Как грамотно обосновать расходы на аренду офиса

04.12.2014

Как обосновать траты на аренду офиса, чтобы учесть их при расчете налога на прибыль? Этот вопрос неизбежно возникает у бухгалтера. Постараемся дать на него исчерпывающий ответ.

Согласно статье 252 НК РФ, все расходы должны быть документально оформлены и экономически обоснованы. Если с первым все более-менее понятно, то со вторым ясности на порядок меньше, из-за чего возникают конфликты с контролерами и тогда коммерсанту приходится доказывать наличие обоснованности не только инспекторам, но и арбитрам. Чтобы избежать головной боли и ненужных споров, не лишним будет заранее узнать позицию фискалов и мнение арбитров по этому вопросу, чтобы трезво оценивать налоговые риски при отнесении в расходы тех или иных затрат по аренде имущества. Рассмотрим все составляющие арендных отношений и требования, предъявляемые к ним российским законодательством.

Правильный договор

Порядок оформления арендных отношений установлен главой 34 ГК РФ. Анализ этой главы дает возможность оценить риски, возникающие в связи с ошибками при заключении договора аренды.

Пункт 3 статьи 607 ГК закрепляет, что в таком контракте должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче компании в качестве объекта аренды. При отсутствии таковых условие соглашение считается незаключенным.

В жизни к таким контрактам применяют нормы о неосновательном обогащении (ст. 1102 ГК РФ, Постановление Президиума ВАС РФ от 17.04.2002 г. № 10575/01). Правовые последствия незаключенных договоров сводятся к возврату другой стороне неосновательно полученного, а в случае невозможности такого возврата имущества – возмещению стоимости в деньгах (ст. 1103, 1105 ГК РФ).

Указание в соглашении четких данных об объекте важно, чтобы разрешить ситуацию в случае возникновения споров между арендатором и собственником. Следовательно, конкретность предмета договора позволит компании, снимающей метры, не только исключить претензии налоговиков, но и застраховаться от финансовых потерь в случае судебного разбирательства.


Акт не является обязательным документом, подтверждающим расходы владельца помещения. Арендатор вправе учитывать траты согласно договору на последнее число каждого месяца...


Договор аренды на срок более года, или если хотя бы одной из сторон является юридическое лицо, независимо от периода действия соглашения, должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). При проверке велика вероятность того, что расходы по контракту, заключенному в устной форме, могут быть исключены из налогооблагаемой базы. В этой ситуации нарушается и требование статьи 607 ГК об указании конкретных данных по арендуемому имуществу. Как говорится, слова к делу не пришьешь. Кроме того, при устной форме соглашений арендатор не защищен от того, что собственник имущества потребует освободить занимаемое помещение ранее озвученного срока (Постановление ФАС Московского округа от 28.12.2001 г. № КГ-А40/7735-01).

Пунктом 2 статьи 651 ГК РФ установлено, что договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается действующим с момента такой регистрации. Если это требование не выполнить, расходы по этим соглашениям учесть в целях налогообложения не получится. По этому вопросу мнение контролирующих органов и арбитражных судов едино: расходы по не заключенным в установленном порядке контрактам нельзя учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль как не соответствующие условиям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК (Письма Минфина от 25.01.2013 г. № 03-03-06/2/6, от 5.03.2011 г. года № 03-03-06/4/18, от 16.11.2011 г. № 03-03-06/1/763; Постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.03.2009 г. № 17АП-1264/2009-ГК по делу № А71-10813/2008, ФАС Московского округа от 21.09.2009 г. № КГ-А40/7445-09 по делу № А40-76044/08-155-607, Кассационное определение Ростовского областного суда от 16.02.2012 г. по делу № 33-1972). Следовательно, в такой ситуации обязательной составляющей документального оформления будет отметка о госрегистрации договора аренды.

Расходы на ремонт

Контролирующие органы не возражают против учета в целях налогообложения расходов на ремонт взятого во временное пользование имущества в составе прочих расходов. Их необходимо признавать в том отчетном периоде, в котором они осуществлены и в размере фактических затрат (Письма от 22.03.2010 г. № 03-03-06/1/159 и от 29.12.2007 г. № 03-03-06/1/901).

Понятно, что фискалы будут внимательно изучать бумаги арендатора, связанные с ремонтом, поэтому все документы, подтверждающие траты, должны быть правильно оформлены. Если ремонт выполняется сторонней организацией, то потребуется договор, акт выполненных работ и счет-фактура. Если же арендатор решил все сделать своими силами, то необходимы бумаги, подтверждающие стоимость материалов и траты на оплату труда строителей, выполняющих ремонт.

Иногда арендатор так увлекается усовершенствованием полученных во временное пользование площадей, что производит их реконструкцию или модернизацию, в результате которой происходит изменение назначения помещения. Например, из ангара для хранения стройматериалов получился крытый рынок, бывает и такое.


...фискалы будут внимательно изучать бумаги арендатора, связанные с ремонтом, поэтому все документы, подтверждающие траты, должны быть правильно оформлены


В этих случаях арендатор производит неотделимые улучшения, которые носят капитальный характер и связаны с реконструкцией, модернизацией, техническим перевооружением имущества, а потому их стоимость можно списать только через амортизационные отчисления (Письмо Минфина от 19.07.2012 г. № 03-03-06/1/345; Письмо ФНС от 24.05.2010 г. № ШС-37-3/2340@).

Поэтому важной деталью договора является согласие собственника на проведение неотделимых улучшений. Кроме того, стороны закрепляют в соглашении порядок передачи объекта неотделимых улучшений после окончания срока договора. В этом случае владелец метров компенсирует стоимость неотделимых улучшений или же не делает этого. В соответствии с пунктом 1 статьи 258 НК капитальные вложения, произведенные арендатором с согласия владельца помещения, стоимость которых не возмещается последним, амортизируются в течение срока действия договора аренды. Если контракт предусматривает обязанность возмещения стоимости получаемых улучшений, расходы квалифицируются как произведенные в процессе выполнения работ (оказания услуг) для арендодателя. В этом случае последний амортизирует полученный объект основных средств (Письмо Минфина России от 29.05.2007 г. № 03-03-06/1/334).

Понятно, что согласие собственника метров на модернизацию необходимо получить в любом случае, даже если временный владелец помещения не рассчитывает на возмещение своих расходов. Это следует из того, что при проведении работ капитального характера возможны нарушения целостности объекта, и самовольная реконструкция может повлечь за собой финансовые затраты, связанные не только с самими работами, но и с компенсацией причиненного ущерба, а, возможно, и судебных издержек. В этом случае согласие собственника оградит арендатора от претензий.

Прилегающие территории

В отличие от расходов на ремонт снятых метров, затраты на благоустройство прилегающей территории могут вызвать претензии контролирующих органов. Так, в Письме от 24 марта 2005 года № 22-22/751 УФНС России по Московской области пришла к выводу, что кровля здания не является арендуемым помещением. Следовательно, расходы организации по ее реконструкции нельзя признать экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Минфин указывает, что траты на благоустройство территории не связаны с коммерческой деятельностью организации и, соответственно, не направлены на получение дохода. Следовательно, они не удовлетворяют критерию экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ) и их нельзя учесть в целях налогообложения прибыли (Письма от 17.07.2012 г. № 03-03-06/2/ 81, от 03.08.2012 г. № 03-03-06/1/386 и от 25.05.2007 г. № 03-03-06/1/311).


В отличие от расходов на ремонт снятых метров, затраты на благоустройство прилегающей территории могут вызвать претензии контролирующих органов...


А вот арбитражный суд признал экономически оправданными расходы на ремонт кровли арендованной недвижимости (Постановление ФАС Московского округа от 11.01.2006 г. № КА-А41/13068-05). По мнению судей, арендатор вправе учесть в расходах даже стоимость работ по облицовке гранитными плитами входа подъезда и его косметического ремонта, установки металлической двери, а также иные траты, связанные с ремонтом подъезда (Постановление ФАС Московского округа от 25.10.2006 г. № КА-А40/9971-06-2).

Суды признают правомерными и расходы на асфальтирование прилегающей к офису территории, даже несмотря на то, что содержание и ремонт этой площади не являются обязанностью налогоплательщика и не предусмотрены договорами аренды (Постановление Десятого арбитражного суда от 03.04.2013 г. № А41-20951/12).

То есть расходы по благоустройству можно признать для целей налогообложения, если все подтверждающие документы (контракты с подрядчиками, накладные на материалы, акты выполненных работ и счета-фактуры) оформлены надлежащим образом.

Коммунальные платежи

Особое место в расходах занимают коммунальные платежи. Собственник метров не всегда соглашается включать их в сумму арендной платы, так как в некоторых случаях имеют место сезонные колебания в использовании электроэнергии и тепла или другие факторы, влияющие на количество потребленных энергоносителей.

Если по условиям контракта предусмотрена оплата коммунальных платежей сверх установленной в договоре платы на основании счета-фактуры арендатора, то у собственников—плательщиков НДС возникает проблема с принятием к зачету суммы налога по этим платежам.

Чтобы правомерно принять НДС к вычету, нужно воспользоваться разъяснениями ФНС, приведенными в Письме от 4 февраля 2010 года № ШС-22-3/86@, согласованном с Минфином (Письмо от 21.01.2010 г. № 03-07-15/08). Если в договоре указано, что арендная плата определяется как постоянная и переменная (в том числе в виде компенсационной выплаты, являющейся возмещением затрат по содержанию предоставленных помещений), то владелец метров должен выставить арендатору счет-фактуру, указав единую стоимость услуги, состоящую из постоянной и переменной величин (заполняя в счете-фактуре либо одну строку с общей суммой, либо две с указанием отдельно постоянной и отдельно переменной величин).

Основанием для применения вычетов по НДС будут являться: наличие надлежащим образом оформленного арендодателем счета-фактуры; приобретение услуги для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения; принятие приобретенной услуги на учет; наличие первичных учетных документов на приобретенную услугу.

В том случае, если в контракте не указаны постоянная и переменная части, то арендатор, получив счет-фактуру на компенсацию коммунальных платежей, не вправе принять к вычету НДС. Более того, сумма налога на добавленную стоимость в этом случае не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина России от 27.12.2007 г. № 03-03-06/1/895).

Налоги и страхование

Если договором аренды предусмотрена обязанность временного пользователя помещений страховать имущест во, то он вправе учесть эти траты в целях налогообложения прибыли.


На заметку

Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 263 НК РФ, затраты на страхование являются экономически обоснованными. Расходы необходимо подтвердить договором страхования и полисом.


Нередко владелец имущества пытается не только получить плату в чистом виде, но и компенсировать за счет арендатора сборы, которые он уплачивает. Например, налог на имущество или НДФЛ. Понятно, что оптимальный вариант — это включение всех налогов, связанных с имуществом, в стоимость аренды, но на практике не всегда удается убедить в этом собственника имущества. Поэтому, идя на уступки владельцу, нужно помнить о том, что сумму возмещения арендатор не сможет включить в расходы в целях налогообложения. Кроме того, возникнут дополнительные обязанности по удержанию, уплате НДФЛ.

У арендатора-физического лица при получении компенсации налога возникает экономическая выгода, с которой владелец метров, согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, обязан удержать и уплатить НДФЛ. По итогам года в инспекцию подается отчет по справкам 2-НДФЛ.

Акт по окончании месяца

Согласно подпункту 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Датой осуществления трат по аренде признается либо дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо последний день отчетного периода для затрат в виде платежей за арендуемое имущество (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Из этого следует, что если контрактом не предусмотрено оформление акта, договор аренды и акт приемки-передачи имущества, счета и платежные документы об уплате платежей, являются достаточным подтверждением расходов по аренде. При этом ежемесячного оформления актов для документального подтверждения расходов в виде платежей за метры не требуется (Письма Минфина от 16.11.2011 г. № 03-03-06/1/763; УФМС по г. Москве от 17.10.2011 г. № 16-15/100085@).

Таким образом, акт не является обязательным документом, подтверждающим расходы владельца помещения. Арендатор вправе учитывать траты согласно договору на последнее число каждого месяца.


Елена Селедцова, для журнала «Расчет»



Как сэкономить на НДС не нарушая налоговый кодекс

В этой электронной книге есть полная информация о том, какие законные способы оптимизации НДС предусмотрены в российском законодательстве. Их достаточно для того, чтобы снижать налоговую нагрузку предприятия и не рисковать >>



Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>


Читайте также по теме:

Все о договоре аренды помещения

Как правильно составить акт выполненных работ/услуг

Записки налогового консультанта: как отстоять затраты на озеленение

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA