Как в 2022 году переводить деньги подотчетнику на его карту?

Компания вправе выдавать деньги под отчет, перечисляя их на личные (в том числе «зарплатные») банковские карты работников. Но без нюансов, как водится, никуда. О них и поговорим.

Разъяснения Минфина о выдаче денег под отчет

Разъяснения на эту тему содержатся в письмах Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781, от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 и от 28.01.2014 № 02-03-09/3057. Чиновники отмечают, что по банковскому счету физлица возможны операции в валюте нашей страны с использованием карты, не запрещенные законодательством.

Минфин не против перечисления организацией на карты сотрудников подотчетных денег для операций, связанных:

• с приобретением для фирмы той или иной продукции (ГСМ, канцтоваров и т.д.), работ, услуг;
• командировочными расходами;
• компенсацией сотрудникам документально подтвержденных затрат.

При этом специалисты ведомства рекомендуют:

• зафиксировать порядок подобных расчетов с подотчетниками в ЛНА, определяющем учетную политику фирмы. Это предписание сделано на основе статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Хотя многие эксперты считают, что методика расчетов с подотчетниками не относится к способам ведения бухучета, фиксируемым в учетной политике. Тем не менее, возможность и алгоритм перечисления подотчетных средств на карты сотрудников в каком-то локальном акте (допустим, в Положении о расчетах с подотчетными лицами) предусмотреть следует. А если решите прислушаться к представителям ведомства, можно закрепить в учетной политике спецположение такого толка: расчеты с подотчетными лицами производятся как в наличном, так и в безналичном порядке; средства на командировки и хознужды выдаются под отчет путем перечисления на личные банковские карты сотрудников организации на основании их заявлений;
• получить от специалиста письменное заявление о переброске средств на его личную карту (с указанием реквизитов). Добавим, что на заявлении (где также показывают необходимую сумму, для чего она нужна и срок, на который требуется) руководитель ставит резолюцию (с подписью и датой). Форма заявления произвольная. Кстати, в КоАП РФ нет наказания за перечисление денег на банковские карты подотчетников без их письменных заявлений;
• указывать в платежке, что выдаваемые суммы являются подотчетными. В поле 24 “Назначение платежа” пропишите, например: «Аванс на командировочные расходы» либо «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды»;
• сотруднику прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату с помощью «пластика» (слипы, квитанции электронного терминала и др. – см., например, письма Минфина России от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877 и от 21.05.2021 № 03-03-07/38967, постановления АС Московского округа от 19.05.2021 № Ф05-9278/2021 и ФАС того же округа от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06).

Желательно, чтобы подотчетник приложил и выписку, подтверждающую факт поступления средств от компании на его банковский счет.

Более того, Минфин призывает вести расчеты с подотчетниками с помощью их дебетовых карт. Ведь, как показывает практика, это комфортно, упрощает процедуры по возмещению командировочных расходов, повышает оперативность и надежность платежей (см. письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

НДФЛ с подотчетника

Деньги, выданные сотрудникам под отчет, не являются их доходом, облагаемым НДФЛ. Данную позицию служители Фемиды высказывали не раз (постановления АС Центрального округа от 01.02.2017 № Ф10-5594/2016 и от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016, Тринадцатого ААС от 04.06.2019 № 13АП-9475/2019 и др.).

 Есть риск, что инспекторы квалифицируют перечисление подотчетных средств на карту сотрудника как выдачу ему зарплаты. Результат – доначисления с пенями и штрафами. Взять хотя бы Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007. Компания в проверяемом периоде произвела ряд перечислений на «зарплатную» карту работника. Контролеры выявили, что на эти операции нет документов, подтверждающих выдачу денег под отчет. Значит, данные суммы – не что иное, как зарплата.

Итогом стало доначисление предприятию «зарплатных» налогов, плюс пени и штрафы. Но арбитры с инспекторами не согласились. Причины вот в чем:

• приказом директора разрешено в связи с производственной необходимостью выдавать средства в подотчет, в том числе, с расчетного счета на банковскую карту работника;
• фирма представила платежки, где нет указания на перечисление спорных сумм в качестве зарплаты. Есть в наличии и авансовые отчеты сотрудника с накладными на покупку МПЗ, кассовыми чеками, выданными продавцом квитанциями к приходным ордерам и др.;
• перевод средств отражен в журналах-ордерах по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суд пришел к выводу об отсутствии у налоговиков достаточных оснований для признания сумм, выданных компанией сотруднику, его зарплатой.

Однако при выполнении вышеприведенных рекомендаций негативных налоговых последствий у фирмы возникнуть не должно. Особое внимание – к платежному поручению: не забывайте указывать в поле 24 «Назначение платежа», что средства являются подотчетными.

Списание долга с подотчетного лица

В заключение – еще об одном возможном риске. Его иллюстрирует Постановление АС Волго-Вятского округа от 19.01.2017 № Ф01-5227/2016, одобренное высшей инстанцией.

Компания перечислила на личную карту сотрудника сумму (руководствуясь его заявлением) с наименованием платежа «Перевод денежных средств под отчет». Но на следующий день банк списал деньги с этой карты на основе постановления судебного пристава-исполнителя. Компания потребовала от пристава возвратить ей аванс, которым она снабдила подотчетника, но тот остался глух.

Тогда фирма, посчитав, что действиями (бездействием) пристава ей причинены убытки, обратилась к судьям. Она упирала на то, что перечисленная работнику сумма являлась собственностью компании и не могла быть списана по долгам этого человека. Убытки возникли в результате невозврата приставом фирме данных средств. Но служители Фемиды предприятию отказали. Из норм ГК РФ судьи сделали вывод, что деньги, поступившие на банковский счет указанного гражданина (должника), являются его собственностью.

Суд не усмотрел причинно-следственной связи между действиями (бездействием) пристава и убытками организации.

Что писать в платежном поручении на перечисление под отчет

Для того чтобы исключить возможные проблемы с банком в платежном поручении в поле 24 «Назначение платежа» нужно указать «Перечисление средств под отчет на оплату хозяйственных расходов».

Эта формулировка поможет уменьшить налоговые риски и избежать квалификации перечисленных денег, как заработной платы с доначислением НДФЛ и страховых взносов.