Бухгалтерский учет кассовых операций

Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир или другой сотрудник, который наделен соответствующими полномочиями. С кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях функции кассира может выполнять главный бухгалтер.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Сумма наличных денег, которую вы можете оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка кассы.

Размер лимита

Лимит кассы компания устанавливает самостоятельно (лимит не обязаны устанавливать ИП и МП). Руководитель фирмы должен издать соответствующий приказ или распоряжение. Банк больше не наделен такими полномочиями. При необходимости размер лимита в любое время можно пересмотреть. Банк России обратил на это внимание в своем письме от 12 февраля 2012 года № 36-3/25.

Расчет лимита остатка наличных денег

Лимит остатка наличных денег определяется фирмами и предпринимателями самостоятельно по формуле, приведенной в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У:

L= V/P × NC , где:

– L – лимит остатка наличных денег в рублях;
– V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;
– Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег, в рабочих днях (не более 92);
– NC– период времени между днями сдачи в банк наличных денег в рабочих днях (не более 7, а при расположении фирмы или предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – не более 14).

Если наличность не поступает в кассу, то лимит остатка наличных денег определяется по формуле:

L= R/P × Nn , где:

– L – лимит остатка наличных денег в рублях;
– R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях. Сюда не включают суммы наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам;
– Р – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (не более 92);
– Nn – период времени между днями получения в банке наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Этот период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении фирмы или предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней.

Если у фирмы есть филиал или представительство со своим банковским счетом, для него лимит остатка наличных денег устанавливается в аналогичном порядке.

Сверх лимита разрешается хранить в кассе налич­ные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты, пособий или если компания получает наличность в выходные или праздничные дни.

Но даже для выдачи зарплаты, пособий и других социальных выплат срок хранения сверхлимитной наличности не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если вы оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, ваша организация может быть оштрафована.

Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

В Указании о ведении кассовых операций, которое утверждено Банком России от 11 марта 2014 года № 3210-У, не установлена обязанность фирм и предпринимателей согласовывать с банком цели расходования наличной выручки.

Чтобы избежать споров с контролерами, цели расходования наличной выручки лучше утвердить приказом руководителя или другим распорядительным документом.

Предельный размер расчетов наличными

Выдавая деньги из кассы, помните о предельном размере расчетов наличными.

Расчеты наличными деньгами между фирмами, предпринимателями, фирмами и предпринимателями ограничены – 100 000 рублей по одному договору (Указание Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована по статье 15.1 КоАП РФ.

ПРИМЕР
Если вы заплатите поставщику наличными по одному договору 100 001 руб. (при лимите расчетов 100 000 руб.), вашу организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя – на сумму от 4000 до 5000 руб.
Если же сумму, превышающую 100 000 руб., вы внесете в кассу поставщика не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору 100 000 руб., а по второму – 1 руб.), никакого нарушения не будет.

Приход в кассу

Приход наличных денег в кассу отражайте по дебету счета 50 на основании приходного кассового ордера.

Деньги, снятые с расчетного счета, вы должны оприходовать проводкой:

ДЕБЕТ 50  КРЕДИТ 51
– поступили с расчетного счета денежные средства в кассу организации.

Если ваша организация за получение наличных денег с расчетного счета уплачивает банку определенный процент, сделайте такую запись:

ДЕБЕТ 91-2  КРЕДИТ 51
– учтены расходы на оплату услуг банка.

Расход из кассы

Расход наличных из кассы отражайте по кредиту счета 50 на основании расходного кассового ордера, например:

ДЕБЕТ 70 (71, …)  КРЕДИТ 50
– выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы).

Денежные документы

В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы. Для их учета к счету 50 откройте отдельный субсчет 50-3 «Денежные документы».

ПРИМЕР
ООО «Лагуна» приобрело в отчетном году путевки для детей сотрудников в санаторный оздоровительный лагерь (это предусмотрено коллективным договором). Стоимость путевок составила 90 000 руб.
Лагерь находится на территории РФ и имеет лицензию на медицинскую деятельность.
Бухгалтер «Лагуны» сделал проводки:
ДЕБЕТ 76  КРЕДИТ 51

–	90 000 руб. – перечислены деньги санаторию в оплату путевок;
ДЕБЕТ 50-3  КРЕДИТ 76

–	90 000 руб. – оприходованы путевки в кассу организации;
ДЕБЕТ 91-2  КРЕДИТ 50-3

–	90 000 руб. – стоимость путевок отражена в составе прочих расходов.
Стоимость путевок не учитывается при расчетах по налогу на прибыль, поэтому бухгалтер отразил в учете постоянное налоговое обязательство:
ДЕБЕТ 99  КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

–	18 000 руб. – отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО).

Если путевки получены в ФСС РФ, их стоимость отражается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Денежными документами, учитываемыми на счете 50-3, являются также топливные талоны, по которым заправляют транспорт, где указывается сумма, на которую можно произвести заправку («денежные» талоны).

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» - это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов e.berator.ru