Нестандартный подход к передаче функции подбора персонала на аутсорсинг

13.08.2014

Тезис «если хочешь, чтобы что-то было сделано ХОРОШО, сделай все САМ» проверен временем и в целом оправдывает себя. Да, кто, если не ты... Но бывают ситуации, когда даже упертый трудоголик-«самсамыч» допускает – кто-то, кроме него, МОЖЕТ справиться с ЭТИМ. О плюсах, минусах и подводных камнях передачи функции подбора персонала на аутсорсинг сказано уже немало. Но тема не исчерпана и не закрыта...

Одни (в основном, штатные кадровики предприятий) уверяют, что мода на передачу функций подбора персонала кадровым агентствам если и была, то сходит на нет. И правильно. Толку, дескать, от их помощи мало, расход один – на оплату услуг горе-посредников и зарплату найденным с их помощью «котам в мешках», которые не приживаются в коллективе. Другие (представители кадровых агентств, разумеется), утверждают прямо противоположное – без них, дескать, как без рук. Разумеется, подобные суждения – крайности, а истину стоит искать там, где ей и положено быть – посередине.

Кто, как не родная мама, досконально знает все потребности своего чада. И никакая няня не в силах дать ребенку столько же внимания, заботы, тепла и любви. Но жизнь – штука форс-мажорная. Мамы вертятся как белки в колесе, нередко возвращаются с работы далеко за полночь, да еще и улетают в командировки. И тогда уж без делегирования части их полномочий няне не обойтись.

Кто, как не руководитель HR-департамента, точно знает, работники какой квалификации и даже какого психотипа (чтобы с начальством поладили) нужны его компании. Но – снова пресловутый форс-мажор… Нужно срочно подобрать десяток-другой (а то и сотню) не сильно квалифицированных «сезонников» или сотрудников под конкретный проект. Если своими силами – то это вал рутинной работы, бесконечных собеседований. Погребет. Или начальству московской компании может взбрести в голову открыть филиал (представительство) в Усть-Илимске, Нефтеюганске или еще где-то, куда Макар телят не гонял. Как прикажете столичному HR-у искать персонал в незнакомом городе? А кто-то, скажем, просто «на низком старте»: затевается новый бизнес, еще никто точно не знает, насколько он будет эффективен, и создание собственной службы персонала пока под большим вопросом. Все вышеперечисленное – поводы для аутсорсинга. То есть в таких ситуациях фирме тоже требуется «няня» в лице кадрового агентства. И желательно, чтобы если уж не волшебница Мэри Поппинс, то хотя бы не черствая формалистка Фрекен Бок. Хотя, возможно, родители Малыша просто дали ей не ту установку или недомудрили с договором об оказании услуг.

Принимаем решение

Итак, мы пришли к выводу, что в некоторых случаях, оценив соотношение денежных и временных затрат на прямой поиск и на вознаграждение агентству, бывает целесообразнее воспользоваться услугами сторонних профессионалов. Однако сотрудники любой организации – это не просто винтики. Это ее «тело и дух»! Поэтому к подбору персонала надо относиться очень серьезно: допустив здесь промах – наводнив компанию неправильными людьми, – можно поставить на грань гибели всю организацию. Либо пойдет «отторжение новой ткани», либо начнутся «процессы гниения на стыках».


...наводнив компанию неправильными людьми, – можно поставить на грань гибели всю организацию...


Соответственно, эти показатели и должны стать главным мерилом оценки качества персонала, подобранного извне. Если отторжение – процент уволенных или уволившихся во время испытательного срока резко вырос, – значит что-то не так с подбором. Если главные показатели эффективности работы новых сотрудников, пришедших на работу в компанию, ощутимо и массово хуже таких же показателей их предшественников, то это тоже четко указывает на наличие проблем с подбором. Но это та обратная связь, которая хотя и очень хорошо иллюстрирует ситуацию, но дает оценку постфактум. А для того, чтобы наладить эту работу, простой констатации факта недостаточно. Поэтому...

Критерии отбора кадрового агентства

По данным кадрового агентства Kelly Services, главные требования компаний к исполнителю – это качество подбираемого персонала, знание отрасли заказчика и цена. Кроме того, важны опыт работы агентства в этом направлении, используемые технологии и широта охвата поиска.

Как искать? Интернет, разумеется, и отзывы партнеров-смежников, которые когда-то воспользовались аналогичными услугами. Последнее более надежно. Логика: если агентство качественно выполнило работу для них, то с большей степенью вероятности и для вас постарается и выполнит столь же успешно. Имя компании, ее послужной список, время функционирования на рынке также важны, конечно. Можно попытаться проанализировать правовые и иные риски, выяснить, не тянется ли за агентством шлейв из судебных споров. Но все это – в теории.

На деле же все познается методом проб и личных ошибок. Случается, что даже очень «именитые» агентства, берущие за свои услуги в два, а то и в три раза больше прочих, выполняют свою работу на твердый неуд. К примеру, однажды у нас в компании возникла потребность в периодическом найме, было сформулировано требование-«техзадание». Во время собеседования выяснилось, что один из представленных нам кандидатов не соответствует даже формальным требованиям, которые были прописаны в заявке. Другой даже не понял, куда его приглашают, и когда ему объяснили, чем он будет заниматься, заявил, что это его не интересует. И наоборот – попадаются очень небольшие агентства со штатом в несколько сотрудников, очень дорожащие своими клиентами. Готовые очень много работать и подстраиваться под заказчиков. Они как раз могут порой дать лучший результат, чем «титаны отрасли» и «динозавры индустрии».

Как составить правильное «техзадание»

Каких только советов не услышишь по этой части. Но что бы там ни говорили, по сути своей «техзадание» для кадрового агентства – та же должностная инструкция, которую можно взять в отделе кадров. Разумеется, если это действительно детальная инструкция, а не «фетиш», состряпанный исключительно для того, чтобы демонстрировать его проверяющим органам как свидетельство своей добропорядочности. Такая формальная «бумажка» не является, разумеется, действенным инструментом для поиска нужного персонала. В этом случае специально для рекрутеров ее нужно, как книгу, выпустить в «новом издании, переработанном и дополненном». Сторонние рекрутеры не знают, разумеется, внутренней политики компании. Но они должны суметь ответить практически на любые распространенные вопросы потенциальных кандидатов. И помочь им в этом – в наших же интересах. Хорошему рекрутеру порой по силам найти иголку в стоге сена и заманить специалиста по продаже кондиционеров в Антарктиду. Но он не найдет сказочное «то – не знаю что». Да и соискатель не клюнет на блеклую наживку и не пойдет туда, где «туман, густая пелена».


...зарплата «по договоренности», может, кого и заинтригует, но большинство – отпугнет. Если компания не знает точно, что она ищет – она не знает и сколько это стоит...


Название организации, наименование должности, регион – с этим вроде бы все понятно – указать нужно обязательно. Обязанности искомого специалиста, условия труда, размер зарплаты и ее «колор» – тоже, причем побольше конкретики и деталей. При массовом поиске линейного персонала – достаточно полным наименованием должности, параметрами подразделения, в котором придется трудиться новичку, структурой подчиненности (кем он и кто им будет руководить) и будущей зарплатой соискателя. Кстати, о зарплате: формулировка «по договоренности», может, кого и заинтригует, но большинство – отпугнет. Если компания не знает точно, что она ищет – она не знает и сколько это стоит. А готовность компании нести затраты по поиску персонала без понимания того, зачем ей это надо, для здравомыслящего человека является сигналом, что компания эта не очень хорошая. Многие боятся, что «по договоренности» окажется ниже рынка. Отпугнет кандидатов и указание слишком большой «зарплатной вилки». Ведь если анонсируется возможность заработать «от 30 до 60 тысяч», то понятно, что платить, скорее всего, будут именно 30, а то и 25. Ведь ясно, что на 30 – это одна работа, а на 60 – кардинально другая. Кстати, на этапе подготовки задания можно попросить представителей кадрового агентства провести анализ рынка, чтобы понять, какой специалист нужен и сколько такие специалисты стоят. Наведут справки, сообщат вам, и вы решите, можете ли это себе позволить. То есть еще до первичного собеседования можно понять, что искать людей надо как-то по другому и каких-то других. Это лучше, чем после нескольких месяцев исканий прийти к выводу, что найти человека на эти деньги невозможно.

Не хотите, чтобы информация о том, что вы в срочном порядке и на такую-то зарплату набираете персонал, случайно стала достоянием конкурентов – ваше право. Интересно, что и рекрутер весьма заинтересован в том, чтобы его попросили не разглашать название компании. Крупная, занимающаяся тем-то, и все. Ведь если стоит название, то теоретически любой увидевший вакансию соискатель может обратиться в компанию напрямую, минуя агентство, и – прощайте, бонусы. Но все же возможность указать название компании – это большой плюс, даже при работе с кадровыми агентствами.

Можно и нужно: сформировать список отличий сотрудников, нужных компании, от их коллег из других организаций, чтобы при подборе персонала это обязательно учитывалось. Четко прописать критерии и задачи. Рассказать о своей компании или дать ссылку на корпоративный сайт. На требования к квалификации кандидата скупиться не нужно, но и палку перегибать не стоит. Базовое образование (можно указать желательные вузы) – обязательно. Опыт работы (в каких отраслях, в какой должности, в каких подразделениях и сколько лет, конкретные навыки, разряды, допуски и т. д.) – тоже. «На завышение» лучше не играть, дабы соискатель не «утек» в аналогичную компанию, где требования на подобную должность не столь суровы.

В описании должностных обязанностей – без формализма и «абстрактной живописи». Как можно больше специфики, конкретики и прочей реальности. Многие рекомендуют «подпустить» профессиональной терминологии, вплоть до сленга и аббревиатур. Чтобы заранее отсеять тех, кто «не в теме» или «в теме, но поверхностно». По таким кодовым словам, «паролям для посвященных», рекрутеру будет проще найти искомое, а не пустышку. Случается, что только по ним и находят. Помимо всего прочего, он, «нашпигованный» подобной профлексикой, вызовет у кандидата больше доверия, что немаловажно для дальнейшего «замотивирования».

Лично я не против такого подхода для вычисления «своих», но не считаю его панацеей, стопроцентной защитой от некомпетентности подобранного сотрудника. Кандидаты сейчас пошли «продвинутые». Есть люди, которые профессионально ищут работу. Не просто надеются, ждут, время от времени посматривают сайты, а реально тратят свои силы, время, а иногда и деньги. Они все это дело раскусили и способны говорить на каком угодно «профнаречии», не понимая его сути. Стараются активно использовать нужные термины на первичном собеседовании, чтобы доказать, что они – «свои», чтобы их пропустили на следующий уровень. К тому же во многих бурно развивающихся сферах терминология еще не устаканилась – в одних компаниях конкретный термин означает одно, в других – другое.


...у нас – не Япония: сотрудник не гарантировал работодателю доблестный труд до самой пенсии, равно как и работодатель не давал никаких ответных обещаний...


Стоит ли намекать рекрутерам, что нужных вам сотрудников можно найти в таких-то конкретных компаниях? Это каждый решает для себя сам. Практика хедхантинга (переманивания), активно используемая на Западе, у нас еще недостаточно распространена, но прецеденты есть. Если говорить о «моральной составляющей», то я не вижу здесь ничего стыдного и зазорного. В СССР такой подход был бы неприменим, но в рыночных условиях это нормальная ситуация. У нас – не Япония с ее «пожизненным наймом». Сотрудник не гарантировал работодателю доблестный труд до самой пенсии, равно как и работодатель не давал никаких ответных обещаний.

Но переманить персонал можно и опосредованно. Например, наша компания, повысив зарплату своим продавцам, поставила планку для других торговых сетей. И если они не хотели потерять своих лучших людей, им тоже приходилось повышать им зарплату. А кто-то из их сотрудников ушел к нам.

Большая белая зарплата с полным соцпакетом – это все «капитан Очевидность». Но кому-то важна и дополнительная мотивация – оплата переработок, карьерный рост, стабильность. Пусть рекрутер уже на первичном собеседовании поведает, как крепко «стоит на ногах» ваша компания и как высока в ней организация труда. Пусть соискатели узнают о возможности поработать с крупнейшими и известнейшими контрагентами, поучаствовать в международном проекте, бесплатно получить дополнительное образование и т. д. О системе премиальных, о бесплатных обедах, оплате мобильной связи и проездных. О доверительных, чуть ли не братско-сестринских отношениях внутри коллектива и у коллектива с начальством. Все это, разумеется, не должно расходиться с действительностью. Ведь цель – не завлечь любыми средствами, а сделать так, чтобы подходящий вам по всем профессиональным параметрам специалист не просто пришел к вам, но влился в коллектив и не ушел через пару месяцев.

Выстраиваем схему взаимодействия с внешними рекрутерами: бизнес «на доверии»

Стандартный вариант поиска сотрудников при помощи кадрового агентства: внешний рекрутер проводит первичное собеседование, сотрудник службы персонала компании-заказчика – второе, а следующий этап – беседа с руководством. При «поточном» поиске линейного персонала на сезон мы применяем упрощенный вариант, полностью переведя функцию собеседования на агентство. Проверено: при «потоке» рядовой персонал просто не доезжает до второго собеседования. Для него и первое-то – проблема. К примеру, не страдающий комплексами продавец привык не на собеседования в офисы приезжать, а сразу в магазин. И разговаривать с непосредственным начальством, которое либо возьмет его на работу, либо нет. Необходимость пройти многоуровневое собеседование в офисе или в кадровом агентстве для него обременительна. И резко отсеивает людей, которые на самом деле могли бы подойти. Для них непривычен такой длинный путь. Так что при большом потоке мы сознательно пропускаем этап второго собеседования. Если агентство оценивает кандидата положительно – его сразу берут на испытательный срок (месяц). Но и услуги рекрутера оплачиваются только после окончания испытательного срока.

При разовых случаях подбора тоже используем упрощенный вариант: первичное собеседование в агентстве, а сразу после этого – встреча отобранных кандидатов с руководством компании. Выбирается лучший из нескольких. Оплата – по факту трудоустройства.

Главный критерий – оплата производится не за приведенных кандидатов, а за трудоустроенных. Это удобнее, чем заставлять агентство в случае увольнения сотрудника на испытательном сроке искать нового за те же деньги. В некоторых случаях – осуществляем небольшую предоплату. Как свидетельство платежеспособности и добрых намерений.

Все эти вещи, разумеется, прописаны в договоре, но я хочу сделать акцент на следующем: попытка через договоры и приложения к ним, через бумаги и санкции обеспечить «взаимопонимание» и что-то гарантировать друг другу – это тупиковый путь.


Главный критерий – оплата производится не за приведенных кандидатов, а за трудоустроенных. Это удобнее, чем заставлять агентство в случае увольнения сотрудника на испытательном сроке искать нового за те же деньги....


Ведь услуга – это не что-то материальное… Доподлинно зафиксировать (и убедить суд), что все условия выполнены, очень сложно. Всегда можно предъявить какой-то фактор неудовлетворенности. Аутсорсеры могут формально предоставлять заведомо неподходящих кандидатов, а когда их попросят вернуть предоплату, сказать – так мы же трудились, а вы сами отказались. А представители компании-заказчика, которым действительно помогли подобрать нужного сотрудника, могут заявить, что, дескать, «он сам к нам пришел», или что тот уволен на испытательном сроке, в то время как на самом деле сотрудник продолжает работать. Мы в этом плане очень честные и открытые: говорим, куда от нас человек ушел, чтобы можно было с ним связаться и убедиться, что мы не обманываем. Обман рано или поздно раскрывается, мы в эти игры не играем. И ждем ответной реакции от агентства.

Словом, как рекрутеры могут «кинуть» работодателя через все договоры, так и наоборот. Вывод может показаться наивным для нынешних времен: построение нормальных взаимоотношений невозможно без фактора взаимного доверия. Да, чистая психология, личные симпатии. Мы изначально ищем компанию, которой мы будем доверять и которая будет доверять нам. Выясняется все на месте. Ведь когда вы идете к незнакомому врачу, вы не знаете, хороший ли он.

Жесткие сроки подбора кандидатов и размер неустойки за их неисполнение в договорах принципиально не прописываем. Просто оговариваем в техзадании, что ожидаем закрытия вакансии тогда-то, чтобы был технический повод прекратить сотрудничество.

Если большие потоки – целесообразно заключать договоры с несколькими агентствами сразу (мы так и делаем).

Если ни у кого нет «улова» – понимаем, что это общий спад. А если улов не у всех, то выясняем, кто действительно старается, а кто просто отрабатывает предоплату, отказываемся от их услуг.

На чем еще хотелось бы остановиться: доверие – это все же не закон. А закон, к примеру, предписывает нам как зеницу ока блюсти персональные данные сотрудников. Персональные данные – это сочетание ФИО и даты рождения. Такая информация передается от агентства работодателю – вот, дескать, кого мы вам нашли. Это должно сопровождаться процедурами, необходимыми с точки зрения защиты государства. Но лично мы это обходим – мы не требуем дату рождения, не обременяем себя. И это уже не персональные данные – мало ли в России Ивановых. Вообще, линейный персонал – это не те люди, к которым надо обращаться по имени-отчеству. Достаточно имени и фамилии.

В заключение – позвольте реплику, может, и не очень претендующую на объективность… А не слишком ли мы – и работодатели, и рекрутеры – заигрались во всю эту конфиденциальность, безопасность и прочие шпионские страсти. Вот мы не скрываем информацию о том, что ищем людей. Публикуем зарплату. Прописывать всю эту конфиденциальность в договорах на подбор персонала считаем излишним. Всячески сокращаем затраты на нее. И живы же как-то! Не поверите, но у нас службы безопасности нет, в результате чего велика моральная ответственность всех сотрудников. Охранников в торговых залах не было. Провели эксперимент – поставили охрану. Процент убытков от краж резко подскочил. Позиция когда-то самостоятельно контролировавших ситуацию продавцов: теперь охрана есть, вот пусть она и отвечает. А то, что охранники сами подворовывают – ни для кого не секрет...

Юридический аспект: заключаем «правильный» договор

Эксперт по трудовому праву, к. ю. н юрист, Ольга Рыбина.

Возможным вариантом договора с кадровым агентством может быть договор возмездного оказания услуг. Во избежание ненужных проблем в нем целесообразно прописать:

  • предмет договора (максимально четко);
  • цену и условия ее изменения;
  • срок и порядок оплаты;
  • срок оказания услуг;
  • ответственность сторон и условия освобождения от ответственности (в соответствии со статьей 781 ГК РФ в случае, когда невозможность исполнения обязательств по оплате услуг возникла по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, заказчик возмещает исполнителю фактически понесенные им расходы;
  • применимое право;
  • арбитражную оговорку;
  • права и обязанности сторон;
  • пункт о том, что стороны обязуются соблюдать конфиденциальность персональных данных кандидатов и работников во исполнение требований закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ;
  • возможность одностороннего расторжения договора (согласно статье 782 ГК РФ, заказчик вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов, а исполнитель – при условии полного возмещения заказчику убытков. Однако в пункте 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 14 марта 2014 года № 16 «О свободе договора и ее пределах» указывается, что положения данной статьи ГК РФ не исключают возможность согласования сторонами договора иного режима определения последствий отказа от договора);
  • положение о месте разрешения споров между сторонами;
  • момент, когда услуга считается оказанной (день выхода нового сотрудника на работу или первый рабочий день после успешно пройденного испытательного срока;
  • условие, что если сотрудник увольняется или его увольняют в течение испытательного срока, то кадровое агентство обязуется вернуть фирме все полученное вознаграждение или его часть;
  • другие условия, которые стороны сочтут необходимыми. Например, что исполнитель обязан предоставить заказчику копии документов, подтверждающих квалификацию и опыт работы предоставленных работников.

Часто в договоры об оказании услуг по подбору персонала включают положения об освобождении от ответственности за исполнение обязательств, когда исполнение оказалось невозможным из-за действий непреодолимой силы (статья 401 Гражданского кодекса РФ). Кроме того, в договоре следует отразить порядок оформления предоставляемых услуг. В частности, составление акта сдачи-приемки, предписанного обеими сторонами, а также счета – фактуры.

Профессиональная направленность необходимых специалистов, уровень профессиональной подготовки соискателя на должность – образование, стаж работы по направлению, дополнительные требования к кандидату, а также то, в каких случаях данная услуга считается оказанной, а договор исполненным, можно включить в приложение к договору.

Перечисленный перечень условий договора по оказанию услуг на подбор персонала не является исчерпывающим и обязательным, и может служить только как ориентир. Дополняем его по мере фантазии. Можно, к примеру, закрепить запрет на публикацию наименования работодателя либо требование о поиске кандидата без объявления о вакансии или запрет на разглашение третьим лицам любой информации относительно исполнения договора.

Кроме самого договора на оказания услуг по подбору персонала, компания-заказчик должна составить заявку на конкретную вакансию. В ней указывается регион, в котором предстоит работать, требования к должности, испытательный срок, уровень компенсации и другие детали. Таким образом, договор об оказании услуг на подбор персонала и заявка с описанием требований к кандидату – основные документы, которые оформляются при передаче данной функции на рекрутмент.

Как HR-департамент «подкинул проблем» бухгалтерии

Бухгалтер ОАО «Московский локомотиворемонтный завод», Елена Смирнова.

Как-то наши «персональщики», ни с кем особо не посоветовавшись, включили в договор с кадровым агентством возможность бесплатной замены работника и возврата части уплаченного агентству вознаграждения, если кандидат не прошел установленный испытательный срок. Сработало. Но нам их «предусмотрительность» в конечном счете основательно нервы помотала. Налоговая расценила бесплатную замену как безвозмездное оказание услуг и обнаружила у нас внереализационные расходы. Обвинили в неуплате налога на прибыль. Судились. Укажи они в договоре, что расходы на возможную замену уже включены в первоначальную стоимость услуг агентства (а еще лучше, что в случае увольнения работника до окончания испытательного срока кадровому агентству следует вернуть деньги, уплаченные фирмой на поиск данного сотрудника), подобного бы не произошло.

А про постоянные претензии инспекторов по части якобы экономической неоправданности подобных расходов на подбор персонала при наличии внутреннего департамента по персоналу я уж вообще помалкиваю.

Валерий Разгуляев, управляющий информацией «Избёнка – ВкусВилл», для журнала «Консультант»


Помогайте вашему бизнесу развиваться

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Выберите из нашего каталога >>



Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>


Читайте также по теме:

Обязанности кадровой службы

Сохранить ценные кадры: как не упустить сотрудника

Обед с начальником и другие нестандартные способы мотивации сотрудников



Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное