Что делать, если деловое письмо утеряно на почте. Алгоритм поиска.

Назначаем ответственное лицо

Чтобы иметь возможность контролировать факт отправки и получения корреспонденции, лучше всего назначить ответственное лицо, которое будет осуществлять контроль данных действий и организовывать поиск при необходимости.

Что должен делать «контролер»?

Сотрудник должен собрать все письма и осуществить их отправку. Также он собирает все квитанции об отправлении и передает их в бухгалтерию (копии оставляет себе). Отслеживает возвращение уведомлений о вручении, если письма были заказными или с объявленной ценностью. При отсутствии таких уведомлений сотрудник принимает решение о поиске и организует его.

Как искать?

Если письмо было простое, то необходимо связаться с контрагентом и узнать, дошло ли оно. В случае подтверждения факта получения лучше всего попросить партнера представить письменный ответ. При отсутствии письма придется предъявлять претензию к почтовой организации.

При поиске письма заказного или с объявленной стоимостью можно воспользоваться Интернетом. У почты существует официальный сайт www.russianpost.ru, на котором предоставляется информация о ходе пересылки писем и посылок.

Необходимо зайти в раздел «Услуги и сервисы», далее найти подраздел «Отслеживание почтовых отправлений». При его открытии будет выведена страница «Поиск по почтовому идентификатору».

На данной странице в специальное поле вводится почтовый идентификатор (состоит из 14 символов), который указывается на чеке, выдаваемом при приеме почтового отправления. При этом цифры вводятся без пробелов, точек и каких-либо других символов.

После внесения идентификатора нажимаем кнопку «Найти», на экране появится таблица.

В данной таблице должно быть отражено, доставлено ли письмо. При отсутствии информации о доставке отражается его местонахождение в настоящий момент.

"Если по отправленной корреспонденции нет никакой информации или нарушены сроки по доставке, то можно подать заявление о розыске почтового отправления или претензию о возмещении ущерба." - Рекомендуют эксперты журнала «Практическая бухгалтерия».

Предъявление претензии или заявления

Чтобы подать заявление или претензию, необходимо взять бланк в почтовом отделении или скачать его с сайта (на странице «Поиск по почтовому идентификатору» в правом нижнем углу находим подраздел «Обращение пользователей услугами ФГУП «Почта России», в нем представлены все необходимые бланки).

Форма бланка унифицирована, в нем можно указать только о необходимости поиска отправления, или только требование о возмещении ущерба или все вместе. К данному документу должна быть приложена квитанция или ее копия.

Заявления по розыску принимаются в любом отделении почты.

Далее ждем ответ от почты, который представляется:

• на претензии по отправлениям в пределах одного населенного пункта - в течение пяти дней;
• на претензии по всем другим почтовым отправлениям - в течение двух месяцев.

Алгоритм поиска письма