Уничтожение бухгалтерских документов

Для оценки создаваемых в процессе дея­тельности документов, их отбора и подго­товки к передаче на хранение в архивы, а также принятия решений об уничтоже­нии документов, по которым сроки хранения истекли, создается постоянно действу­ющая экспертная комиссия. Примерное положение о постоянно действующей экс­пертной комиссии учреждения, организа­ции, предприятия утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Экспертная комиссия возглавляется од­ним из заместителей руководителя фирмы; ее секретарем, как правило, является заве­дующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив.

Персональный состав экспертной ко­миссии назначается приказом руководите­ля фирмы из числа наиболее квалифициро­ванных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроиз­водственной службы, представителя учреж­дения системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут быть приглашены представители лю­бых сторонних компаний.

Экспертная комиссия представляет на утверждение руководителя фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Для отбора документов на уничтожение можно привлечь специализированную ком­панию.

Принципы физического уничтожения документов установлены в пункте 9.9 На­ционального стандарта Российской Фе­дерации «Система стандартов по информа­ции, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требова­ния. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утверж­денного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Допустим, фирма прекратила свое суще­ствование. Тогда архивные документы, доку­менты по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения ко­торых не истекли, передаются ликвидацион­ной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государ­ственный или муниципальный архив. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов.

Нарушение правил хранения, комплекто­вания, учета или использования архивных документов, как правило, влечет предупре­ждение или наложение административно­го штрафа на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Дополнительные материалы:

Утеря бухгалтерских документов

Хранение бухгалтерских документов