Как оформить Акт и приказ на уничтожение «первички»

26.08.2013

На днях мы рассказали об уничтожении первичных документов, сроки хранения которых подошли к концу. Как документально оформить эту процедуру?

В статье «Уничтожение первичной документации» мы затронули вопрос ликвидации документов, сроки хранения которых подошли к концу. Эту процедуру необходимо оформить. В том, как правильно это сделать, помогли разобрать­ся эксперты Бератора для Windows.

Комиссия

Для того чтобы вынести компетентное решение относительно ста­рых документов, нужно создать экспертную комиссию. Утвердить ее достаточно приказом руководителя. В составе этой комиссии непременно должен быть человек, ответственный за архив. Пример­ное положение о постоянно действующей экспертной комиссии уч­реждения, организации, предприятия утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Какие докумен­ты оформлять

Комиссия экспертов определяет, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить, и фиксирует их в актах о вы­делении к уничтожению. Примерная форма акта приведена в Мето­дических рекомендациях по разработке инструкций по делопроиз­водству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).

К акту прилагают опись дел, сгруппированных по срокам хранения.

Утилизация

После подписания акта и составления описи ненужные документы сдают на утилизацию бумагоперерабатывающим или собирающим вторсырье организациям. Оформляется это приемосдаточной наклад­ной с указанием количества дел, веса бумаги и даты передачи. Отдельным актом экспертная комиссия фиксирует сам факт пере­дачи документов в утиль. И на акте, и на накладной обязательно должна стоять подпись руководителя организации.

Хранить «первичку»

Всю первичную документацию, которой оформлено уничтожение «первички» (акт о выделении документов на уничтожение, опись дел, акт об уничтожении документов и накладную), нужно сохранять. Хранить их нужно в отдельном деле в архиве организации. Все уни­чтоженные документы необходимо списать с книг учета с указанием номера и даты акта.

Деньги, полученные за сдачу макулатуры, можно учесть в составе прочих доходов. В бухгалтерском учете эти средства приходуют сле­дующими проводками:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1

– денежные средства, полученные за сданную макулатуру, опри­ходованы в кассу организации;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДС»

– начислен налог на добавленную стоимость к уплате в бюджет.

Образцы заполнения документов первичной документации (акт о выделении документов на уничтожение, опись дел, акт об уничтожении документов и накладную) можно найти в журнале "Практическая бухгалтерия", №8.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA