Как вести регистр налогового учета налоговому агенту

Налоговыми агентами по НДФЛ признаются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в РФ, если от них или в результате отношений с ними человек получил доходы, облагаемые НДФЛ. Они обязаны исчислить, удержать у физического лица упомянутый налог и уплатить его сумму в бюджет.

Еще одной обязанностью налоговых агентов по НДФЛ является отражение в регистрах налогового учета:

• доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде (календарном году);
• предоставленных налоговых вычетов;
• исчисленных и удержанных налогов.
  
  

Формы регистров и порядок отражения в них данных

Упомянутые регистры предназначены для внутреннего учета. Они должны способствовать корректному формированию показателей для справки 2-НДФЛ.

Налоговый агент по налогу на доходы физических лиц должен самостоятельно разработать формы регистров налогового учета, как и порядок отражения в них аналитических данных, сведений первичных учетных документов. Эти формы должны содержать информацию, в частности, о суммах дохода, датах их выплаты, даты удержания и перечисления налога в бюджет РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Дата выплаты дохода

По поводу заполнения в названных формах поля «Дата выплаты дохода» не ясно, что следует указывать при выдаче работнику оплаты за труд – день фактического получения дохода согласно статье 223 НК РФ или выплаты заработной платы?

Согласно разъяснениям Минфина России, нужно отражать дату фактического получения физическим лицом дохода в виде оплаты труда. Ею, согласно пункту 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ, признается последний день месяца, за который работнику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). То есть датами получения дохода, отражаемыми в регистрах налогового учета, являются последние числа каждого месяца, за которые налогоплательщикам начислен доход в виде оплаты труда.

ПРИМЕР
Пример ООО «Актив» выплатило менеджеру А.Е. Петрову первую половину апрельской зарплаты 25 апреля, а вторую – 7 мая. В поле «Дата выплаты дохода» регистра налогового учета по НДФЛ бухгалтер фирмы указал дату 30 апреля – последнее число месяца, за который менеджеру начислен доход в виде оплаты труда за апрель.

Налоговая ответственность

Допустим, налоговый агент в регистрах налогового учета ошибочно указал вместо даты фактического получения работником дохода в виде оплаты труда день его выплаты. Тогда такое некорректное указание дат, по мнению Минфина России в опубликованном письме, не является основанием для привлечения налогового агента к ответственности, предусмотренной статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Справка: статья 120 Налогового кодекса РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Под ним подразумевается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского либо налогового учета. А также систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухучета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозопераций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Штраф за такое нарушение составляет от 10 до 30 тысяч рублей.

Налоговый консультант О.Л. Алексеева, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Комментируемый документ: Письмо Министерства финансов РФ № 03-04-06/17867 от 18.04.2014 «О ведении регистра налогового учета налоговым агентом»

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Может ли агент составлять сводный счет-фактуру

Налоговый агент может не возвращать суммы излишне удержанного налога

Фирма и ИП: когда можно не исполнять обязанности налогового агента