Учет расходов по доставке сотрудников к месту работы

16.08.2013

Многие организации осуществляют доставку своих работников к месту работы и обратно, использую для этого собственный транспорт или привлекая транспортные компании. Казалось бы, ситуация простая, списать расходы на перевозку персонала будет не сложно, однако на деле возникают спорные моменты.

Условие 1. Доставка сотрудников вызвана технологическими особенностями и предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором

В Письме Минфина России от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49 говорится, что организация может учесть расходы на доставку сотрудников в составе расходов, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, если одновременно соблюдаются условия:

  • технологическая особенность производства, к таким особенностям можно отнести:
  • удаленность производства от места жительства сотрудников;
  • низкая пропускная способность общественного транспорта;
  • значительные интервалы в движении общественного транспорта;
  • круглосуточный или многочасовой режим работы организации (рабочий день заканчивается поздно, когда рабочий транспорт уже не ходит);
  • предусмотрено трудовым и (или) коллективным договором.

Однако порядок изложения в п.26 ст.270 НК РФ предусматривает альтернативность условий, при которых допускается учет соответствующих расходов при определении налогооблагаемой базы, и не содержит никаких указаний о возможности учета указанных расходов только при наличии совокупности таких условий. На то, что эти условия альтернативные, а не совокупные, указывают и некоторые суды.

Официальная позиция обосновывает тем, что для признания расходов на доставку сотрудников должны выполняться оба условия, то есть, доставка сотрудников должна быть вызвана технологическими особенностями производства и предусмотрена в коллективном или трудовом договоре.

Аналогичные выводы содержит Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435, в письме указано, что расходы по доставке сотрудников, которая необходима в силу технологических особенностей производства, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль, если такая доставка не предусмотрена коллективными либо трудовыми договорами.

Если компания организовала доставку сотрудников в силу технологических особенностей производства, но нигде не закрепила, в данном случае налоговые органы могут доначислить налог на прибыль; НДС на стоимость доставки служебным транспортом, расценивая ее как услуги для собственных нужд (п.2 ст.146 НК РФ); начислить соответствующие пени и штрафы. В данной ситуации для подстраховки от налоговых неприятностей стоит включить в трудовой и (или) коллективный договоры условие о доставки сотрудников к месту работы и обратно. Производственная необходимость доставки должна быть документально подтверждена, в примерный перечень документов, который может служить доказательством подтверждения расходов, входят:

  • письмо (справка) от органов местного самоуправления об отсутствии маршрутов общественного транспорта вблизи местонахождения организации или ее структурных подразделений (или справка о том, что данное направление не обслуживается общественным транспортом);
  • правила внутреннего трудового распорядка, график работы сотрудников, для которых организована доставка;
  • приказ руководителя об организации доставки сотрудников до места работы и обратно (в приказе необходимо указать, каким образом организована доставка, для каких категорий работников она предназначена, указать причины необходимости организации доставки сотрудников);
  • трудовой (коллективный) договор, в котором предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать доставку работников к месту работы и обратно;
  • если доставка осуществляется силами организации, то прилагается приказ руководителя о назначении ответственного за организацию доставки сотрудников до работы и обратно, путевые листы, утвержденный маршрут, расписание и т.д.

Организовать перевозку можно собственными силами либо с привлечением сторонних перевозчиков. В случае, если организация пользуется услугами сторонней организации, то все затраты на перевозку штатного персонала отражаются следующим образом.

Пример 1. Расходы по доставке персонала ОАО Агрофирмы «Новоникольское» обусловлены удаленностью производства от места жительства сотрудников, общественный транспорт ходит с большими интервалами, доставка к месту работы и обратно закреплена в трудовых и коллективных договорах с персоналом. Работодатель заключил договор ополучении транспортных услуг от ООО «Омега» на сумму 21 800 руб., в том числе НДС 1 800 руб.

В бухгалтерском учете будут отражены следующие записи:

Первичные документы

Операция

Сумма

Дт

Кт

1

Акт об оказании услуг

Отражена задолженность за предоставленные транспортные услуги

20 000

25

60

2

Счет - фактура

Отражена сумма НДС, предъявленная сторонней организацией

1 800

19

60

3

Счет – фактура и иные документы, подтверждающие уплату налога.

Предъявленная сумма НДС принята к вычету

1 800

68

19

4

Платежное поручение

Отражена оплата транспортных услуг

21 800

60

51


Стоимость услуг стороннего перевозчика включается в прочие расходы в размере 20 000 руб., связанные с производством и реализацией, на основании пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ.

Если перевозка сотрудников работодателем предусмотрена правилами внутреннего трудового распорядка, обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена коллективным (трудовыми) договорами, то доставка не является реализацией услуг, следовательно, начисление НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ) неправомерно.

В связи с тем, что доставка персонала вызвана производственной необходимостью, так как работник не имеет возможности добраться до места работы и обратно общественным транспортом, поэтому оплата организацией услуг по перевозке либо перевозка собственными силами не признается экономической выгодой работников. Следовательно, стоимость услуг по доставке персонала не включается в доходы работников и не облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС.

Организация, обеспечившая перевозку сотрудников к месту работы и обратно собственным или арендованным транспортным средством, в состав затрат включает:

  • материальные расходы (затраты на приобретение ГСМ, запчасти для транспорта) (п.1 ст. 254 НК РФ);
  • расходы на оплату труда (зарплата водителя) (ст. 255 РФ);
  • амортизация основных средств (ст. 257 НК РФ и ст. 259 НК РФ);
  • арендные платежи (пп.11.п.1 ст. 264 НК РФ);
  • иные обоснованные расходы, непосредственно связанные с перевозкой работников (п.1 ст. 264 НК РФ).

Условие 2. Производственной необходимости в доставке нет

Если производственной необходимости в доставке сотрудников к месту работы и обратно нет, то экономическую целесообразность таких расходов подтвердить сложно, поскольку сотрудники могут добраться до работы на транспорте общего пользования. Следовательно, затраты на доставку работников в расходах учесть нельзя, даже при наличии трудового и (или) коллективного договоров.

В данном случае работодатель должен:

  • начислить НДС на стоимость перевозки (ст.146 НК РФ);
  • начислить страховые взносы (пп.1 ст.7 №212-ФЗ);
  • удержать НДФЛ со стоимости доставки, как с дохода, полученного в натуральной форме (п.1 ст. 210 НК РФ).

Стоимость доставки служебным транспортом органами надзора расценивается ее как реализация услуг на безвозмездной основе (п.1 пп.1 ст.146 НК РФ [15]), организуя же перевозку персонала при помощи сторонних перевозчиков, следует опасаться претензий в отношении оправдательных документов. Расходы на доставку должны подтверждаться договорами на оказание услуг, счетами-фактурами, актами выполненных работ, путевые листы, платежными поручениями.

Внимание

Эта статья участвует в Конкурсе на лучшую статью

Победителя ждет главный приз - 30 000 рублей!

Узнать больше о конкурсе

Пример 2. Организация ООО «Омега» расположена в черте г. Астрахань, имеет на балансе свой собственный автобус, который используется для перевозки своих сотрудников к месту работы и обратно. Доставляя сотрудников к месту работы и обратно, организация реализует услуги на безвозмездной основе, согласно п.2 ст. 154 НК РФ, налоговая база определяется исходя из стоимости услуг, исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке предусмотренному статьей 105.3 НК РФ. Предположим, что рыночная стоимость проезда в 50 руб., в марте 2013 года 21 рабочий день, итого стоимость проезда в месяц 1050 руб. (50 руб.*21 день). Налоговой базой для начисления НДС является цена 50 руб. В бухгалтерском учете будет отражена следующая запись: Дт 90 «Продажи» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам, НДС» 1 050*18%=189 руб.

Согласно Федеральному Закону «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» №212-ФЗ п.1 ст.7, страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

В ст. 9 закона N 212-ФЗ, определяющей перечень не подлежащих обложению страховыми взносами выплат, освобождения денежной компенсации на проезд к месту работы и обратно от обложения страховыми взносами не предусмотрено.

Таким образом, на стоимость доставки сотрудников к месту работы и обратно нужно начислять страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС, уплачиваемые в соответствии с Законом № 212-ФЗ. База должна определяться конкретно по каждому сотруднику с начала расчётного периода по истечению каждого календарного месяца нарастающим итогом (пп.3 ст.8 №212-ФЗ).

Доставки сотрудников к месту работы и обратно в соответствии со ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме. Кроме того, в перечне не облагаемых НДФЛ выплат, предусмотренных ст. 217 НК РФ, отсутствует оплата доставки работников по решению работодателя. Стоимость доставки включаются в доходы при условии, что их размер можно определить применительно к конкретному физическому лицу. Исходя из этого, данные выплаты облагаются НДФЛ, следовательно, работодателю необходимо организовать персонифицированный учет работников, которые пользуются услугой по доставке к месту работы и обратно, рассчитать стоимость доставки, относящуюся к каждому работнику. Доводы о том, что вести персонифицированный учет достаточно сложно, трудоемко или просто невозможно, органами контроля не принимаются.

Для расчета дохода каждого работника, Минфин рекомендует воспользоваться табелем учета рабочего времени или другим аналогичным документом, рассчитать доход каждого сотрудника путем деления разовой стоимости доставки на количество сотрудников, явившихся в этот день. А ведь кто-то из работников мог добраться до офиса городским транспортом или на личном автомобиле, мог приехать на работу раньше или, наоборот, опоздать. Таким образом, работодатель не располагает информацией о сотрудниках, фактически воспользовавшихся автобусом.

Следует обратить внимание: положение гл.23 НК РФ не предусматривает использование расчетных методов для исчисления налоговой базы по НДФЛ. Не установлено подобных методов определения базы для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды. Поэтому, что бы рассчитать НДФЛ и страховые взносы, работодатель должен располагать информацией о том, что доход фактически получен работником, но еще и иметь возможность точно определить сумму этого дохода.

Работодатель сам может установить свой способ учета, например, использовать талончики или билетики, требовать, что бы работники, пользующиеся ведомственным транспортом, отмечались в специальном списке.

В небольших организациях, как правило, назначается ответственное лицо, которое составляет списки сотрудников, пользовавшихся корпоративным транспортом, а по окончании месяца подсчитывается количество поездок по каждому работнику и передает эти сведения в бухгалтерию.

Рассмотрим следующий пример.

Пример 3. Организация ЗАО «Колос» расположена в черте г. Краснодар и имеет на балансе свой собственный автобус, который используется для бесплатной перевозки своих сотрудников к месту работы и обратно.

Предположим, что база для начисления взносов не превысила 568000 руб. за год ни у кого из работников. Тогда тарифы страховых взносов для сельскохозяйственных товаропроизводителей в 2013 году составили: ПФР -21 %, ФСС – 2,4%, ФФОМС – 3,7%.

Доходы сотрудников от проезда к месту работы составят 21 010 руб. Взносы в ПФР составят 2 100 руб. (21 010 руб.* 21%); в ФСС-504,24 руб. (21 010 руб.*2,4%); в ФФОМС - 777,37 руб. (21 010 руб.*3,7%). НДФЛ на доходы сотрудников составит 2 731,3 руб.(21 010 руб. *13%).

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция

Первичные документы

1

23

02,10,68,69,70

21 010

Отражены расходы, связанные с доставкой сотрудников

Ведомость начисления амортизации, требования-накладные, акты на передачу товаров (выполнение работ, оказание услуг) для собственных нужд, ведомость начисления заработной платы, Регистр налогового учета (Налоговая карточка)

2

70

68

2 731,3

Начислен НДФЛ на доходы сотрудников в связи с бесплатной перевозкой

Регистр налогового учета (Налоговая карточка)

3

23

69

4 412,1

Начислены страховые взносы в ПФР на доходы сотрудников

Бухгалтерская справка-расчет

504,24

Начислены страховые взносы в ФСС на доходы сотрудников

777,37

Начислены страховые взносы в ФФОМС на доходы сотрудников


Пример 4. Организация ОАО «Русь-Агро» осуществляет платную перевозку сотрудников к месту работы, по тарифу 30 руб. Рыночная стоимость проезда 50 руб.

Предположим, что база для начисления взносов не превысила 568000 руб. за год ни у кого из работников. Тогда тарифы страховых взносов для сельскохозяйственных товаропроизводителей в 2013 году составили: ПФР -21 %, ФСС – 2,4%, ФФОМС – 3,7%.

Уважаемые читатели!

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении статьи. Оставляйте комментарий, критикуйте, ставьте "лайк" или рекомендуйте друзьям :)

Ваше мнение будут учитываться при выборе победителя конкурса!

Доход сотрудника от проезда к месту работы и обратно составит 20 руб. (50 руб.-30 руб.). Допустим в марте 2013 года был 21 рабочий день, итого за месяц доход сотрудника составит 420 рублей (21 день * 20 руб). Взносы в ПФР составят 88,2 руб. (420 руб.*21%); в ФСС - 10,8 руб. (420 руб.*2,4%); в ФФОМС –15,54 руб. (420 руб.*3,7%); НДФЛ -55 руб.(420 руб. *13%).

Доставку осуществляется собственным автобусом:

Операция

Сумма, руб.

Дт

Кт

1

Отражена реализация услуг по доставке сотрудникам (50 руб.*21 день)

1050

70

90

2

Начислен НДС на стоимость доставки сотрудников к месту работы

(50 руб.*21 день*18%)

189

90

68

3

Отражены затраты, связанные с доставкой сотрудников к месту работы

700

23

02,10,68,69,70

4

Отражена сумма входящего НДС, стоимость ГСМ 400 руб. (400 руб.*18%)

72

19

60

5

НДС предъявлен к вычету

72

68

19

6

Списаны затраты, связанные с доставкой сотрудников

700

90

23

7

Начислен НДФЛ на доходы сотрудников (420*13%=81.9)

55.9

70

68

8

Начислены страховые взносы в ПФР

88,2

23

69

Начислены страховые взносы в ФСС

10,08

Начислены страховые взносы в ФФОМС

15,54


Таким образом, безопаснее и спокойнее учитывать доставку сотрудников, когда в ней действительно есть нужда и обязанность по доставке прописана в локальном акте. Производственную необходимость доставке нужно документально подтвердить.Если доставка не обусловлена технологической особенностью, работодатель организует проезд к месту работы и обратно, руководствуясь исключительно заботой о сотрудниках, то в данном случае необходимо вести персонифицированный учет, на стоимость доставки работников к месту работы и обратно нужно начислять страховые взносы в ПФР, ФОМС и ФСС РФ, удерживать НДФЛ, начислять НДС на стоимость доставки.

Ситуация

Налог на прибыль

НДС

НДФЛ

Страховые взносы

Доставка обусловлена технологическими особенностями производства и предусмотрена в трудовых (коллективных) договорах

Стоимость доставки включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль

Не облагается

Не облагается

Не начисляются

Доставка обусловлена технологическими особенностями производства и не предусмотрена в трудовых (коллективных) договорах

Стоимость доставки не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Облагается

Облагается

Начисляются

Доставка сотрудников не обусловлена технологическими особенностями, но предусмотрена трудовыми (коллективными) договорами

Стоимость доставки не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Облагается

Облагается

Начисляются

Доставка сотрудников не обусловлена технологическими особенностями, не предусмотрена трудовыми (коллективными) договорами

Стоимость доставки не включается в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Облагается

Облагается

Начисляются


Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное

Комментарии (0)


    Оставить комментарий


    Введите код с картинки:

    CAPTCHA