты ответа

Итак, право чиновников требовать копии трудовых книжек уволившихся сотрудников напрямую нигде не предусмотрено. В то же время «страховые» ревизоры считают, что отсутствие четкого перечня необходимых при проверке документов дает им право проявить инициативу и удостоверяться, что пособие рассчитано в строгом соответствии со стажем работника.

«Начинать спорить с чиновниками и доказывать их неправоту в ситуации, когда нормы закона можно трактовать по-разному, а судебная практика пока не сложилась, по меньшей мере неразумно, – предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. – Поэтому я бы посоветовал сначала подготовить объяснительное письмо. В нем нужно указать, что предоставить копию книжки интересующего ФСС сотрудника в настоящее время нет никакой возможности (на звонки и электронные письма не отвечает, можно направить запрос заказным письмом, но на это уйдет время и т. п.). А далее можно предложить чиновникам проверить стаж работника с помощью других документов. Например, время работы могут подтвердить трудовые договоры или личная карточка сотрудника по форме Т-2, в которой указывается стаж работы при его поступлении, а также справки и выписки из приказов (п. 8 Правил, утв. приказом Минздравсоцразвития РФ от 6 февраля 2007 г. № 91, далее – Приказ № 91), лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты. Что касается подсчета стажа по последнему месту работы, то его также можно учесть на основании данных из Книги учета движения трудовых книжек. Сделанные в ней записи могут подтвердить даты начала и окончания трудовых отношений между компанией и бывшим работником. Кстати, именно трудовые контракты смогут подтвердить страж совместителей (поскольку в трудовой книжке соответствующие записи могут быть не у всех)».

Ну, а если сотрудники Соцстраха все-таки не захотят принять никаких других доказательств стажа, кроме копий трудовых книжек, то, наверное, ничто другое, кроме обращения в арбитраж, фирме не поможет. В этой ситуации хочу посоветовать открыто предупредить специалистов ФСС о своих намерениях и предложить им ознакомиться с результатом рассмотрения хотя бы нескольких аналогичных споров. Судьи уже не единожды признавали, что законодательством о труде и обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. А сотрудникам ФСС, участвующим в разбирательстве, в свою очередь, не удавалось продемонстрировать суду ссылки на какие-либо нормативные акты, четко устанавливающие для работодателя такую обязанность (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 ноября 2011 г. по делу № А05-2144/2011).

Приведем один из таких споров, разрешенный питерскими арбитрами буквально пару месяцев назад.

Случай из практики

Специалисты ФСС проверяли законность выплат страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Для этого чиновники попросили коммерсантов предоставить им больничные листы, документы о расходах на выплату пособий и трудовые книжки работников. Но оказалось, что последний запрос фирма выполнить не может, поскольку на момент проведения проверки сотрудницы, которым начислялись пособия, уже уволились и трудовые книжки забрали. Копий в компании не было.

На этом основании представители Соцстраха заявили, что суммы пособий не подтверждены документально, и возмещать расходы на выплаты отказались. Такое решение ревизоров послужило причиной для обращения фирмы в арбитраж. Ознакомившись с материалами дела, судьи тут же указали, что действия сотрудников Соцстраха были незаконными. Арбитры подчеркнули, что листки нетрудоспособности и документы о расходах на выплату пособий являются достаточным подтверждением для возмещения расходов.

Обжалуя решение в кассации, представители ФСС апеллировали к Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденные Приказом № 91. В них указано, что основным документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка. Далее, пунктом 20 вышеуказанных Правил определено, что документы, подтверждающие периоды работы, включаемые в страховой стаж, обязательно должны представляться по месту выплаты пособия. Поэтому их требования о копии трудовой книжки являются вполне законными.

Но кассационные арбитры пояснили, что обязанности сохранять копии трудовых книжек после увольнения работников у компаний-работодателей вес-таки нет. Соответственно, требование Фонда представить их является неправомерным. А поскольку ФСС не заявил об иных причинах, которые не позволили ему принять расходы, арбитры признали отказ возместить затраты на выплату пособий незаконным (постановление АС Северо-Западного округа от 21 апреля 2016 г. по делу № А66-3360/2015).

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>