Сотрудник при увольнении не забрал трудовую книжку

10.06.2016

Трудовая книжка – это важный документ не только для самого сотрудника, но и для кадрового работника. За нарушение правил хранения трудовых книжек организацию могут оштрафовать. А как быть, если трудовая книжка больше «не нужна» уволившемуся сотруднику? Хранить или попытаться вернуть «хозяину»?

Из письма в редакцию

Один очень строптивый сотрудник при увольнении отказался забирать свою трудовую книжку. Он сказал, что она ему не нужна, и, просто получив расчет, ушел. Что теперь делать?

Случается и такое. Вашему кадровому работнику нужно направить в его адрес по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Судя по вашему вопросу, сотрудник уволился несколько дней назад. Такое уведомление лучше было направить точно в день его увольнения. Но раз это невозможно, то лучше предпринять все зависящие от вас меры. Объяснить задержку с отправкой письма легче, чем объяснить, откуда у вас взялись чужие трудовые документы.

При отправке документа, чтобы исключить лишние возможные «проблемы», сделайте так:

  • уведомление составьте в письменной форме;
  • направьте его письмом с уведомлением о вручении и перед отправкой зарегистрируйте документ в журнале исходящей корреспонденции. Это нужно для того, чтобы при необходимости вы могли подтвердить, что отослали именно уведомление и именно в письменном виде;
  • снимите с него копию и сохраните ее, например, том же в журнале;
  • если вам известны несколько адресов сотрудника, направьте такое письмо по всем этим адресам. Это будет дополнительным доказательством вашей добросовестности и осмотрительности.

Обратите внимание

Компания освобождается от материальной ответственности перед работником за задержку выдачи трудовой книжки именно со дня направления уведомления. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

После отправки уведомления вам останется только ждать. В течение всего времени ожидания трудовая книжка должна храниться в компании, ведь выслать документ хозяину без его ясно выраженного согласия вы не имеете права (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если письмо к вам вернется, сохраните и уведомление, и само письмо, в случае претензии вы сможете обосновать наличие у вас трудовой книжки уволившегося сотрудника.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>



Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>


Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA