УСН: документальное подтверждение расходов на оплату услуг связи через интернет

Опубликованное письмо Минфина России касается налогоплательщиков УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов». В частности, в нем рассматривается порядок учета затрат на оплату услуг телефонной связи и Интернета через всемирную компьютерную сеть.

Учет в составе расходов

Сначала специалисты финансового ведомства рассмотрели возможность учета названных издержек в составе расходов. Они обратили внимание, что затраты на оплату телефонных услуг и услуг связи поименованы в закрытом перечне расходов, уменьшающих полученные при применении УСН доходы. А именно, в подпункте 18 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Поэтому упомянутые налогоплательщики УСН могут уменьшить налогооблагаемую базу на сумму, потраченную для оплаты услуг телефонной связи и Интернета. Причем способ оплаты не имеет значения.

Однако имеет значение соответствие понесенных издержек критериям, которые указаны в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Таковы требования пункта 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Так, затраты должны быть обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Обоснованность расходов

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме

Расходы на услуги телефонной связи и Интернет контролирующие органы могут признать обоснованными, если фирма использует эти услуги в производственной деятельности, например, для переписки с партнерами или для исследования рынка сбыта продукции.

Работа персонала компании с Интернетом должна быть регламентирована. Для этого ее руководителю нужно издать соответствующий приказ и разработать положение об использовании услуг всемирной компьютерной сети. В них ему следует определить порядок и цели использования Интернета работниками. Обязанность фирмы оформлять и представлять в ИФНС показания оборудования связи налоговым законодательством не предусмотрена.

Документальное подтверждение

По общему правилу затраты следует подтвердить документами, которые:

• оформлены либо в соответствии с законодательством РФ, либо согласно обычаям делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены те или иные расходы;
• косвенно подтверждают произведенные издержки (в их число входят, например, таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором).

По мнению Минфина России в опубликованном письме, при оплате услуг связи через Интернет документальным подтверждением указанных расходов могут являться:

• договоры (соглашения) об оказании услуг связи;
• документы, подтверждающие оплату данных услуг;
• распечатка электронного письма, подтверждающего факт оказания услуг пользователю. Она должна быть заверена в установленном порядке.

Кроме того, в целях налогообложения расходы могут быть подтверждены документами, которые оформлены в электронном виде и подписаны квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью). Условие – федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не установлено требование о составлении таких документов на бумажном носителе.

При оплате услуг через Интернет банковская выписка по карточному счету организации может служить документальным подтверждением понесенных расходов.

Затраты на оплату услуг сотовой связи

Для признания затрат на оплату услуг сотовой связи в расходах нужно иметь:

• утвержденный руководителем фирмы перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование такой связи;
• договор с оператором на оказание услуг связи;
• счета оператора связи.

Об этом сообщается в письме Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378.

В качестве обоснования затрат служит то, что услуги сотовой связи вызваны производственной необходимостью, и при отсутствии стационарного телефона позволяют обеспечить непрерывный рабочий процесс (постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.01.2009 № А56-6560/2008).

Согласно постановлению ФАС Центрального округа от 14.10.2009 № А35-4026/08-С21, основным документальным подтверждением расходов, связанных с оплатой услуг сотовой связи, является договор, заключенный с ее оператором. То есть организацией или предпринимателем, которые ведут свою основную деятельность в сфере оказания услуг связи на базе соответствующей лицензии. Порядок и форма оплаты услуг связи определяются договором об оказании услуг связи.

Договоры на оказание услуг сотовой связи, счета-фактуры, расчетные документы доказывают как факт осуществления расходов на оплату услуг сотовой связи, так и их производственный характер.

Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми может быть подтвержден производственный характер разговоров посредством сотовой связи и не обязывает налогоплательщика представлять для подтверждения указанных расходов расшифровки телефонных переговоров.

Производственный характер затрат на оплату услуг связи (междугородные переговоры) можно подтвердить счетами телефонной станции, выписками из лицевого счета абонента, содержащими сведения о телефонных номерах, времени ведения переговоров.

Расходы на приобретение номера телефона

Расходы на приобретение фирмой номера телефона, в том числе легко запоминающегося, по договору об оказании услуг связи для производственных целей учитываются при определении базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН. Дело в том, что обеспечение пользователей абонентским номером является составной частью названной услуги. Это следует из определений таких понятий, как “услуга связи”, “электросвязь”, “абонент”. Они приведены в статье 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ “О связи”. Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 11.11.2011 № 03-11-06/2/159.

Оплата услуг связи и интернета арендодателем – налогоплательщиком УСН

Допустим, налогоплательщик УСН сдает в аренду нежилые помещения и оплачивает услуги связи (телефон, Интернет), которыми пользуется арендатор. Если договором аренды такие затраты возложены на арендодателя, то на их сумму он может уменьшить доходы, полученные от предпринимательской деятельности в сфере оказания услуг по передаче в аренду нежилых помещений.

Суммы возмещений стоимости расходов по оплате услуг связи (телефона, Интернета), поступающей от арендатора, учитываются арендодателем в доходах при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.

Дело в том, что по статье 346.15 Налогового кодекса РФ налогоплательщики УСН при определении объекта налогообложения:

• учитывают доходы от реализации и внереализационные доходы.
• не учитывают доходы, указанные в статье 251 Налогового кодекса РФ.

Выручку от реализации определяют исходя из всех поступлений, которые связаны с расчетами за реализованные товары (работы, услуги) или имущественные права. При этом они могут быть выражены как в денежной, так и в натуральной форме. Это установлено статьей 249 Налогового кодекса РФ. Вместе с тем статья 251 Налогового кодекса РФ не предусматривает исключение из доходов возмещения стоимости расходов по оплате услуг связи (телефона, Интернета), поступающей арендодателю от арендатора.

Документально подтвержденные и обоснованные расходы арендодателя-налогоплательщика УСН на приобретение топлива, воды и энергии всех видов и отопление здания, а также по уборке арендуемого имущества и услуг связи, учитываются в целях налогообложения. Условие – договором аренды предусмотрено включение стоимости коммунальных услуг и услуг связи в арендную плату (письмо Минфина России от 15.01.2009 № 03-11-09/05).

Предположим, договором аренды предусмотрено, что оплата коммунальных и эксплуатационных услуг, а также услуг связи производится арендатором самостоятельно сверх сумм арендной платы на основании договора, заключенного с организацией, оказывающей данные услуги. Тогда арендатор может учесть сумму оплаты таких услуг в составе расходов при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

Налоговый консультант И.Н. Новиков, для журнала «Нормативные акты»

Путеводитель для УСН

С этой электронной книгой вы с легкостью разберетесь во всех премудростях упрощенной системы налогообложения, грамотно составите бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Электронное издание Вы получаете сразу после оплаты на ваш email.
Узнайте об издании больше >>

Читайте также по теме:

УСН: документальное подтверждение расходов на оплату услуг связи через интернет

Как учесть расходы на мобильную связь

УСН: Учет стоимости услуг связи