Расчет отпускных по новым правилам 2014

02.06.2014

Девяносто два дня лета... Долгожданный сезон отпусков... Работники выбирают между Турцией, курортами Краснодарского края или шестью сотками в Подмосковье и стоят в очереди за билетами. Для бухгалтеров же чужой отдых – дополнительная нагрузка. Тем более что правила расчета отпускных, долгое время остававшиеся неизменными, в этом году несколько скорректированы. Надеемся, что данная статья избавит счетных работников от ненужных проблем.

Расчет отпускных – одна из самых популярных операций у бухгалтеров по расчету заработной платы. Отпускные уверенно занимают второе место, уступая лишь непосредственно самой зарплате. Долгое время правила расчета отпускных оставались неизменными. Но все поменялось в апреле 2014 года. Теперь средний заработок определяют исходя из 29,3 дней, а не 29,4. О том, как правильно считать и отражать в учете отпускные, и пойдет речь.

Начнем с того, кто имеет право на отпуск. Это все люди, которые работают в компании по трудовому договору. В том числе отпуска положены дистанционным работникам, совместителям, надомникам и сотрудникам, нанятым для сезонных работ.

Право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск возникает, если человек отработал минимум полгода (ст. 122 ТК РФ). При этом по согласованию с руководством фирмы отпуск можно предоставить и раньше – то есть авансом.

А вот отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года. Все зависит от графика отпусков, установленного у данного работодателя. Хотя, конечно, человек может пойти в отпуск и не по графику. Правда, отпускать сотрудника в отпуск не по графику начальство не обязано. 

Некоторым категориям работников положены удлиненные основные ежегодные оплачиваемые отпуска.  Какова их продолжительность и кто имеет на это право, читайте в Бераторе. Установить Бератор для Windows

Общие правила расчета отпускных

Отпуск надо оплачивать исходя из среднедневного заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е или 31-е число соответствующего месяца включительно (в феврале– по 28-е или 29-е число включительно).

Чтобы посчитать средний дневной заработок, надо поделить начисленную заработную плату на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Будьте внимательны: именно 29,3 дня надо брать в расчет со 2 апреля 2014 года. Раньше было 29,4 дня. Соответствующие поправки внесены в статью 139 Трудового кодекса Федеральным законом от 02.04.2014 № 55-ФЗ.

Обратите внимание

Дополнительный отпуск минимум три календарных дня положен сотрудникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ). Дополнительный отпуск предоставляется и для работников организаций Крайнего Севера. Читайте в Бераторе, как рассчитать отпуск таким работникам.


Самый простой расчет будет, если отпускник отработал расчетный период полностью. То есть все 12 месяцев перед отпуском ни разу не ходил в отпуск, не болел и не ездил в командировку. Других исключаемых периодов у него тоже не было. Кстати, что это за периоды, можно узнать из пункта 5 Положения об особенностях расчета среднего заработка (утверждено постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее – Положение № 922).

Итак, в идеале среднее число дней в расчетном периоде будет 351,6 дней (29,3 дн. x 12 мес.). А вот до начала апреля среднее число дней было 352,8 (29,4 дн. х 12 мес.). Так что теперь суммы отпускных будут немного, но больше. Поясним на простом примере.

Человек, получающий оклад 35 000 рублей, идет в отпуск со 2 по 11 июня. Расчетный период сотрудник отработал полностью и иных выплат, кроме оклада, он за июнь 2013 года – май 2014 года не получал. Сумма отпускных составит 11 945,39 рублей (35 000 руб. x 12 мес. : 351,6 дн. x 10 дн.). А вот по недавним правилам вышла бы иная сумма – 11 904,76 рублей (35 000 руб. x 12 мес. : 352,8 дн. x 10 дн.).


Но чаще всего расчетный период отработан не полностью. Тогда количество календарных дней, приходящихся на фактически отработанное время в расчетном периоде, считают по формуле:

К = 29,3 дн. × М + (29,3 дн. : Кдн1 × Котр1 + 29,3 дн. : Кдн2… × Котр2…),

где К – количество календарных дней;

М – количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;

Кдн1, Кдн2… – количество календарных дней в неполных месяцах;

Котр1, Котр2… – количество календарных дней в неполных месяцах, приходящихся на отработанное время.

Обратите внимание: количество дней всегда получается дробное. Причем правила округления в законодательстве не прописаны. Считаем, что наиболее корректно будет округлять число дней по правилам арифметики до четырех знаков после запятой. Конечно, можно округлять и до двух знаков или даже вообще до целых чисел. Но всегда округление должно быть в пользу работника. Ведь если округлить в меньшую сторону, фирма нарушит права сотрудника. А это чревато не только спорами с работником, но и штрафами трудовой инспекции (ст. 5.27 КоАП РФ).


Выяснив количество дней, рассчитывают саму сумму отпускных. Формула такая:

О = ЗП : К × Д,

где О – сумма отпускных;

ЗП – сумма начислений работнику за расчетный период;

К – количество календарных дней;

Д – количество календарных дней отпуска.


Пример 1

Сотруднику ООО «Омерта» Заботину А.Н. установлен оклад в размере 28 000 рублей в месяц. С 16 июня 2014 года он идет в отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Расчетный период – с июня 2013 года по май 2014 года включительно.

При этом работник в период с 8 по 21 июля 2013 года включительно был в отпуске (всего 14 календарных дней), отработал в этом месяце 13 дней (на них приходится 17 календарных дней), а заработок составил 15 826,09 рублей. Остальные 11 месяцев расчетного периода Заботин отработал полностью.

Количество дней, которые необходимо принять в расчет, составило 338,3677 дней (11 мес. × 29,3 дн. + (29,3 дн.: 31 дн. × 17 дн.)).

Сумма отпускных – 13 398,34 рублей ((28 000 руб. × 11 мес. + 15 826,09 руб.) : 338,3677 дн. × 14 дн.).



Оформляемые документы

С отпускными связано три основных документа. Во-первых, это график отпусков (типовая форма № Т-7). Во-вторых, приказ о предоставлении отпуска (типовая форма № Т-6). В-третьих, записка-расчет о предоставлении отпуска (типовая форма № Т-60).

Форма № Т-60 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. На основании записки-расчета бухгалтер должен начислить и выплатить сотруднику отпускные. Как правильно заполнить записку-расчет, вам расскажет Бератор. Установить Бератор для Windows бесплатно

Компания может использовать эти типовые формы либо самостоятельно разработанные бланки. Принятое решение следует закрепить в учетной политике. А если фирма предпочитает не формы Госкомстата, а свои наработки – обязательно привести образцы документов в приложении к учетной политике.

Также обязательно уведомлять сотрудника о начале отпуска. Сделать это нужно письменно под подпись и минимум за две недели (ст. 123 ТК РФ). Только вот про формы и способы информирования персонала в законе ни слова. Так что допускаются отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, с которыми знакомятся сотрудники, проекты приказов (распоряжений) и прочее (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Как вариант, оформляют уведомление в произвольной форме (см. образец 1 ниже) либо заранее (за две недели до начала отпуска) составляют приказ об отпуске. Оба способа являются правомерными.


                 Образец 1

Мастеру производственного цеха

Заботину А. Н.


УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем Вас о дате начала ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Согласно графику отпусков от 16.12.2013 № 1 дата начала Вашего отпуска – 16.06.2014.


Руководитель отдела кадров Громова Е.Э. Громова 30.05.2014

С уведомлением ознакомлен Заботин А.Н. Заботин 30.05.2014

Что касается заявления на отпуск, то оно не обязательно, если человек отдыхает по графику. Но допустим, человек хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска. Либо в отпуск идет новый сотрудник, который принят на работу после утверждения графика. В таких случаях работник пишет заявление в свободной форме (образец 2 смотрите ниже). Добавим, что будет проще и удобнее, если все сотрудники станут писать заявление на отпуск. Дело в том, что в график часто вносятся изменения. А при наличии заявления легче контролировать уход сотрудников в отпуск, своевременно рассчитывать и выплачивать отпускные.


                 Образец 2

Генеральному директору

ООО «Омерта»

Полякову П. А.

от мастера производственного цеха

Заботина А.Н.


ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 16 июня 2014 года на 14 календарных дней.


26.05.2014 Заботин А.Н. Заботин


Расчет отпускных, если были премии

Порядок учета премий при расчете отпускных описан в пункте 15 упомянутого Положения № 922. Принимают во внимание только премии, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной за одни и те же показатели. Иными словами, премию учитывают даже если она выплачена за период, который полностью или частично выпал из расчетного. Главное, чтобы момент начисления премии попал в расчетный период.


Пример 2

Работнику предоставляется отпуск с 16 июня 2014 года. Расчетный период (июнь 2013 – май 2014) сотрудник отработал полностью. За этот период ему начислено четыре квартальные премии, и одна из них в июне 2013 года – за I квартал 2013 года. В этом случае при расчете отпускных должны быть учтены все квартальные премии. Ведь они начислены в пределах расчетного периода. И неважно, что одна из премий выплачена за I квартал 2013 года, который полностью не вошел в расчетный период.


А если премия начислена за тот период, который частично или полностью попал в расчетный? При этом сам месяц ее начисления оказался за пределами расчетного периода. Такая премия при расчете отпускных не учитывается. Например, человек идет в отпуск в июле. А в этом месяце ему выдали премию по итогам работы за II квартал. Премию в расчет принимать не нужно.


Справка

При расчете отпускных надо брать средний заработок именно на текущем месте работы за последние 12 месяцев.


Особая ситуация с годовыми премиями. Неважно, когда была начислена премия, выплаченная за предшествующий календарный год. Ее нужно учесть при расчете отпускных в текущем году. Причем учитывают только премию, начисленную за предшествующий календарный год. Проще говоря, в 2014 году можно учесть только премию, выплаченную за 2013 год.

Теперь предположим, что за один из кварталов расчетного периода выдана премия. Этот квартал сотрудник отработал целиком. Однако в других кварталах расчетного периода были и не полностью отработанные месяцы (скажем, работник был в отпуске или болел). И все равно премию за полностью отработанный квартал можно учесть при расчете отпускных целиком.

Другая ситуация: премия выдана за не полностью отработанный период, целиком попадающий в расчетный. Например, работник получил квартальную премию. Но в квартале, за который начислили премию, человек болел. Если премия начислена с учетом фактически отработанного времени, ее можно учесть целиком. Не играет никакой роли, отработаны полностью или нет другие месяцы (кварталы) расчетного периода. Если же премию выплатили без привязки к реально отработанным дням, целиком ее не учитывайте – премию нужно распределять пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.


Справка

Максимальная сумма отпускных ничем не ограничена – все зависит от среднего заработка на текущем месте работы.


И еще один пример – премия выплачена за периоды, не вошедшие в расчетный. При этом расчетный период отработан не полностью. Тогда чтобы учесть премию целиком, она должна быть начислена только за те месяцы, которые попадают в расчетный период. Поясним на примере годовой премии. Работник идет в отпуск в июне 2014 года, а в феврале ему была начислена премия по итогам работы в 2013 году. Расчетный период (с июня 2013 года по май 2014 года) отработан не полностью и при этом не совпадает с периодом, за который начислена премия (2013 год). Годовую премию учитывают пропорционально отработанному времени.

Расчет отпускных при повышении или понижении зарплаты

Корректировке отпускных при росте заработной платы посвящен пункт 16 Положения № 922. Базовое правило: учитывать рост окладов нужно только при повышении зарплаты в целом по предприятию, филиалу либо структурному подразделению. Если, скажем, зарплата выросла только у главного бухгалтера, новый оклад берется с момента повышения. Пересчет прежних выплат делать не нужно. А вот когда приказом по организации увеличены оклады всем сотрудникам бухгалтерии, отпускные подлежат корректировке.

Возможно, повышение окладов происходит в разных отделах постепенно. То есть работникам одних отделов подняли зарплату с 1 февраля, а другим – с 1 апреля. Такое повышение нужно учесть при расчете среднего заработка, то есть рассчитать коэффициент индексации.

Иная ситуация, если оклады повышены всем работникам конкретного отдела, но в разные периоды времени. Например, начальнику отдела и его заместителю повысили оклады с 1 февраля, а остальным сотрудникам – с 1 апреля. В этой ситуации при расчете среднего заработка повышение учитывать не надо.

Обратите внимание: корректировать нужно также те выплаты, которые увеличиваются одновременно с окладом (зависят от него). Если сумма надбавки не изменяется, корректировать ее на коэффициент повышения не нужно. А вот когда она установлена в процентах к окладу, тогда она также подлежит корректировке. Причем процент, на который повысился оклад, должен быть фиксированным, а не плавающим.

Чтобы правильно сделать пересчет, бухгалтер должен рассчитать специальный коэффициент. Причем иногда он зависит не только от того, насколько повысился оклад, но и от того, поменялись ли при этом связанные с ним ежемесячные выплаты. Например, всем сотрудникам фирмы повысили оклады, но одновременно изменили систему премирования. Оклад одного из работников возрос с 20 000 рублей до 25 000 рублей, но одновременно с этим отменена ежемесячная премия в сумме 5000 рублей. Коэффициент индексации считаем так: новый оклад сотрудника делится на старую величину плюс премия. Получается 1 (25 000 руб. : (20 000 руб. + 5000 руб.)), выплаты не индексируют.

Опять же официальных требований, до какого знака округлять полученный коэффициент, нет. Наиболее точный расчет будет, если округлять до четвертого знака.


Пример 3

Бухгалтер ООО «Омерта» в июне 2014 года идет в отпуск на 14 календарных дней. В расчетный период вошло время с июня 2013 года по май 2014 года. При этом с 1 августа 2013 года была повышена зарплата всем сотрудникам бухгалтерии. Оклад работницы вырос с 25 000 рублей до 28 000 рублей. Коэффициент пересчета составил 1,12 (28 000 руб. : 25 000 руб.).

При этом в течение расчетного периода сотрудница уже была в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 5 по 18 августа 2013 года включительно. За отработанное в этом месяце время ей начислили 15 272,73 рубля (на них приходится 17 календарных дней).

Количество дней, которые необходимо принять в расчет, составило 338,3677 дней (11 мес. × 29,3 дн. + (29,3 дн.: 31 дн. × 17 дн.).

Сумма отпускных – 13 375,44 рублей ((25 000 руб. × 2 мес. × 1,12 + 28 000 руб. × 9 мес. + 15 272,73 руб.) : 338,3677 дн. × 14 дн.).


Предположим, в течение расчетного периода было не одно, а два повышения. При таком раскладе все выплаты сотруднику по заработной плате, произведенные до каждого повышения, также необходимо скорректировать на коэффициент повышения. Раз оклады повышались дважды, коэффициент надо рассчитать два раза.

А если повышение произошло в месяце, когда работник в отпуске? Тут важно, когда именно произошло повышение. Если до того дня, когда работник уходит в отпуск, также повышается весь средний заработок.

Когда же повышение произошло во время отпуска, корректируется часть отпускных, приходящаяся на дни действия новых ставок. Простой пример: человек идет в отпуск в конце мая, а выйдет из отпуска уже в июне. При этом с июня оклад всего отдела, где трудится сотрудник, повышают. Тогда надо пересчитать часть отпускных, приходящуюся на июнь.

Допустим, оклады были уменьшены. Но одновременно с этим введены ежемесячные премии в процентах от оклада. В результате суммарно заработок увеличился. Однако индексировать зарплату сотрудников при расчете отпускных в таком случае не нужно.

И еще одна ситуация. После повышения зарплату понизили. В данных обстоятельствах следует брать тот оклад, который был установлен после последнего повышения. Новый пониженный оклад для коэффициента индексации не важен. Предположим, сотрудник идет в отпуск с 9 июня 2014 года. С 1 августа 2013 года его оклад увеличили с 30 000 рублей до 35 000 рублей. А с марта 2014 года оклад уменьшили до 33 000 рублей. Но в итоге повышающий коэффициент для выплат с июня по июль 2013 года включительно будет равен 1,1667 (35 000 руб. : 30 000 руб.).

Бухучет, налоги и взносы

В бухгалтерском учете все отпускные нужно списывать за счет специального резерва, формируемого на отдельном субсчете счета 96. Данный резерв (оценочное обязательство) должны формировать все организации. Исключение – малые предприятия, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг. Таковы требования ПБУ 8/2010.

Величина оценочного обязательства в бухучете должна быть равна общей сумме отпускных всем работникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на отпускные (п. 15 ПБУ 8/2010). Значит, на размер резерва повлияют не только отпускные, но и взносы на обязательные виды страхования. Ведь отпускные облагаются взносами (в том числе на травматизм) в полном объеме.


Важно знать

Отпускные надо выплатить минимум за три календарных дня до начала отдыха (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).


При этом конкретная методика определения величины отпускного резерва законодательно не предусмотрена. Ее следует определить самостоятельно и закрепить в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

Оценивать предполагаемую сумму расходов, которая понадобится для выплаты отпускных, нужно как минимум ежеквартально. То есть перед составлением отчетности для учредителей. Собственникам бухотчетность нужна раз в квартал хотя бы для того, чтобы знать размер прибыли и распределять дивиденды. Впрочем, никто не запрещает делать отчисления в резерв ежемесячно. Если величина резерва на оплату отпусков является существенной, информацию о нем нужно раскрыть в бухгалтерской отчетности (п. 24 ПБУ 1/2008).

Поскольку у фирмы есть резерв под отпускные, именно за счет него и следует списывать все затраты по таким выплатам. То есть в течение года в бухучете отражаются только расходы в виде отчислений в резерв (п. 8, 21 ПБУ 8/2010). Сами же отпускные в затраты того месяца, к которым они относятся, не включают. То же самое касается и страховых взносов, начисленных с таких отпускных.

Подчеркнем, что для начисления отпускных используют строго те суммы, которые зарезервированы на счете 96. А если суммы резерва не хватит для того, чтобы полностью покрыть расходы на выплату отпускных? Тогда разницу нужно отнести на затраты в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010).

В налоговом учете действуют иные правила. Начисленные отпускные являются разновидностью расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Причем фирмы, применяющие метод начисления, отражают такие затраты ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ).

И тут возникает спорная ситуация, связанная с тем, что человек идет в отпуск в одном месяце, а выходит уже в следующем. Если компания платит налог на прибыль ежеквартально и отпуск приходится на месяцы внутри квартала (например, май-июнь), проблем нет. А вот когда отпуск приходится на июнь-июль или фирма считает налог на прибыль ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли (отчетный период – месяц), расходы надо распределять. Делать это нужно пропорционально дням отдыха. Именно так традиционно требуют поступать чиновники (см., например, письма Минфина от 09.01.2014 № 03-03-06/1/42, от 23.07.2012 № 03-03-06/1/356). При этом судьи считают иначе: по их мнению, отпускные надо списывать целиком в том отчетном периоде, когда они начислены (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.12.2011 по делу № А27-6004/2011).

Конечно, данной проблемы нет при кассовом методе – в таком случае отпускные списывают в том периоде, когда их фактически выплачивают. Кстати, аналогичное правило действует для «упрощенцев», которые выбрали объект «доходы минус расходы» (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Что касается резерва на оплату отпусков, то в налоговом учете он не является обязательным. Такой резерв могут формировать только организации, применяющие метод начисления. Правила формирования отпускного резерва прописаны в статье 324.1 Налогового кодекса.

Теперь про НДФЛ и страховые взносы. Поскольку отпускные не являются зарплатой, доход у человека возникает в момент фактической выплаты. Именно в этот день и нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет (п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы надо перечислить по итогам месяца, в котором они начислены. Так, крайний срок для уплаты взносов от несчастных случаев и профзаболеваний – день выплаты зарплаты или ее перечисления на карточки работников по итогам месяца (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). А вот взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством надо перечислить не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Если указанный срок уплаты ежемесячного обязательного платежа приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок уплаты взносов переносится на ближайший рабочий день.

Т. Н. Петрухина, налоговый консультант, для журнала «Практическая бухгалтерия»




Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное