Когда компенсация сотрудникам с разъездным характером работы не облагаются НДФЛ и взносам

Разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории. К профессиям, работа по которым имеет разъездной характер, можно отнести, в частности, такие: монтеры и техники судоходной обстановки пути, рабочие разъездных бригад, водолазы, инструкторы взрывных работ, водители автомобилей, курьеры.

Если же сотрудник с разъездным характером работы, например, работающий в пределах города, будет направлен в другой город в служебную поездку, то ее следует оформлять как командировку.

Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Компенсации за разъездную работу

Согласно положениям статьи 168.1 ТК работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Если работа физлиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в колдоговоре, соглашениях, ЛНА, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ на основании абзаца одиннадцатого пункта 3 статьи 217 НК в случае их документального подтверждения.

НДФЛ и страховые взносы: облагать или нет?

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена Трудовым кодексом РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому такая компенсация страховыми взносами и НДФЛ не облагается.

Компенсация не облагается страховыми взносами по всем обязательным видам страхования (пенсионному, медицинскому, социальному, страхованию на “травматизм”) (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”). Обязательное условие – это документальное подтверждение данных расходов.

Минфин России напомнил, что возмещение расходов работника, связанных со служебными поездками, не нужно облагать взносами и налогом на доходы физических лиц, если:

• в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа носит разъездной характер;
• имеются документы, подтверждающие расходы.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, поэтому указанные доходы должны облагаться страховыми взносами и НДФЛ в полном размере.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В связи с этим к ним не применяется нормирование суточных.

Обратите внимание: затраты на выплату компенсации расходов работника в связи с основной деятельностью организации, если работа носит разъездной характер, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета (п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации” ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Надбавка за разъездной характер работы

Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, может предусмотреть для своих работников выплаты в форме:

• надбавок (доплат) к заработной плате, которые являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ);
• компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Надбавку за разъездной характер работы выплачивают, если сотрудник выполняет работы, находясь всю или большую часть времени в разъездах (например, работники строительных и транспортных организаций, курьеры, экспедиторы). Как правило, такую надбавку начисляют в процентах от часовой (дневной) ставки сотрудника или его месячного оклада.

Размер надбавки, например, может быть таким: 20 процентов, если работник находится в разъездах 12 и более дней в месяце; 15 процентов, если работник находится в разъездах менее 12 дней в месяце. Устанавливать более высокие размеры надбавок нежелательно. Это может вызвать вопросы у проверяющих относительно обоснованности таких начислений.