Когда сотрудник работает в нескольких офисах фирмы

Если в течение месяца работник трудится в нескольких обособленных подразделениях, то сумму НДФЛ, подлежащую уплате по месту нахождения каждого из них, необходимо определять с учетом времени, отработанного в конкретном обособленном подразделении. Такой вывод сделан в Письмах Минфина от 19 сентября 2013 года № 03-04-06/38889, от 14 апреля 2011 года № 03-04-06/3-89, от 5 июня 2009 года № 03-04-06-01/128, ФНС от 26 октября 2012 года № ЕД-4-3/18173@.

Если сотрудник совмещает работу в головном офисе и, например, в филиале компании, то НДФЛ с той суммы, которую он получает в головной организации, необходимо перечислять в бюджет по месту ее нахождения, а с доходов в обособленном подразделении, в котором он трудится по совместительству, – в бюджет по месту нахождения филиала. При этом нужно учитывать время, которое сотрудник фактически трудился на каждом месте работы. Рассмотрим ситуацию на примере.

ПРИМЕР
Компания имеет обособленное подразделение в Санкт-Петербурге, при этом сама фирма находится в Москве. С января по апрель 2013 года сотрудник трудился только в головном офисе. Доход работника за этот период составил 200 000 рублей; вычеты ему не предоставлялись. Сумма НДФЛ равна 26 000 рублей (200 000 руб. * 13%). С мая 2013 года специалист приступил к работе по совместительству в филиале компании. Его совокупный доход за май составил 80 000 рублей, где НДФЛ равен 10 400 рублей (80 000 руб. * 13%). Семь рабочих дней в мае сотрудник находился в Санкт-Петербурге. Всего же рабочих дней в мае 19. По месту нахождения представительства нужно будет уплатить НДФЛ в сумме 3832 рубля (10 400 руб.: 19 дн. * 7 дн.), а из головного офиса в бюджет бухгалтер переведет – 6568 рублей (10 400 руб. – 3832 руб.). 

С последующим отпуском

Не исключена и такая ситуация: работник в течение года трудился в нескольких обособленных подразделениях, а потом ушел в отпуск. Минфин в Письме от 17 августа 2012 года № 03-04-06/8-250 разъяснил, как перечислять НДФЛ с отпускных выплат в этом случае. Делать это нужно по месту нахождения того обособленного подразделения, в котором был оформлен отпуск сотрудника.

Обратите внимание, если специалист трудится в нескольких филиалах компании одновременно, отпуск ему нужно оформлять только в одном из них. А вот отпускные необходимо рассчитывать, исходя из всех выплат, которые работник получает как в головном офисе, так и в обособленном подразделении.

Работник – он же учредитель

Как уплачивать НДФЛ в случае, если сотрудник «обособленца» получает дивиденды как учредитель этой компании: перечислять налог в инспекцию по месту нахождения организации или – по адресу представительства? На этот вопрос ответил Минфин в Письме от 22 марта 2013 года № 03-04-06/8999.

Согласно абзацам 2 и 3 пункта 7 статьи 226 НК РФ, налоговые агенты – российские организации, которые имеют обособленные подразделения, должны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего подразделения. При этом сумму сбора, которую необходимо перевести в казну, нужно определять исходя из размера дохода, который начислен и выплачивается работникам «обособленцев».

Однако к ситуации, когда работник является одновременно учредителем, названную норму применять нельзя. Дело в том, что в этом случае выплата производится физическому лицу как учредителю, а не как работнику. В этом случае перечислять исчисленный и удержанный с учредителя НДФЛ в бюджет необходимо по месту нахождения организации.

Доходные сведения

Пункт 2 статьи 230 НК РФ закрепляет, что налоговые агенты представляют сведения о доходах физических лиц в инспекцию по месту своего учета. Фирмы данные работников обособленных подразделений представляют ревизорам по месту нахождения филиала или представительства (Письмо ФНС России от 30.05.2012 г. № ЕД-4-3/8816@).

Напомню, что налоговые агенты представляют в инспекции по месту своего учета сведения о доходах сотрудников и суммах начисленных, удержанных и перечисленных сборов. Делать это необходимо ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Форма сведений и рекомендации по их заполнению, а также их формат утверждены Приказом ФНС России от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611@. Данные представляются компаниями в электронной форме по ТКС или на электронных носителях. Если численность сотрудников, получивших доходы в периоде, в компании не превышает десяти человек, то она вправе подавать сведения на бумаге.

Столичные правила

Отдельные правила перечисления НДФЛ действуют в случае, если у компании несколько обособленных подразделений на территории Москвы. В Письме от 29 августа 2012 года № ЗН-4-1/14304@ Федеральная налоговая служба разъяснила, что уплачивать НДФЛ по месту нахождения одного из обособленных подразделений компании нужно в тех случаях, когда все подразделения организации находятся на территории не только одного субъекта, но и одного муниципального образования. В этом случае суммы НДФЛ, удержанные с доходов сотрудников всех филиалов, зачисляются в один и тот же бюджет субъекта РФ и местный бюджет.

ФНС уточнила, что в том случае, если организация имеет обособленные подразделения на территории разных городских округов Москвы и поставлена на учет по месту нахождения одного из таких подразделений, перечисление НДФЛ, исчисленного и удержанного с доходов работников всех этих структур, находящихся в Москве, в бюджет по месту учета обособленного подразделения, приведет к неправомерному оттоку денег из бюджетов городских округов столицы. Поэтому в такой ситуации компаниям следует руководствоваться положениями абзаца 2 пункта 7 статьи 226 Налогового кодекса и перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет по месту нахождения каждого обособленного подразделения.

Вероника Позднякова, для журнала «Расчет»

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.
Узнайте больше >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Как вести кассу в обособленном подразделении

Оформление платежных поручений на уплату НДФЛ за работников обособленных подразделений в примерах

Налогообложении прибыли у организаций с обособленными подразделениями