Об использовании штампа при внесении в трудовую книжку сведений о наименовании работодателя

13.11.2015

Некоторые компании вместо записи в трудовой книжке «от руки» используют штамп. С его помощью, например, вносят записи о наименовании предприятия, смене фамилии сотрудника и др.

Использование штампа удобно при заполнении большого количества трудовых книжек или же если организация-работодатель имеет длинное наименование. В этом случае менее вероятно сделать ошибку. Однако сотрудники кадровых служб нередко сомневаются, правомерно ли в таких случаях использование штампа. Как раз на этот вопрос и отвечает ФС по труду и занятости в комментируемом письме № 1922-6-1.

Что указано в инструкции по заполнению трудовых книжек

Напомним, что в соответствии со статей 66 Трудового кодекса РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца. Вести и хранить трудовые книжки работодатель должен в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее — Правила).

Документ заполняется в порядке, утвержденном постановлением Правительства РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

Так, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное его наименование (при наличии). Далее, под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графу 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности, специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации (п. 3.1 Инструкции).

Запись в основной документ сотрудника вносится аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т. ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п. (п 1.1. Инструкции).

Можно ли использовать штамп при внесении записи

Ведомство обращает внимание, что прямых указаний на то, что запись в трудовую книжку можно вносить с помощью штампа ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, ни в Правилах их ведения и хранения нет. Использование штампа работодателем предусмотрено лишь при выдаче вкладыша к трудовой книжке (п. 39 Правил).

Однако чиновники полагают, что использование штампа при внесении записи в данный документ не является нарушением, если в нем указано полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя. При этом штамп будет приравниваться к записи в трудовой книжке. Аналогичной позиции ведомство придерживалось и в более ранних письмах (письмо ФС по труду и занятости от 03.02.2014 № ПГ/427-6-1).

Что касается других записей, вносимых в трудовую книжку с помощью штампа, например, при смене фамилии работника, то можно провести аналогию с вышеуказанной ситуацией. В данном случае прямого запрета на применение штампа также нет. В частности, в штампе могут быть указаны следующие сведения: «фамилия», «изменена на фамилию», «на основании». Набирая штамп, следует предусмотреть пустые поля для внесения старой и новой фамилии, а также реквизиты документа, на основании которого произведены изменения.

О.А. Федун, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»


Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>



Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>


Читайте также по теме:

Какой печатью можно заверять трудовую книжку

Учет трудовых книжек: большие споры вокруг мелких расходов

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA