Коворкинг глазами бухгалтера: преходящая мода или новая реальность?

«Арендованное рабочее место» не только обладает рядом преимуществ, но и создает для работодателя юридические проблемы, о которых не принято распространяться.

Динамичные рабочие места

Коворкинг-центры – это специализированные центры краткосрочной аренды помещений для групповой и/или индивидуальной работы индивидуальных предпринимателей и микропредприятий (постановление Правительства Москвы от 22.02.2012 № 64-ПП). Как правило, такие центры организуются в составе бизнес-инкубаторов и технопарков (приказ ДНПиП г. Москвы от 13.05.2016 № П-18-12-86/6).

Термин «коворкинг» ведет свое происхождение от английского выражения «co-working», которое переводится как «работа вместе», «совместная работа». По сути это коллективный офис. В большинстве случаев речь идет о предоставлении рабочего места наподобие того, как организованы читальные залы библиотек. Однако каждое место снабжено персональным компьютером с возможностью доступа в сеть Интернет и места обычно разделены невысокими перегородками. В одном помещении могут соседствовать переводчик, программист, журналист, бухгалтер, совершенно незнакомые между собой, работающие в разных компаниях.

Не стоит забывать, что исторически такие центры возникли для «независимых профессионалов» – фрилансеров («свободных» исполнителей по договорам гражданско-правового характера) в целях преодоления изоляции этих работников, создания для них творческого коллектива и деловой атмосферы. Ведь человек – существо социальное. В окружении других работников большинство из нас повышают производительность труда и качество работы. Коворкинг был задуман как место для профессио­нальной реализации вне офисов. Таким образом, не следует воспринимать коворкинг-центр упрощенно – как способ сэкономить на офисной мебели и оргтехнике, сократить «стационарные» офисные площади. Сегодня нет дефицита ни того, ни другого.

Итак, рынок недвижимости – к слову сказать, в период кризиса стагнирующий! – предлагает в аренду динамичные рабочие места для офисных сотрудников. Оценим это предложение с позиции работодателя. В чем привлекательность таких рабочих мест, а в чем их недостатки?

«Коллективная» аренда?

Как правило, коворкинг-центр предлагает заключить договор краткосрочной аренды рабочего места. Попутно он может осуществлять почтово-секретарское обслуживание. Но это уже дополнительная услуга. Для начала разберемся с арендой.

На основании статьи 606 Гражданского кодекса РФ по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. При этом в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. В отсутствие этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а договор не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ).

Соблюдается ли это требование при коворкинге, если договор носит не разовый характер, а заключается на продолжительное время? В большинстве случаев нет. Как правило, все рабочие места равноценны и посетитель занимает свободное место подобно тому, как автовладельцы используют открытое парковочное пространство. Закреплять за собой определенное рабочее место на постоянной основе накладно. Целесообразнее посещать коворкинг-центр в режиме гибкого рабочего времени.

Итак, индивидуализация объекта аренды – существенное условие договора аренды. Если оно не соблюдается, то правила об аренде неприменимы (п. 1 ст. 432 ГК РФ).

А нельзя ли рассматривать использование коворкинг-центра как аренду всего рабочего пространства (помещения) с множественностью лиц на стороне арендатора? – Это нереально. Проблема в том, что состав таких лиц крайне непостоянен во времени, поэтому данный правовой режим практически не поддается оформлению. Да и предусмотрен он в основном для аренды земельных участков под зданием, имеющим нескольких собственников (ч. 1 ст. Федерального закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»). А собственники меняются нечасто. Более того, при множественности лиц на стороне арендатора стороной в договоре являются все соарендаторы, в связи с чем для прекращения договора в порядке статьи 610 Гражданского кодекса РФ требуется направление арендодателю уведомления, согласованного всеми арендаторами (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 03.11.2015 № Ф09-6538/15 по делу № А60-7747/2015)…

Итак, сделка с коворкинг-центром может считаться арендой лишь в том случае, когда за пользователем закрепляется конкретное место. Это условие соблюдается, когда договор заключается на использование рабочего места в течение одного рабочего дня.

Далее, в договоре аренды устанавлива­ется ее срок (п. 1 ст. 610 ГК РФ). А срок, хотя и может измеряться часами, но начинает свое течение на следующий день (ст. ст. 190, 191 ГК РФ). Получается, что аренда на текущий день невозможна, договор нужно заключать заблаговременно – в день, предшествующий использованию рабочего места.

А вообще говоря, предметом договора является пользование офисным оборудованием коворкинг-центра, которое располагается на его площади и от нее неотделимо. И если это аренда, то меблированной недвижимости. Однако «мебель» (стол с компьютером) перемещению не подлежит.

Читайте также «Аренда недвижимости: как вести учет»

Проблемы «вокруг» рабочего места

Следующий подвох ожидает работодателя в связи с понятием «рабочее место».

В соответствии со статьей 209 Трудового кодекса РФ рабочее место – место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Находится ли рабочее место в коворкинг-центре под контролем работодателя – большой вопрос. Например, в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Эту проблему можно решить лишь формально – регистрацией времени нахождения работника в коворкинг-центре. Но проконтролировать, чем именно он там занимается, нельзя. В частности, невозможно ограничить интернет-активность работника в социальных сетях или продолжительность «перекуров». А как проверить, соблюдаются ли требования СанПиН 2.2.4.3359-16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах» (утв. постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 21.06.2016 № 81) – скажем, к микроклимату или освещенности?

Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда установлены статьей 212 Трудового кодекса РФ. В их числе – проведение специальной оценки условий труда. И обязанности эти распространяются на рабочие места вне зависимости от времени, на которое они соз­даны.

Наконец, если организация создает рабочее место на срок более одного месяца, то у нее возникает обособленное подразделение в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (п. 2 ст. 11 НК РФ, письмо Минфина России от 21.04.2008 № 03-02-07/2-73). Вот и задумается работодатель – «иметь или не иметь» рабочее место в коворкинг-центре.

Предупрежден – значит вооружен

Впрочем, не все так печально.

Начнем с того, что стороны могут заключить договор, не предусмотренный законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 421 ГК РФ). В юридической практике такие договоры называют непоименованными. При оценке того, является ли договор непоименованным, принимается во внимание не его название, а предмет договора, действительное содержание прав и обязанностей сторон, распределение рисков и т. д. В то же время к непоименованному договору могут быть применены нормы об отдельных видах договоров, предусмотренных законом, по аналогии закона в случае сходства отношений и отсутствия их прямого урегулирования соглашением сторон (п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 № 16 «О свободе договора и ее пределах»).

Между тем мы убедились, что классификация сделки с коворкинг-центом как договора «аренды рабочего места» сулит работодателю ряд трудноразрешимых проблем. Выход нам видится в том, чтобы определить статус правоотношений с коворкинг-центром иначе и, пожалуй, проще – как возмездное оказание услуг (ст. 779 ГК РФ). При этом арендодатель «превращается» в исполнителя, арендатор – в заказчика: исполнитель обязуется по заданию заказчика совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность, а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Полагаем, такое толкование договора с коворкинг-центром полностью охватывает его содержание (ст. 431 ГК РФ).

А вот употребления по тесту договора терминов «аренда» и «рабочее место» лучше избегать. Укажите, что услуга состоит в использовании помещения и оборудования коворкинг-центра работником в течение определенного срока для выполнения служебного поручения (но не трудовой функции в целом!) вне места постоянной работы – наподобие того, как это предусматривается для служебной командировки (ст. 166 ТК РФ).

Подобный режим труда приемлем на время ремонта стационарного офиса или при командировке работника. Стоимость услуг коворкинг-центра можно компенсировать командированному в качестве «иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя» (ст. 168 ТК РФ).

Существенный недостаток таких рабочих мест – отсутствие на «коворкинговых» компьютерах специализированного программного обеспечения: например, необходимого сметчику или дизайнеру.

На площадях коворкинг-центра удобно организовывать деловые переговоры. Соответствующие расходы в целях налогообложения прибыли следует классифицировать как представительские (подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, коворкинг-центры, как правило, предоставляют аудитории для проведения семинаров и тренингов. Почасовая аренда удобна и при осуществлении консультационной деятельности.

Отметим, что в услугах коворкинг-центра можно усмотреть сходство с гостиничным сервисом. А последний, хотя и имеет признаки аренды (предоставление помещений для краткосрочного проживания), признается самостоятельным видом услуг.

Расходы дистанционного работника

Между тем коворкинг-центр – идеальное место для трудовой деятельности дистанционного работника, если только по складу характера он не интроверт. Осталось договориться с работодателем, кто несет эти расходы.

Обратимся к статье 321.3 Трудового кодекса РФ. В соответствии с ней порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе. Отметим, что эта норма перекликается с положением статьи 188 Трудового кодекса РФ о возмещении работодателем личного имущества работника. Попутно укажем: понятие личного имущества в законодательстве не определено, к нему могут относиться объекты аренды (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № Ф09-4358/13 по делу № А76-18948/2012).

Итак, дистанционный работник может оплачивать услуги коворкинг-центра с предъявлением этих расходов для возмещения работодателю, если такое условие предусмотрено трудовым договором. С точки зрения работодателя это компенсация, предусмотренная трудовым законодательством. Такие компенсации не облагают ни НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»). А в целях налогообложения прибыли это расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ) – ведь они предусмотрены трудовым договором. Такие расходы принимаются и на «упрощенке» (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Вывод: если у компании возникла необходимость в использовании работником коворкинг-центра, оформите его на соответствующий период как дистанционного. Более того, трудовое законодательство не запрещает работнику часть рабочего времени трудиться в дистанционном режиме.

Регистрация компании в отсутствие офиса

Адрес юридического лица используется для связи с его органом или представителем (п. 3 ст. 54 ГК РФ). Соответственно в ЕГРЮЛ может быть указан адрес, по которому находится учредитель или руководитель ООО (подп. 2 п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

Между тем принимать «на дому» сотрудников и контрагентов удобно далеко не всем и не всегда. В этой ситуации использование площадей коворкинг-центра будет более чем кстати. Кроме того, почасовая аренда офисов и переговорных кабинетов обеспечит необходимый имидж. А договор с коворкинг-центром на почтово-секретарское обслуживание позволит директору оптимизировать использование этих площадей, то есть посещать коворкинг-центр по мере надобности, с повременной оплатой – за «человеко-час».

Таким образом, на основе соглашения с коворкинг-центром о предоставлении динамичного рабочего места для директора в сочетании с почтово-секретарским обслуживанием можно использовать адрес коворкинг-центра для регистрации компании. Однако обратите внимание на требование пункта 2 статьи 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»: общество хранит свою документацию по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества. Не исключено, что с коворкинг-центром удастся заключить и договор хранения документов (ст. 886 ГК РФ).

P.S. Надеемся, наша статья поможет вам оценить и оптимально использовать возможности, предоставляемые коворкинг-центрами. В первую очередь это места для профессиональной самореализации. А если у вашей компании имеются незадействованные офисные площади и избыточная орг­техника, почему бы не попробовать себя в коворкинге? В крупных городах этот бизнес считается перспективным, хотя и весьма рискованным.

Елена Диркова, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Подпишись на рассылку