Расходы документально не подтверждены: что делать?
19.04.2013 распечатать
Бывает, что первичные документы по каким-то причинам отсутствуют. Например, они потерялись при переезде фирмы или в результате чрезвычайной ситуации. Чем это грозит фирме?
При очередной проверке налоговики обязательно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Ведь отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составляет 10 000 рублей. Если отсутствуют документы за период более года, то штраф составит уже 30 000 рублей. Ну а в случае, если отсутствие документов привело к занижению налога, то штраф составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Чтобы избежать ответственности, нужно доказать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют. Составьте акт, в котором перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.
Если документы пропали по причине пожара, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждающая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось затопление — справка организации, которая эксплуатирует здание; если документы украли — справка из полиции.
Случается и так, что новый бухгалтер приходит в фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию спустя рукава. Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести «инвентаризацию» документации. Если же такую проверку провести не удалось и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсутствуют. Затем составьте акт об отсутствии документов. Таким образом, ответственность за отсутствие документов с нового бухгалтера будет снята.
Случается и так, что новый бухгалтер приходит в фирму и не может разобраться в документации, потому что его предшественник вел бухгалтерию спустя рукава. Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести «инвентаризацию» документации.
Еще один неприятный момент, который грозит фирме в такой ситуации, — доначисление налогов и начисление пеней.
Дело в том, что расходы, не подтвержденные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Если такие расходы все же были учтены, налоговики посчитают, что налоговая база по налогу на прибыль была занижена, и доначислят налог, а также начислят пени.
Чтобы избежать налоговых санкций, мы советуем попытаться восстановить недостающие документы. Если, например, отсутствуют документы, подтверждающие покупку товаров (работ, услуг, имущественных прав), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали их копии Конечно, восстановить недостающие документы можно, только если вам известно, каких именно документов не хватает для подтверждения расходов, а также у каких именно поставщиков были закуплены товары (работы, услуги, имущественные права). Гораздо сложнее, если, например, затерялись документы, подтверждающие выдачу денег под отчет работнику фирмы, который в настоящий момент уже на фирме не работает.
Выход из такой ситуации — попытаться связаться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы.