Учет затрат по доставке работников к месту работы и обратно

Расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно можно считать экономически обоснованными и производственно важными, если необходимость в организации привоза персонала зафиксирована трудовым или коллективным договором.

Зачастую неизбежность доставки работников к месту работы продиктована удаленностью офисов от населенных пунктов, отсутствием или недостаточностью рейсов общественного транспорта. Если работодатель в таких случаях организовывает развоз сотрудников, эту обязанность нужно прописать в трудовом либо коллективном договоре, чтобы обосновать экономическую предрасположенность произведенных «доставочных» затрат.

В судебной практике встречаем следующие доводы «за»: если доставка работников к месту выполнения работ является обязанностью фирмы и необходимым условием исполнения работ по договору, сопряженные с этим затраты правомерно учитываются в расходной части при исчислении налога на прибыль (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15.03.2013 № А27-11302/2012).

Главное, чтобы осуществление перевозки сотрудников служебным автотранспортом к месту работы и обратно было закреплено в коллективном договоре. Даже в том случае, если служебная перевозка организована по маршрутам, по которым осуществляется движение транспорта общественного пользования, если его рейсы не позволяют обеспечить доставку работников к месту работы и обратно к установленному режимами работы времени. Ведь в таком случае перевозка персонала общественным транспортом не может обеспечить производственные потребности компании.

А в постановлении ФАС Центрального округа от 20.12.2011 № А14-12623/2010 правомерность списания издержек по доставке трудящихся была обоснована положениями подпункта 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, которые к прочим расходам относят затраты на обеспечение нормальных условий труда работников. Причем подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ перечень прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией, оставляет открытым.

Тем более, что потребность доставки работников к месту труда была продиктована отсутствием у месторасположения фирмы маршрутов городского пассажирского транспорта. Кроме этого, положение о том, что работникам предоставляется право бесплатного пользования автотранспортом предприятия для доставки к месту работы и обратно по установленным маршрутам, было включено в коллективный трудового договор. Следовательно, названные затраты на перевозку персонала являются экономически обоснованными и документально подтвержденными расходами, связанными с производственной деятельностью общества. Осуществляя служебную перевозку, организация реализовывала принятую на себя коллективным договором обязанность по предоставлению работникам гарантий (постановление ФАС Центрального округа от 20.12.2011 № А14-12623/2010).

Обложение НДФЛ стоимости служебного проезда

Что касается включения стоимости проезда работников на служебном транспорте к месту работы и обратно, данные суммы не признаются доходом сотрудника, так как доставка продиктована удаленностью от населенных пунктов и труднодоступностью мест работы. Поэтому стоимость проезда не является объектом налогообложения НДФЛ.

Вот какими аргументами руководствовались судьи в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.09.2008 № А19-1952/ 07-5-Ф02-3605/08, признавая неправомерным начисление НДФЛ на суммы оплаты транспортных услуг работникам.

Инспекторы посчитали суммы, уплаченные работодателем транспортным организациям, осуществляющим доставку работников до места работы и обратно, доходами сотрудников, полученными в натуральной форме и облагаемыми НДФЛ.

В доказательство привели положения статьи 211 Налогового кодекса РФ, в соответствии с которыми к доходам, полученным в натуральной форме относится оплата за него коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Промышленная площадка, на которой находится общество, расположена за пределами города и удалена от населенного пункта на расстояние свыше 20 километров. По этой причине компания заключила гражданско-правовые договоры с транспортными организациями, обеспечивающие доставку работников до места работы и обратно.

Правилами по охране труда в лесозаготовительном, деревообрабатывающем производствах предусмотрено, что при нахождении места работы от места жительства на расстоянии более трех километров и при отсутствии транспорта общего пользования доставка работников на работу и обратно должна производиться средствами за счет предприятия.

Арбитры установили, что доставка трудящихся осуществляется не в их интересах, а в силу удаленности предприятия, то есть по производственной необходимости. В связи с этим суммы оплаты обществом транспортных услуг не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) работников, поэтому данные суммы не должны включаться в объект налогообложения по НДФЛ.

Е.М. Юдахина, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Учет расходов на доставку сотрудников до места работы