Электронный документооборот счетов-фактур
27.04.2016 распечататьВозможность использовать электронные счета-фактуры, безусловно, ощутимо сокращает бумажный документооборот и трудозатраты на составление и поиск документов по старинке. Однако разобраться, как это работает и что нужно для перехода на электронный обмен счетами-фактурами не так уж просто. Попробуем это сделать, а заодно посмотрим, что нового в порядке выставления и получения счетов-фактур в электронной форме с 1 апреля текущего года.
Исходя из пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ для использования электронных счетов-фактур обмен электронными счетами-фактурами возможно только при соблюдении четырех условий:
- есть взаимное согласие на это сторон сделки;
- счета-фактуры составляются по установленному формату;
- счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
- стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.
Еще некоторые условия можно найти в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (далее – Порядок). При этом с 1 апреля действует новый такой порядок, утвержденный приказом Минфина от 10 ноября 2015 года № 174н. Впрочем, от ранее применявшегося порядка он отличается незначительно, поэтому об изменениях поговорим по ходу дела.
Согласно пункту 1.3 Порядка обмен электронными счетами-фактурами возможнее только по ТКС через оператора электронного документооборота.
Что это означает на практике?
Электронная подпись и формат
Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры. С 1 апреля 2016 года этому требованию соответствует и Порядок: ранее в нем говорилось просто об электронной цифровой подписи.
Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Обратите внимание
Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
Формат электронного счета-фактуры установлен приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Только электронный счет-фактура, составленный по такому формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем «входного» НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС (письма Минфина от 13.11.2015 № 03-02-08/65721, ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).
Распечатывать такой электронный счет-фактуру не нужно ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).
Оператор электронного документооборота и совместимость средств
Оператор электронного документооборота счетов-фактур – организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур.
Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур – автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.
Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ – Представление налоговой и бухгалтерской отчетности – Электронные счета-фактуры – Перечень операторов электронного документооборота).
Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами обслуживался у того же оператора. Однако следует помнить, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО, следует выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.
В свою очередь новый Порядок предусматривает, что заключая договор с оператором, организация должна, помимо прочего, указать согласна она, или нет, на передачу информации другому оператору (подп. «б» п. 2.1 Порядка).
Конечно, было бы намного проще, если бы покупатели и продавцы могли обмениваться счетами-фактурами в электронной форме напрямую между собой без посредников. Однако операторы ЭДО счетов-фактур решают сразу две задачи.
Обратите внимание
Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами каждого контрагента, с которым переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.
Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами, что, несомненно, важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС от 30.04.2015 № БС-18-6/499@).
Согласие сторон сделки
Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).
Действия продавца
Чтобы выставить электронный счет-фактуру в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:
- составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать ее электронной подписью;
- отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.
Далее он получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры, в ответ на которое не позднее следующего рабочего дня должен отправить извещение о том, что подтверждение получено. Согласно новому Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. п. 2.7 Порядка). Ранее продавцу нужно было дождаться получения извещения покупателя о получении файла счета-фактуры. Хотя и прежний порядок предусматривал, что датой выставления электронного счета-фактуры считается дата поступления его файла оператору ЭДО, указанная в подтверждении оператора (п. 1.10 Порядка).
Теперь отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательно порядке этого не требуется.
Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж, письмо ФНС от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769).
Действия покупателя
Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения. Направлять продавцу через оператора ЭДО извещение о получении файла счета-фактуры нужно только в том, случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. п. 2.9, 2.12 Порядка).
В книге электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).
Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.
Как исправить
Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка). Порядок дальнейших действий сторон идентичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.
Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры
Одномоментно перейти на электронный обмен счетами-фактурами со всеми контрагентами вряд ли получится. А с кем-то может и вовсе не удастся договориться об этом. Ничего страшного в этом нет. Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке. При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (Письмо ФНС от 07.05.2014 № ГД-4-3/8815).
Так что обмен электронными счетами-фактурами сначала можно опробовать на ком-то одном из контрагентов, а затем уже договариваться с остальными.
Новые правила гораздо проще ввести и привыкнуть к ним, двигаясь постепенно, не спеша.
Редакция «ПБ» Оксана Доброва
Практическая бухгалтерия
Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями - максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>
Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>
Читайте также по теме:
