Заполняем справку о доходах физлица

В пункте 1.3 «Код ОКТМО» раздела 1 указывается код территории, на которой находится компания-работодатель или ее обособленное подразделение. Коды ОКТМО содержатся в Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований – ОК 033-2013.

Под цифровой код ОКТМО отведено 11 знакомест. Он заполняется слева направо. Если код состоит из восьми знаков, то в оставшихся свободными полях справа проставляют прочерки.

Если заработная плата за декабрь отчетного года выдана в январе следующего года, ее сумму в качестве дохода отражают в декабре отчетного года, и НДФЛ – в составе налога, исчисленного, удержанного и перечисленного за отчетный год.

Обратная ситуация с пособием по временной нетрудоспособности. Если в январе следующего года сотрудник принес больничный лист за декабрь отчетного года, то сумма пособия войдет в справку № 2-НДФЛ не за отчетный, а за следующий год.

Все суммы, за исключением НДФЛ, отражают в рублях и копейках (через точку). Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, то в справке ставят два нуля. При этом величину налога на доходы, удержанную или подлежащую удержанию с работника, отражают в справке только в целых рублях.

Обратите внимание: в справке нужно указать коды:

• видов документов;
• полученных доходов;
• налоговых вычетов;
• регионов Российской Федерации.

Все эти коды приведены в приложении к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Если справка не умещается на одной странице, то необходимо заполнить их нужное количество. При этом на следующей странице вверху указывают ее номер. Поле «налоговый агент» нужно указать на каждой странице справки.

Формат и порядок представления справок утвержден приказом ФНС России от 16 сентября 2011 года № ММВ-7-3/576@.

Справки можно сдавать в инспекцию тремя способами.

1. Фирма может сдать справки на специальном бланке (заполнив его на пишущей машинке, либо от руки, или распечатав на принтере). Однако воспользоваться таким методом можно, если в вашей фирме работают менее 10 человек.

Заполненные справки прошивать не нужно.

Кроме справок, также нужно составить два бланка специального реестра (списка всех справок). Форма реестра приведена в Приложении 1 приказу ФНС России от 16 сентября 2011 года № ММВ-7-3/576@.

Когда вы принесете справки в налоговую, инспектор просмотрит, правильно ли они заполнены.

Если все в порядке, то он составит два экземпляра протокола приема сведений о доходах физических лиц на бумаге. На обоих экземплярах нужно поставить подпись и печать фирмы.

На практике инспектору обычно достаточно, чтобы на протоколе просто расписались. На всякий случай лучше иметь при себе доверенность на право подписи документов от имени фирмы.

После проверки один экземпляр реестра и один экземпляр протокола инспектор отдаст вам.

2. Фирма может сдать справки на электронных носителях.

Сдавать справки можно на электронных носителях. Например, на дискетах, дисках, DVD, устройствах flash-памяти. Для этого вы сначала должны принести в налоговую инспекцию электронное устройство, на которое вам запишут специальную программу. Затем вы устанавливаете ее на своем компьютере.

Прямо в программе вы заполняете справки о доходах своих сотрудников. При необходимости вы можете распечатывать эти справки.

Кроме того, в программе содержится форма специального реестра (списка всех справок). Вам нужно распечатать два экземпляра этого реестра, а заполненные в программе справки записать на электронное устройство.

Электронный накопитель с заполненными справками и два экземпляра реестра нужно сдать в налоговую инспекцию. Налоговый инспектор в вашем присутствии должен проверить электронный накопитель. Если он работает нормально, инспектор составит два экземпляра протокола приема сведений о доходах физических лиц в электронном виде.

После проверки один экземпляр реестра и один экземпляр протокола инспектор отдаст вам. Если отчетность представлена с нарушениями к требованию формата, налоговый инспектор возвратит электронный носитель вместе с протоколом, в котором будут отражены ошибки, для повторной подготовки.

3. Фирма может сдать справки с использованием средств телекоммуникаций в порядке, утвержденном приказом ФНС России от 16 сентября 2011 года № ММВ-7-3/576@.

Дублировать справки на бумажных носителях в этом случае не требуется. Налоговый инспектор при приеме справок передает вам квитанцию о полученных сведениях, подписанную электронной цифровой подписью (далее ЭЦП) с вашей стороны и ЭЦП со стороны инспектора. Сведения считаются представленными, если они прошли форматный контроль и зафиксированы в реестре налоговой инспекции. Принятой отчетность будет считаться, если фирма получит протокол входного контроля от налоговой инспекции, который подтверждает, что отчетность не содержит ошибок.

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Уплата НДФЛ и отчетность

Справка 2-НДФЛ: порядок оформления и предоставления

Оформление платежных поручений на уплату НДФЛ за работников обособленных подразделений в примерах