Покупка ТМЦ за наличные: налоговый учет при утрате кассового чека

Подотчётное лицо получило наличные денежные средства на приобретение канцелярских товаров. В качестве подтверждения их приобретения были представлены в бухгалтерию товарные накладные (ТОРГ-12) без кассовых чеков (они были утеряны). Можно ли в данном случае канцелярские товары списать в расходы в налоговом учете? Необходимо ли вообще подтверждать оплату материалов, приобретаемых за наличный расчёт, кассовыми чеками или другими документами в целях подтверждения расходов в налоговом учете?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

При этом конкретный перечень документов, применяемых для подтверждения осуществленных расходов, НК РФ не определен.

Судьи при рассмотрении подобных вопросов придерживаются следующей позиции.

При решении вопроса о возможности учета тех или иных расходов в целях налогообложения прибыли необходимо исходить из того, подтверждают ли документы, имеющиеся у налогоплательщика, произведенные им расходы. То есть условием для включения затрат в расходы является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены (постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2010 N А13-4637/2009, от 14.01.2010 N А21-9813/2008, ФАС Московского округа от 10.03.2009 N КА-А40/950-09, ФАС Центрального округа от 18.02.2010 N А35-5033/08-С21, ФАС Уральского округа от 05.05.2010 N Ф09-10191/09-С3, ФАС Северо-Кавказского округа от 30.03.2010 N А32-26661/2008-19/3).

Согласно ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Поскольку в налоговом законодательстве не приведено понятие первичных документов, на основании ст. 11 НК РФ следует использовать определения из других отраслей законодательства. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Они должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом не запрещено использовать и унифицированные формы учетных документов.

Действующее законодательство РФ не содержит требований о том, что при покупке ТМЦ за наличный расчет документальным подтверждением расходов организации являются именно кассовые чеки. Более того, по мнению некоторых специалистов, чеки ККТ вообще не являются первичными документами и, соответственно, не могут служить документальным подтверждением затрат.

Такая точка зрения подтверждается судебной практикой (смотрите, например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.07.2006 N А69-2609/05-2-6-ФО2-3261/06-С1, ФАС Волго-Вятского округа от 21.09.2009 N А43-27777/2008-45-1189).

Вместе с тем Минфин России признает кассовые чеки для целей налогообложения прибыли первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) (смотрите, например, письма Минфина России от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209 и от 05.01.2004 N 16-00-17/2). Поддерживают финансистов и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007).

Однако необходимо учитывать, что данные разъяснения были даны относительно ситуаций, когда других документов (кроме кассового чека) у организации не было. В рассматриваемой ситуации у организации имеются товарные накладные, именно они и будут служить документальным подтверждением расходов.

Кроме того, в соответствии с п. 49 Методических указаний по учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н) приемку и оприходование канцелярских товаров оформляют приходным ордером по форме N М-4. Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17). При передаче канцтоваров в организации могут применяться следующие учетные документы:

• лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8);
• требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11);
• накладная (типовая межотраслевая форма N М-15).

Указанные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Напомним, применение форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, Законом N 402-ФЗ не предусмотрено. В то же время при разработке собственных форм первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать привычные унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Таким образом, для целей налогового учета расходы на приобретение материалов должны быть документально подтверждены. При этом использовать кассовые чеки или другие документы, подтверждающие оплату товара, не обязательно (смотрите также письмо УФНС России по Краснодарскому краю от 04.03.2010 N 12-2-12/05102). В рассматриваемом случае документами, подтверждающими расходы, могут являться товарные накладные ТОРГ-12 или другие первичные учетные документы, соответствующие требованиям п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (например, авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата от 01.08.2001 N 55, справка бухгалтера (составленная на основании объяснительной работника), приходный ордер М-4, требование-накладная М-11 и прочие).

При этом обращаем внимание, что для налогоплательщика, применяющего кассовый метод, важно подтвердить не только факт осуществления расходов, но и их дату (например, в случае применения УСН стоимость полученных и оприходованных налогоплательщиком сырья и материалов учитывается на дату их оплаты поставщику - письма Минфина России от 06.12.2011 N 03-11-11/305, от 27.10.2010 N 03-11-11/284, от 15.01.2010 N 03-11-06/2/2, от 07.02.2012 N 03-11-11/29). Соответственно, в такой ситуации неприменение документов, подтверждающих факт оплаты материалов, может вызвать претензии контролирующих органов. Отметим, что в постановлении ФАС Московского округа от 31.01.2011 N КА-А40/17608-10 по делу N А40-175622/09-35-1335 налогоплательщику, применяющему УСН, удалось отстоять свое право на признание расходов на аренду помещения в ситуации, когда взамен утерянного кассового чека им была представлена в инспекцию справка, подписанная арендодателем, из содержания которой усматривался факт оплаты аренды помещения за указанный период на основании договоров и в справке указана оплаченная стоимость аренды.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.