Сроки хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость ОС

04.04.2016

В письме Минфин России разъяснил, как долго надо хранить первичные документы, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества.

Чиновники указали, что для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, Налоговым кодексом РФ установлен общий срок – он составляет четыре года. С учетом требований статьи 252 Налогового кодекса РФ этот срок исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете. Такую же позицию Минфин России высказывал в письме от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270.

Для целей бухгалтерского учета такие документы необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон № 402-ФЗ).

Что касается документов, которые подтверждают правильность определения амортизации, то их надо хранить постоянно. К таким документам относятся, к примеру, протоколы, акты, расчеты, ведомости начисления амортизации, заключения (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Определение первоначальной стоимости

Напомним: первоначальная стоимость ОС в налоговом учете определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением НДС и акцизов (п. 1 ст. 257 НК РФ).

Документами, подтверждающими величину первоначальной стоимости, являются договоры купли-продажи, акты приема-передачи, акты выполненных работ, товарные накладные и т. д.

Завершение амортизации

Компания перестает начислять амортизацию по основному средству в случаях, когда ОС:

  • или полностью самортизировано. То есть закончился срок полезного использования;
  • или ликвидировано;
  • или реализовано.

Если ОС выбывает по первым двум причинам (истек СПИ или ОС ликвидировано), то срок хранения документов начинается, как указал Минфин России в комментируемом письме, с момента завершения амортизации и длится четыре года. Например, если по основному средству в последний раз будет начислена амортизация в июле 2015 года, то четырехлетний налоговый срок хранения документов начнет течь с января 2016 года и закончится в декабре 2019 года.

С реализацией немного сложнее. Если ОС продано без убытка, то правила аналогичные – срок хранения первичных документов по этому ОС начинается с момента завершения амортизации и продолжается четыре года. Если же основное средство продано с убытком, который переносится на будущее, то документы придется хранить все время, пока списывается убыток и еще в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения. Поясним, почему.

В соответствии с пунктом 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода. А в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 финансовое ведомство пришло к выводу, что течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Основное правило определения срока хранения

Существует несколько нормативных актов, в которых прописаны сроки хранения документов. Это, к примеру:

  • Налоговый кодекс РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24);
  • Закон № 402-ФЗ (ст. 29);
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ “О страховых взносах…”.

Основное правило определения срока хранения какого-либо документа можно сформулировать так: если в различных нормативных актах для одного и того же документа установлены разные сроки хранения, ориентироваться надо на больший срок. Кроме того, надо учитывать, что для некоторых случаев предусмотрены специальные сроки хранения документов.

Ответственность

Соблюдать сроки хранения документов необходимо, потому что отсутствие первичных учетных документов может повлечь за собой налоговую и административную ответственность.

Налоговым законодательством за грубое нарушение правил учета предусмотрена ответственность:

  • если нарушение не повлекло занижения налоговой базы – штраф в размере 10 000 руб., если правонарушение совершено в течение одного налогового периода и 30 000 руб., если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ);
  • если в результате отсутствия первичных учетных документов произошло занижение налоговой базы – штраф составляет 20 процентов суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. (п. 3 ст. 120, п. 1 ст. 122, ст. 123 НК РФ).

Непредставление в установленный срок организацией в налоговые органы документов влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Кроме того, на руководителя организации может быть наложен административный штраф (примечание к ст. 2.4, ст. 15.11, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ): в размере от 2000 до 3000 рублей – за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов.

Налоговый консультант М.С. Савранская

Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Выберите из нашего каталога >>



Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA