Учет расходов по проезду к месту командировки и обратно

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.)
• ;оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Кроме того, сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Аналогично принимается к вычету и сумма НДС при оплате в поезде постельных принадлежностей, если она включена в цену билета. Если же стоимость постельных принадлежностей в цену билета не включена, а подтверждается иными документами, счет-фактура обязателен.

Документами, подтверждающими затраты на покупку электронных авиа- и железнодорожных билетов, могут быть соответственно:

• маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
• контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Перечисленные квитанции и купоны являются документами строгой отчетности. Их применяют для ведения фирмами и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без использования контрольно-кассовой техники. Это указано соответственно:

• в пункте 2 приказа Минтранса России от 18 ноября 2006 г. № 134. Им установлены формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации;
• в пункте 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. Им установлены формы электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте.

Таким образом, если в бездокументарной форме приобретен авиабилет, то подтвердить расходы на его приобретение можно маршрут-квитанцией электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета. К квитанции следует приложить посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (см. письма Минфина России от 7 июня 2011 г. № 03-03-07/20, от 1 февраля 2011 г. № 03-03-07/1, а также письмо ФНС России от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308).

В случае, когда посадочный талон утерян, его можно заменить справкой взятой у авиаперевозчика или его представителя. В ней также должна быть указана вся необходимая информация подтверждающая полет, в частности: фамилия и инициалы пассажира, номер рейса, дата отправления и номер посадочного места на борту воздушного судна (письмо Минфина России от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187).

Если в бездокументарной форме приобретен железнодорожный билет, то подтвердить расходы на его приобретение может контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный по информационно-телекоммуникационной сети в электронном виде (см. письма Минфина России от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515).

Расходы на приобретение электронных авиа- или железнодорожных билетов организации также могут принять в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если имеют косвенное подтверждение, то есть:

• документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание его за границей, и иные оправдательные документы, удостоверяющие факт пребывания работника в командировке;
• распечатку электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты поездки).

Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384 и от 4 февраля 2009 г. № 03-03-07/3.

Допустим, при приобретении услуг по воздушной или железнодорожной перевозке пассажиров к месту служебной командировки и обратно в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена. Тогда вся сумма, указанная в этих билетах, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

Допустим, контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) получен в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Тогда при названном способе получения он для целей налогообложения прибыли является документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета (см. письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12256).

Путеводитель для УСН

С этой электронной книгой вы с легкостью разберетесь во всех премудростях упрощенной системы налогообложения, грамотно составите бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Электронное издание Вы получаете сразу после оплаты на ваш email.
Узнайте об издании больше >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Если командировка приходится на выходные дни

Командировка: ценные советы бухгалтеру

Учет расходов на командировки в выходные дни при расчете налога на прибыль