Передача персональных данных сотрудников при проверке трудовой инспекцией

Многие нормативные акты вносят путаницу в деятельность компаний. Среди таких законов – Федеральный закон «О персональных данных». Согласно статье 7 этого нормативного акта, операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять их без согласия субъекта этих данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. Отмечу, что за нарушение обработки такой информации о сотруднике виновное лицо могут привлечь к дисциплинарной и материальной ответственности, к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности. Персональными данными в рамках трудовых отношений является информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника. Согласно статье 88 ТК РФ, нельзя сообщать их третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы его жизни и здоровью, а также в других ситуациях, предусмотренных кодексом или иными федеральными законами.

Действительно, вопрос хранения личной информации о работниках является проблемным для большинства организаций. Начиная сотрудничество с фирмой, мы, как правило, обнаруживаем, что налоговые и бухгалтерские вопросы обычно кое-как решены и даже, чаще всего, кадровый учет ведется, но вот закон о персональных данных мало кто соблюдает. Не во многих компаниях есть хотя бы принятое положение о персональных данных, которое обязательно для всех работодателей без исключения. Большинство фирм рискуют получить штрафы за несоблюдение законодательства, также им грозят возможные судебные разбирательства с сотрудниками, которые могут в определенных ситуациях посчитать свои права нарушенными.

Так что рассматриваемый вопрос серьезный по своим возможным последствиям, но простой по сути.

По закону

Законодательство строго регламентирует хранение персональных данных работников. Передавать такую информацию третьим лицам без письменного согласия сотрудников можно лишь в нескольких случаях, которые также определены в нормативных актах. Во всех остальных ситуациях делать это категорически нельзя, а работодателям-нарушителям могут грозить серьезные санкции. Государственная инспекция труда при осуществлении надзорно-контрольной функции как раз и является тем органом, в который фирма по закону должна передавать персональные данные сотрудников без получения у них разрешения на это. Точно так же в определенных случаях компания должна представлять такую информацию в Пенсионный фонд и ряд других государственных органов. Поэтому чинить препятствия представителям ГИТ при их запросе данных о сотрудниках нет смысла. Получать какие-то специальные разрешения для этого у персонала не нужно. Наоборот, не сообщив данные в инспекцию, организация может получить штраф и спровоцировать контролеров на более глубокое исследование вопроса сохранности персональных данных в компании.

Можно ли отказаться?

Отказаться передавать личную информацию о коллективе в ГИТ, сославшись на закон, работодатель может только в случае, если нарушен порядок надзорно-контрольной деятельности. Однако на практике такие случаи встречаются крайне редко, и примеры здесь приводить сложно. Я рекомендую коммерсантам внимательно отнестись к положениям о сохранении персональных данных, так как здесь действительно могут возникнуть конфликты, как с сотрудниками, так и с Государственной инспекцией труда. Советую изучить этот момент подробнее. Случай с представлением информации ГИТ – самый простой из возможных, гораздо сложнее в принципе соблюсти все правила хранения этой информации, за что та же трудовая инспекция может оштрафовать. Также нужно быть очень осторожными при передаче персональных данных третьим лицам и при составлении положения о персональных данных организации.

Инесса Назарько, для журнала «Расчет»

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Как организовать защиту персональных данных сотрудников