Утеря бухгалтерских документов

Прежде всего обнаруживший утрату доку­ментов работник должен направить доклад­ную записку руководителю фирмы. В ней необходимо указать перечень (наимено­вание) документов, которые отсутствуют, а также назвать обстоятельства, при кото­рых была обнаружена потеря.

Выявление и документальное подтверждение причин

На основании докладной записки руково­дитель фирмы должен своим приказом назначить комиссию по расследованию факта пропажи (п. 6.8 Положения № 105).

Комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утра­ты документации, например:

• справкой органов противопожарной службы (при пожаре);
• справкой службы МЧС (при наводне­нии, урагане или иной чрезвычайной ситуации, связанной со стихийным бед­ствием);
• справкой коммунальных служб (при аварии, связанной с коммунальными се­тями);
• справкой органов внутренних дел (при краже).

Поэтому в состав комиссии могут вхо­дить, помимо сотрудников административ­ного, финансового отдела, службы охраны труда, техники безопасности и других отделов фирмы, представители следственных органов, охраны и государственного по­жарного надзора.

Результаты работы комиссии оформля­ют специальным актом. В нем должны быть указаны причины утраты или гибели под­линников документов фирмы и их пере­чень. Акт составляют в произвольной фор­ме с указанием состава комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов, причины утра­ты документов, перечня документов, кото­рые утрачены, ссылки на объяснительные записки опрошенных ответственных со­трудников. Эти записки необходимо при­ложить к акту.

Акт подписывается председателем и все­ми членами комиссии, утверждается руко­водителем фирмы.

В дальнейшем этот акт прикладывает­ся к передаваемому на хранение восста­новленному документу организации, а в номенклатуре дел делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата до­кумента.

Если уничтожение или гибель докумен­тов произошли в филиале юридического лица, то копию акта направляют в голов­ную организацию.

Информирование ИФНС

О факте утраты документации необхо­димо проинформировать налоговую ин­спекцию.

Для этого налогоплательщику следует обратиться в ИФНС по месту своего учета с соответствующим заявлением. Его со­ставляют в произвольной форме. К заявле­нию прикладывают документы, которые подтверждают причину утраты.

Налоговые инспекторы могут устано­вить сроки, в течение которых необходимо восстановить утраченные документы.

Восстановление документации

Восстановить утраченные первичные до­кументы в отведенные сроки и избежать штрафных санкций вполне возможно при наличии бухгалтерских и налоговых реги­стров, хотя бы в электронном виде. Но как быть, если уничтожена абсолютно вся доку­ментация?

В такой ситуации рекомендуется начать с обращения в банки, обслуживающие фирму или индивидуального предприни­мателя, с просьбой предоставить информа­цию о движении денег на счетах за соот­ветствующий период.

На основе полученной информации можно воссоздать список контрагентов, с которыми фирма работала по безналич­ному расчету. По нему следует подгото­вить официальные запросы с просьбой о предоставлении копий документов: дого­воров, накладных, счетов-фактур и др.

Если контрагент сменил адрес, можно обратиться в соответствующий Единый государственный реестр с просьбой о полу­чении необходимых сведений о партнере.

Для восстановления финансовой и на­логовой отчетности следует обратиться в налоговую службу. Она может предоста­вить копии ранее сданной отчетности.

Следует иметь в виду, что факт проведе­ния выездной налоговой проверки не осво­бождает налогоплательщика от обязанно­сти восстановить первичные документы в случае их утраты. Иными словами, фирма должна восстановить первичные докумен­ты, утраченные в результате затопления (пожара, кражи и т. п.), даже если эти пер­вичные документы ранее уже были прове­рены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки. Аналогичные разъяснения при­ведены в письмах Минфина России от 7 ию­ня 2013 г. № 03-02-07/1/21191, от 11 августа 2011 г. № 03-02-07/1-288.

Дело в том, что налоговые службы, со­гласно подпункту 1 пункта 1 статьи 31 На­логового кодекса, вправе требовать в соот­ветствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика докумен­ты, которые служат основанием для исчис­ления и уплаты налогов и подтверждают правильность их исчисления и своевремен­ность уплаты.

Упомянутые документы налоговые ин­спекции могут истребовать, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 НК РФ), а также иных мероприятий налогового контроля. В том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся де­ятельности проверяемого лица, и инфор­мации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 НК РФ).

Налоговые службы не вправе истребо­вать у проверяемого налогоплательщика до­кументы, ранее представленные в ИФНС при проведении камеральных или выезд­ных налоговых проверок данного лица (п. 5 ст. 93 НК РФ). Однако указанное ограниче­ние не распространяется на случаи, когда документы представлялись в налоговую ин­спекцию в виде подлинников, возвращен­ных впоследствии проверяемому лицу. То же самое актуально и в случае, когда доку­менты, представленные в ИФНС, были утрачены вследствие непреодолимой силы. Непредставление в установленный срок в налоговый орган документов или иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, влечет ответствен­ность, установленную статьей 126 Налого­вого кодекса.

Напомним: согласно данной законода­тельной норме, налогоплательщик (пла­тельщик сборов, налоговый агент) подвер­гается штрафу в размере 200 рублей за каж­дый предусмотренный Налоговым кодексом и иными актами законодательства о нало­гах и сборах документ, который должен быть представлен в установленный срок в ИФНС. Условие – такое деяние не должно содержать признаков налоговых правона­рушений, предусмотренных:

• статьей 119 «Непредставление налого­вой декларации (расчета финансового результата инвестиционного товарище­ства)» кодекса;
• статьей 129.4 «Неправомерное непред­ставление уведомления о контролируе­мых сделках, представление недостовер­ных сведений в уведомлении о контро­лируемых сделках» кодекса. Фирма может быть привлечена к штрафу в размере 10 000 рублей:
• за непредставление налоговой инспек­ции сведений о налогоплательщике, вы­разившееся в отказе организации предо­ставить имеющиеся у нее документы, предусмотренные Налоговым кодексом, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа;
• за иное уклонение от предоставления та­ких документов либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями.

Условие – такое деяние не должно содер­жать признаков нарушения законодатель­ства о налогах и сборах, предусмотренного статьей 135.1 «Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган» кодекса.

Пересчет налогов

На основе восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность.

Восстановить утраченную документа­цию в полном объеме удалось, если показа­тели восстановленной отчетности совпада­ют с показателями отчетности, предостав­ленной налоговой инспекцией.

Если все восстановить не получилось, фирме придется пересчитывать налоговые обязательства. Ведь, например, расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль организаций, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому суммы затрат, которые не имеют документального под­тверждения, необходимо исключить из со­става расходов.