Расходы на ГСМ

Большинство организаций имеют служебные автомобили и используют их в управленческих целях. В состав расходов стоимость горюче-смазочных материалов (ГСМ) включается по мере их использования, на основании путевых листов.

Формы путевых листов, обязательные для автотранспортных предприятий, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78. Их могут использовать и все другие фирмы. Можно разработать и собственные формы, которые должны содержать как реквизиты, обязательные для всех первичных документов (установленные п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»), так и установленные пунктом 3 приказа Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152. Служебный характер поездки, а значит, обоснованность и экономическую целесообразность расходов на ГСМ нужно подтвердить. Для этого в путевом листе подробно пишут сведения о маршруте следования автомобиля (письмо Минфина РФ от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). Какие еще документы подтверждают расходы на ГСМ, вам подскажет Бератор. Установите Бератор для Windows прямо сейчас абсолютно бесплатно.

Налоговый кодекс не предусматривает нормирование затрат на ГСМ. Однако выдвигает требование об экономической обоснованности расходов. Поэтому фирма, эксплуатирующая транспортные средства, должна иметь утвержденные нормативы. Без них доказать проверяющим обоснованность расходов на ГСМ не получится.

Минтранс России утвердил методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение от 14 марта 2008 г. № АМ23р). В документе указано, что нормы «предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации». Для остальных фирм (не автотранспортных) применение этих норм не обязательно. Но использовать в своей деятельности их можно.

Распоряжением Минтранса России от 14 мая 2014 года № НА-50-р внесены изменения в Распоряжение от 14 марта 2008 года № АМ-23-р, которым добавлены два раздела: «Легковые автомобили отечественные и стран СНГ выпуска с 2008 года» (нормы расхода ГСМ для 91 модели автомобилей) и «Легковые автомобили зарубежные выпуска с 2008 года» (нормы расхода ГСМ для 837 моделей).

Бухгалтерский учет приобретенных ГСМ зависит от способа их применения. О том, как правильно принять к учету ГСМ, читайте в Бераторе. Установить Бератор для Windows прямо сейчас.

В обоих случаях ничего не говорится о нормировании этих расходов.

А вот в пункте 3 методички сказано, что нормы предназначены в том числе и «для расчетов по налогообложению предприятий». Означает ли это, что расходы на покупку горюче-смазочных материалов можно включать в налоговую себестоимость только в пределах норм?

Минфин рекомендует в целях налогообложения прибыли использовать нормы Минтранса России. Если по каким-то маркам автомобилей нормы не утверждены, их устанавливают самостоятельно, исходя из технической документации (письма Минфина РФ от 17 ноября 2011 г. № 03-11-11/288, от 10 июня 2011 г. № 03-03-06/4/67). Инспекторы при проведении проверок исключают из расходов сверхнормативные затраты на ГСМ. Суды же чаще всего поддерживают налогоплательщиков (например, постановление ФАС Московского округа от 28 сентября 2007 г. по делу № КАА41/986607).

Отметим, что даже финансисты в своих письмах напрямую не говорят о том, что расходы на ГСМ можно учитывать при расчете налога только в пределах норм. Они рекомендуют «учитывать» их при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля. Это означает, что, разрабатывая внутренние нормативы, следует ориентироваться на них. За основу можно взять показатели из технической документации на автомобиль, использовать данные контрольных замеров расхода топлива и применить поправочные коэффициенты, на которые увеличить или уменьшить базовые нормы, в зависимости от условий работы автотранспорта (п. 5 и 6 методички). В таком случае у налоговиков не будет основания «снять» расходы и доначислить налог. Разумеется, если разработанные самостоятельно внутренние нормативы будут утверждены приказом руководителя.