Определяем налоговый статус работника

По отношению к иностранным сотрудникам работодатель является налоговым агентом по НДФЛ, а это значит, что он обязан исчислить, удержать и перечислить налог в бюджет с выплачиваемых данному лицу доходов. Однако у резидентов удерживают НДФЛ по ставке 13 процентов, а у нерезидентов — по ставке 30 процентов.

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в России не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Чтобы правильно применить налоговую ставку по НДФЛ, нужно определить, является ли иностранное лицо резидентом или нет.

Об определении налогового статуса

Для определения налогового статуса физического лица следует учитывать любой непрерывный 12-месячный период, в том числе начавшийся в одном налоговом периоде (календарном году) и продолжающийся в другом календарном году (письмо Минфина России от 28.03.2012 № 03-04-06/6-81).

При определении 12-месячного периода фактического нахождения в нашей стране не имеет значения, приходятся ли эти 12 месяцев на один календарный год или нет. Главное, чтобы эти 12 месяцев шли последовательно друг за другом. Таким образом, указанный период может относиться не только к 12-месячному периоду текущего календарного года, но и к любому непрерывному 12-месячному периоду, в том числе начавшемуся в одном календарном году и продолжающемуся в другом (постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2013 № А13-18291/2011).

Налоговый статус нужно определять на каждую дату выплаты доходов сотруднику для целей применения к его доходам соответствующей налоговой ставки по НДФЛ.

По итогам налогового периода определяется окончательный налоговый статус работника в зависимости от времени его нахождения в России в данном календарном году. Налоговый статус, определенный по итогам года, не может измениться в зависимости от времени нахождения физлица на территории нашей страны в следующем налоговом периоде.

Когда будете определять налоговый статус, помните, что учитываются все дни, когда физическое лицо находилось в России, включая дни приезда и дни отъезда (письмо Минфина России от 21.03.2011 № 03-04-05/6-157).

Налоговый кодекса РФ не обязывает физлиц и налоговых агентов подтверждать фактическое время нахождения налогоплательщика на территории России и его налоговый статус. В случае неподтверждения резидентства инспекция исчислит НДФЛ по ставке 30 процентов.

Ответственность за правильное определение налогового статуса и, соответственно, применение налоговой ставки получателя доходов лежит на работодателе, он может запросить у сотрудника (сотрудник может предоставить их по собственному желанию) документы, подтверждающие его фактическое нахождение в России:

•  справки с места работы, выданные на основании сведений из табеля учета рабочего времени;
•  копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;
•  квитанции о проживании в гостинице;
•  справка с предыдущего места работы;
•  другие документы, на основании которых физическое лицо может рассматриваться в качестве налогового резидента.