Бухгалтерская отчетность: покупки за счет руководителя

Случается, что дела компании идут не совсем хорошо, либо у фирмы просто щедрый руководитель, и тогда он добровольно и по собственной воле приобретает для своего детища необходимые ценности. И тут возникает проблема: на чье имя выписать документы: на физическое лицо или же на компанию. В этой ситуации все будет зависеть от того, каким образом в дальнейшем планируется оформить отношения с руководителем для возврата ему потраченных им денежных средств. Не стоит забывать, что в некоторых ситуациях возможны налоговые потери, как у директора, так и у фирмы. Рассмотрим различные варианты приобретения товаров и материалов.

Купля-продажа

Первый вариант: компания приобретет купленные за счет руководителя товары и материалы, заключив с ним договор купли-продажи. Документальным подтверждением в этом случае и будет это самое соглашение, подписанное от имени физического лица. Также понадобятся первичные бумаги на имя директора.

Для компании, с точки зрения налогообложения, стоимость товаров или материалов будет учитываться в расходах. Недостаток данной схемы состоит в невозможности возмещения НДС. Кроме того, у начальника появляются риски уплаты НДФЛ. Его доходом в этом случае будет являться вся потраченная сумма, а значит и налог придется уплатить. А вот компания издержек не понесет, так как при покупке ценностей у любого физического лица организация не является налоговым агентом по НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ).

Во избежание финансовых потерь руководителя можно в договоре увеличить цену товаров на сумму налога. Однако в этом случае увеличатся расходы организации.

Возмещение затрат

Возмещение затрат возможно в случае отсутствия документального подтверждения покупки материалов, оборудования или товаров.

Недостаток схемы также состоит опять же в невозможности возмещения НДС. Кроме того, могут возникнуть проблемы в части признания расходов, связанных с приобретением товаров.

Для руководителя опять же возникают риски уплаты НДФЛ. Статья 41 НК определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК. Если работник представит в бухгалтерию организации документы об оплате товаров (услуг), в которых указаны их наименование и стоимость, а также реквизиты поставщика, то такие траты, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом сотрудника. Платить НДФЛ с них не нужно (Письмо Минфина РФ от 25.07.2006 г. № 03-05-01-04/219).

Договор займа

Третий вариант – подписать договор займа. Этот метод предполагает, что руководитель сначала приобретает товары за свой счет, а потом оформляет соответствующий контракт с компанией.

Действовать таким образом можно в случае, если документы от продавца товаров, материалов оформлены на имя компании. При этом дата договора займа должна совпадать с датой оплаты. Согласно статье 809 Гражданского Кодекса, «если иное не предусмотрено законом или договором займа, заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размерах и в порядке, определенных договором». При отсутствии в соглашении этих условий их размер определяется ставкой рефинансирования.

В дальнейшем организация возвращает сотруднику заем. Данная операция будет приравниваться к расходам компании по приобретению материальных ценностей. Однако у руководителя возникают риски начисления ему НДФЛ на сумму процентов. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 212 НК доходом в этом случае является материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций. В соответствии с подпунктом 3 пункта 1 статьи 223 НК датой ее фактического получения будет являться день уплаты налогоплательщиком процентов по полученным кредитным средствам (Письмо Минфина РФ от 25.07.2011 г. № 03-04-05/6-531). В случае беспроцентного займа материальная выгода, облагаемая по ставке 35 процентов, возникнет в виде экономии на процентах (ст. 212 НК РФ).

По поручению

По договору поручения (ст. 971 ГК РФ) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. В этом случае права и обязанности по сделке, совершенной директором, возникают непосредственно у компании. Соответственно, все бумаги по договору купли-продажи оформляются на фирму.

Организация при этом может признать расходы и принять НДС к вычету.

В случае установления в договоре суммы вознаграждения поверенному, все суммы будут являться доходом физического лица, а, следовательно, они облагаются НДФЛ. В силу пункта 1 статьи 210 НК при определении налоговой базы учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 Налогового Кодекса.

При этом организация, в результате отношений с которой физическое лицо получило доход (пп. 1, 2 и 4 ст. 226 НК РФ): признается налоговым агентом по НДФЛ, в результате чего обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет соответствующие суммы сбора по ставке 13 процентов.

С корпоративной карты

В некоторых компаниях во избежание проблем с оформлением товаров, приобретаемых работниками, им выдают корпоративные карты. Порядок их передачи, перечень сотрудников, пользующихся такой привилегией, устанавливается в локальном акте организации. Корпоративная карта, как и любая другая банковская, представляет собой именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и кредитных учреждениях.

Карты выдаются работникам на основании приказа по компании.

При этом, покупая товары, сотрудник оформляет документы на организацию. НДС в такой ситуации возможно принять к вычету, поскольку продавцом будет выступать не руководитель, а юридическое лицо.

Обычно при использовании корпоративных карт устанавливается ряд требований и ограничений. Так, не допускается зачисление денег на специальный карточный счет путем безналичного перечисления средств со счетов третьих лиц; запрещены траты личного характера, так как все проводимые операции отражаются по счету организации. Поскольку деньги, снятые с такой карты, считаются средствами, выданными под отчет, требуется составление соответствующей документации.

Траты работника при таком методе считаются расходами компании, поскольку они будут документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Деньги, находящиеся на карте, будут являться средствами, выданными под отчет. Поскольку деньги в этом случае принадлежат организации, то обязательства по уплате НДФЛ и страховых взносов отсутствуют (если не доказано обратное). Однако все оправдательные документы должны быть оформлены надлежащим образом. К таким выводам пришли судьи, например, в постановлении ФАС СЗО от 18 июля 2011 года № А05-11476/2010. Арбитры сочли претензии со стороны ревизоров необоснованными, так как ИФНС не проводила проверку счета в банке, не выясняла, на какие цели списывались деньги с корпоративной карты, и не представила доказательств того, что спорные суммы явились экономической выгодой работников.

Таким образом, самым выгодным вариантом с налоговой точки зрения и для компании, и для руководителя будет оформление корпоративной карты. В бухгалтерском учете товары и материалы будут отражаться в зависимости от целей их дальнейшего использования.

Учесть полученное

По общему правилу, если руководитель приобретает материалы или товары для перепродажи, то их учет будет вестись раздельно.

Так, материалы – это вид запасов. К ним относятся сырье, основная и вспомогательная продукция, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части и другие. Числиться они будут на счете 10 «Материалы». Он предназначен для обобщения информации об их наличии и движении. Принимаются они по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам.

Отражение в учете операций, связанных с приобретением (получением), продажей и иным выбытием товаров, производится в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина от 31 октября 2000 года № 94н. Учет продукции, предназначенной для перепродажи, ведется на счете 41 «Товары» по их фактической себестоимости (пп. 2, 5, 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов». ПБУ 5/01 утверждено Приказом Минфина России от 9.06.2001 г. № 44н).

Материалы и товары будут находиться на данных счетах бухгалтерского учета на дату поступления в организацию.

Их принятие будет также зависеть от документов, которыми оформлено приобретение. Например, если компания решила выдать заем, то расчеты по нему будут отражаться по балансовому счету 66, а именно: 66-о «Расчеты по основной сумме долга»; 66-п «Расчеты по процентам по займу». Начисление процентов отражается записью по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 66.

И напоследок дам некоторые рекомендации в отношении случаев приобретения материалов и товаров за счет руководителя.

Рекомендации компаниям

Поскольку, как мы видим, существуют различные варианты оформления приобретенных материалов и товаров, то целесообразно закрепить наиболее удобный вариант в учетной политике. Большинство из них, напомню, связано с начислением НДФЛ и признанием дохода руководителя. В этой связи рекомендую использовать схему приобретения материалов и товаров за счет средств руководителя в исключительных случаях. К таким ситуациям можно отнести наличие кассового разрыва, отсутствие оборотных денежных средств. При этом наименьший размер НДФЛ нужно будет уплатить, если оформить приобретение материалов за счет займа, выданного руководителем компании.

Однако вовсе исключить начисление налога можно, выдав начальнику корпоративную карту. И все же при ее использовании есть риск судебных споров с налоговиками. Во избежание таковых целесообразно закрепить порядок выдачи карт в локальном акте и приказе по компании.

В заключение отмечу, что фирма должна заранее предусмотреть порядок оформления материалов и товаров, приобретаемых за счет средств руководителя. Это позволит не только избежать потерь в части налогообложения, но и претензий контролеров, а также самого руководителя для удобства возмещения понесенных им расходов.

50 ценных страниц, которые сберегут ваше время

Информационный бюллетень для бухгалтера - уникальное электронное издание, в котором еженедельно из всех источников информации собираются важные последние изменения, затрагивающие работу бухгалтерии. Узнайте больше >>

Читайте также по теме:

Поверенный подпишет любой документ?

Корпоративные банковские карты в бухгалтерском учете