Cвежий взгляд на бухгалтерию. 5 преимуществ работы в облаке

Выяснилось, что почти вся отчетность оформлена неправильно: баланс не соответствует действительности, данные в декларациях нужно корректировать. Последней каплей стал звонок в службу поддержки: там не смогли помочь и посоветовали прислать вопросы на почту.

Анна Горина
Главный бухгалтер компании «Мегаплан»

Пришлось искать другой сервис. Остановились на «1С: Предприятие 8» в облаке. Зарегистрировались, быстро перенесли базу и разнесли первичные документы. Как говорится, почувствуйте разницу! За тестовый период оценили преимущества облачного решения «1С:Фреш» и выбрали тариф «ПРОФ».

«1С:Фреш» позволяет работать с привычными программами через интернет. С его помощью можно вести бухгалтерский и налоговый учет, контролировать бизнес, сдавать отчетность в любое время из любой точки мира.

Интернет-приложения выглядят и работают так же, как программы в офлайне. Нет необходимости переучиваться и привыкать заново. Облако удобно тем, что данные хранятся на внешних серверах, доступны круглосуточно, ими можно обмениваться с любым партнерским сервисом «1С», в том числе с Мегапланом. Забываем про обновления и бекапы: они проходят автоматически и незаметно.

Не нужно нанимать специалиста для обслуживания программы и платить за сервер. Никаких дополнительных настроек и многочасовых установок софта — системный администратор обрадуется.

Теперь расскажу о бухгалтерских «фишках».  

Документы всегда под рукой

Подозреваю, что облачные сервисы придумали для тех, кто хочет контролировать бизнес и днем и ночью. В приложениях «1С» много информативных отчетов для руководителя. Он быстро разберется, даже если не силен в бухгалтерии. В любое время можно посмотреть, кто и как работал с документами: все изменения записываются в журнал.

Чтобы просматривать выписки и оформлять реализацию, необязательно находиться в офисе. Данные всегда со мной. Нужно срочно узнать номер счета — нет проблем. Захожу в приложение с телефона по дороге на работу. Нужно отправить отчет в налоговую, а я на больничном — тоже не беда. Все документы в программе, отчет формируется автоматически.

Тариф «ПРОФ» позволяет одновременно работать в пяти вкладках программы. Если потребуется больше сеансов, просто докупаете лицензии. У каждого пользователя свои права доступа. Я, например, разделила обязанности между помощниками, разграничив зоны ответственности: кадры и зарплата, банк и касса.

Реквизиты без ошибок

Добавлять нового контрагента в справочник стало проще. Раньше вводила все данные вручную. В «1С:Фреш» порадовало автоматическое заполнение полей в карточке клиента. Вбиваю только ИНН и банковские реквизиты — дополнительная информация из единых госреестров подтягивается сама. Так я застрахована от ошибок и устаревших сведений: они не проявятся в неподходящий момент.

Досье контрагента

Я отправляю в налоговую развернутый отчет по НДС с книгами покупок и продаж, где указываю всех контрагентов. Если не проверить поставщика перед сделкой, можно нарваться на предупреждение или штраф. Контрагента заподозрят в недобросовестности, а отвечать будете вы.  

Недавно был случай. Покупали подарки клиентам. Коллеги выбрали фирму-поставщика. Вбила ИНН в досье, увидела досье и насторожилась. Работают с малоизвестным банком, название не связано со сферой деятельности, директор с труднопроизносимой фамилией числится еще в двадцати компаниях. По всей видимости, фирма-однодневка — сразу отказались.  

В досье контрагента можно убедиться в стабильности компании, оценить финансовые дела и даже узнать результаты госпроверок. В основе бухгалтерской отчетности — официальные данные Росстата: захочешь — не усомнишься. Программа анализирует отчетность за три года, рассчитывает чистые активы и оценивает кредитоспособность. 

Прямая связь с банком

Каждый день бухгалтерия оформляет реализацию, проводит расходы, передает платёжки в банк и получает выписки. Раньше нужно было сначала вбить реквизиты новых контрагентов, набить платёжки, выгрузить их из «1С» и отправить через клиент-банк. Теперь можно обмениваться платежными документами с банком напрямую из приложения: все платежи из «1С» передаются в банк нажатием одной кнопки, выписки приходят обратно так же.

Кстати, технологию прямого обмена использует и Сбербанк, правда пока не везде.

Дружба с Мегапланом

Если вы управляете продажами в Мегаплане, подружите его с «1С:Фреш». Они автоматически обмениваются сведениями о счетах, контрагентах, товарах и услугах. Вам не нужно вводить первичные документы несколько раз.

Подготовка большого количества закрывающих документов — муторная история, которую тихо ненавидят бухгалтеры. Все, кроме меня. Когда сотрудники выставляют в Мегаплане счета, данные сделок загружаются в «1С». Если реквизиты контрагентов некорректны, программа-обработчик предупредит. После выгрузки счетов мне достаточно бегло проверить данные и провести документы.

Потом останется только выгрузить в Мегаплан закрывающие документы. Они сохранятся в карточке клиента: сотрудники смогут их скачать или распечатать без моего участия.

Подведем итог. В облачных программах «1С» работать удобно и просто, тем более в паре с Мегапланом. Я рекомендую их всем, кто хочет избавиться от рутины и получить идеальных помощников. Особенно сейчас, когда пользователи Мегаплана при покупке любого приложения «1С:Фреш» бесплатно переходят на более выгодный тариф.