Как бухгалтеру оформить кассовые документы

Источник правил – нормативный правовой акт

Комментируемое письмо посвящено оформлению кассовых документов. Таковыми, согласно пункту 4.1 Указания № 3210-У, являются приходные кассовые ордера (форма по ОКУД 0310001) и расходные кассовые ордера (форма по ОКУД 0310002).

Для справки: Указание № 3210-У зарегистрировано в Минюсте России, как того требует статья 7 Федерального закона от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».

Формы и реквизиты

Банк России указал, что под оформлением ордеров понимается заполнение необходимых реквизитов, предусмотренных соответствующими формами.

Это определение регулятора сразу же порождает два вопроса:

• считаются ли названные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, обязательными к применению?
• какие реквизиты кассовых ордеров являются необходимыми?

По первому вопросу Минфин России в информации № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтер-ском учете”» разъяснил следующее. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Применяется ли Указ Президента?

Стандартное возражение против обязательности унифицированных форм состоит в том, что постановления Госкомстата России, не будучи зарегистрированными в Минюсте России, не являются нормативными правовыми актами. Основание – пункт 10 указа Президента РФ от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти». Из него следует, что Постановление № 88 не может служить основанием для регулирования правоотношений в сфере наличного кассового обращения, применения санкций к должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний, на него нельзя ссылаться при разрешении споров.

Однако судебная практика по формальному применению Указа № 763 складывается неоднозначно. Высший арбитражный суд РФ использовал его в своем решении от 26.02.2014 № ВАС-17458/13. А вот Верховный суд в решении от 03.10.2013 № АКПИ13-731 – наоборот, ссылку заявителя на Указ № 763 во внимание не принял. Дело в том, что спорный документ был опубликован в «Российской газете». А в силу пункта 9 Указа № 763 такая публикация считается официальной. Впрочем, ВС РФ пошел еще дальше. Он разъяснил: опубликование документа в других периодических изданиях, размещение в информационно-правовых системах «КонсультантПлюс», «Гарант» свидетельствует о том, что он доведен до сведения неопределенного круга лиц и не может считаться неопубликованным.

Между тем ссылка на Указ № 763 оказывается спасительной для хозяйствующих субъектов во многих ситуациях. Поэтому нам важно разобраться в нюансах его применения. Дело в том, что ВС РФ использовал еще один критерий: регистрации в Минюсте России подлежат ведомственные приказы, носящие межведомственный характер. А в случаях, когда этот критерий не соблюдается, Указ № 763 не «срабатывает».

По мнению автора, приказ Госкомстата о формах кассовой документации не имеет узкой, ведомственной направленности. Ведь кассовые операции осуществляют все организации без исключения (пп. «в» п. 12 Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. приказом Минюста России от 04.05.2007 № 88). Претендуя на межведомственное регулирование, но не получив государственного регистрационного номера в Минюсте, постановление № 88 общеобязательных правил не содержит.

Так что по большому счету с мнением Минфина о «неприкосновенности» форм кассовых документов соглашаться необязательно. Однако та же позиция проскальзывает и в комментируемом письме Банка России. Правда, Банк России сам себе противоречит.

Спорные реквизиты

Форма расходного кассового ордера предусматривает подпись руководителя, в то время как из Указания № 3210-У необходимости в такой подписи не усматривается. Разумеется, требования Указания № 3210-У имеют приоритет перед Указаниями по заполнению РКО, содержащимися в постановлении № 88. В частности, Банк России не обязывает нас заполнять сведения о корреспондирующих счетах по кассовой операции. Так что наличие того или иного реквизита в унифицированной форме, даже если на форму ссылается нормативный правовой акт, – еще не догма.

В итоге необходимыми реквизитами нужно считать лишь такие, использование которых прямо предусмотрено Указанием № 3210-У. Ведь к органам государственного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации относится Центральный банк РФ, но никак не Госкомстат России. Так что реквизит «Руководитель» в РКО можно прочеркнуть.

К сказанному остается добавить, что требования Указания № 3210-У и статьи 9 Закона № 402-ФЗ друг другу не противоречат.

Кассовый ордер в обособленном подразделении

Вообще-то комментируемое письмо поясняет, как оформлять кассовые документы, если рабочее место бухгалтера территориально удалено от кассы. Такое сплошь и рядом имеет место в обособленных подразделениях. Банк России предлагает задействовать электронный документооборот между обособленной кассой и головной бухгалтерией, но эта рекомендация во многих случаях утопична.

А на самом деле простое решение этого вопроса можно найти в Указании № 3210-У. Главное – хорошенько поискать.

С одной стороны, в пунктах 5.1 и 6.1 Указания № 3210-У говорится, что кассир получает приходный или расходный кассовый ордера, в соответствии с которыми осуществляет кассовую операцию. Получает, очевидно, от других лиц, которые ордера оформляют. Однако из пункта 4.2 следует, что кассовые документы могут оформляться любым должностным лицом, определенным в распорядительном документе, в том числе кассиром, причем такое лицо для целей применения Указания № 3210-У тоже будет считаться бухгалтером. Следовательно, кассир в обособленном подразделении может подписаться за главного бухгалтера, если такие полномочия ему предоставлены руководителем организации. Запрета на это Указание № 3210-У не содержит.

Таким образом, реквизит «Главный бухгалтер» в кассовых документах не является жестким предписанием. И его не следует понимать в значении, установленном Законом № 402-ФЗ.

А позиция автора неизменна и такова: сверяйте рекомендации писем с требованиями нормативных документов. Это бесценная практика.

Е.Ю. Диркова, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Новый порядок ведения кассовых операций с июня 2014 года

Нюансы нового порядка ведения кассовых операций в июльском письме ФНС

Сложности ведения кассы по новым правилам. Ответы на ваши вопросы.