Суточные при расчете налогов и взносов

НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

• 700 рублей за день нахождения в командировке в России;
• 2500 рублей за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217 и статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Допустим, организация выплатила сотруднику сверхнормативные суточные. Тогда у сотрудника возникает доход для целей НДФЛ.

Доход признается на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, после возвращения сотрудника из командировки. НДФЛ удержите при ближайшей выплате дохода сотруднику – например, зарплаты. Перечислите НДФЛ не позднее первого рабочего дня после выплаты дохода сотруднику (под. 3 п. 1 ст. 223, п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Отдельно скажем про загранкомандировки. Возможны два варианта.

Вариант № 1
Суточные выданы в валюте

Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, пересчитайте выплаченную сумму в рубли по курсу Банка России. Сделайте это на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Если доход есть, удержите НДФЛ (письмо Минфина России от 21.01.2016 № 03-04-06/2002).

Вариант № 2
Суточные выданы в рублях

Чтобы определить, сверхнормативные суточные или нет, курс валюты на конец месяца не важен. Используйте фактически полученную сотрудником сумму.

Если доход есть, признайте его на последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет. А при ближайшей выплате сотруднику денег удержите НДФЛ (письмо Минфина России от 09.02.2016 № 03-04-06/6531).

Страховые взносы

При расчете взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний суточные не учитываются, если они:

• предусмотрены действующим законодательством;
• выплачиваются в пределах норм, которые установлены в соответствии с действующим законодательством.

Обязанность организации выплачивать суточные предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Эта же статья обязывает работодателей закрепить порядок и размеры (нормы) суточных в коллективном договоре или других внутренних документах.

Таким образом, суточные в размере, предусмотренном внутренними документами, освобождаются от обложения страховыми взносами. С суточных, размер которых превышает установленные нормы, взносы нужно начислить.

Исключением из этого правила являются выплаты членам экипажей судов загранплавания взамен суточных. На такие суммы начисляют страховые взносы вне зависимости от того, предусмотрены они внутренними документами организации или нет (подп. «и» п. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.

Расходы в виде суточных подтвердите авансовым отчетом и документами, которые оформляют при направлении в командировку. Чеки и квитанции о том, на какие цели сотрудник потратил деньги во время поездки, не нужны (письмо Минфина России от 11.12.2015 г. № 03-03-06/2/72711).

По общему правилу при методе начисления суточные признавайте в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты. Однако при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных можно только после того, как сотрудник представит авансовый отчет. Поэтому расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (п. 3 ст. 273 НК РФ).

ПРИМЕР
Менеджер ООО «Омерта» в период с 16 по 18 мая находился в служебной командировке в Чехии.
Приказом руководителя организации суточные по командировкам в Чехию установлены в размере 800 чешских крон в день. Суточные при командировках по России организация выплачивает из расчета 700 руб. в день.
21 мая руководитель «Омерты» утвердил представленный сотрудником авансовый отчет.
За время командировки работнику начислили суточные:
– за 2 дня пребывания в Чехии – в размере 1600 крон (800 CZK/дн. × 2 дн.);

– за 1 день возврата в Россию – 700 руб.
Курс чешской кроны на 21 мая составил 2,7143 руб./крона (условно).
Всю сумму суточных бухгалтер включил в расходы при расчете налога на прибыль: 1600 CZK × 2,7143 руб./CZK + 700 руб. = 5042,88 руб.
При расчете налоговой базы по НДФЛ за январь бухгалтер не учитывал суточные, так как их размер не превышает:
– по командировкам по России – 700 руб. в день (700 руб. = 700 руб.);

– по командировкам в Чехию  – 2500 руб. в день ((800 CZK × 2,7143 руб./CZK) < 2500 руб.).
При этом предельный размер суточных по загранкомандировкам бухгалтер рассчитал, исходя из курса, действующего на дату оплаты суточных.
Бухгалтер не включил суточные в облагаемую базу по взносам на обязательное пенсионное страхование и взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Упрощенка

Налоговую базу организаций на «упрощенке», которые платят единый налог с доходов, суточные не уменьшат. При расчете единого налога такие организации вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации на «упрощенке» с объектом «доходы минус расходы» могут учесть суточные в составе расходов, уменьшающих налоговую базу (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включайте их в состав расходов в размере (как фиксированном, так и по фактическим расходам), предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, положением об оплате труда, положением о командировках и т. п.